Учетная политика организации

Определение количества и  сроков проведения инвентаризации имущества  и обязательств.  При проведении обязательных инвентаризаций для составления годовой отчётности организациям предоставлено право проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может  проводиться в период их наименьших остатков. Количество необязательных для инвентаризации основных средств в отчётном году, даты проведения инвентаризаций, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самой организацией.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской  отчётности в организации проводится инвентаризация имущества и обязательств, согласно приказа МФ РФ №49 от 13.06.95 г., в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Глава 3. Учетная политика предприятия  организационный аспект

3.1 Организационная форма  бухгалтерской службы.

Бухгалтерский учет на предприятии  может осуществляться:

-                 бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением данного предприятия;

-                 специализированной профессиональной организацией на договорных началах, том числе централизованной бухгалтерией; соответствующим специалистом на договорных началах.

В первом случае речь о средних  и крупных предприятиях, на которых  выделение бухгалтерского учета  из общего управленческого процесса немыслимо. Остальные варианты ведения  учета используются малыми предприятиями, которых подчас содержание собственной  бухгалтерии – дорогостоящее  и нерациональное занятие.

Независимо от того, имеет  предприятие собственную бухгалтерию  или пользуется услугами сторонней  организации, ответственность за организацию  бухгалтерского учета несет руководитель предприятия. В его обязанности входит создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, выполнения всеми подразделениями и службами, работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений. 

Главный бухгалтер или  лицо, исполняющее его функции, несет  ответственность за соблюдение общих  методологических принципов бухгалтерского учета. Основные его функции состоят  в обеспечении контроля и отражении  на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственной  операции, предоставление оперативной  информации, составлении в установленные  сроки бухгалтерской отчетности и осуществлении (с другими подразделениями  и службами) экономического анализа  финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3.2.. Уровень централизации  учета.

Структура бухгалтерской  службы.

В зависимости от конкретных условий деятельности предприятия  учет на нем может быть организован  по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

При централизации учета  все работы по текущему обобщению  и систематизации информации, составлению  бухгалтерских отчетов, экономическому анализу и контролю сосредоточиваются  в едином подразделении предприятия. Это обеспечивает возможность рационального  разделения труда и организации  действенного контроля со стороны учетного аппарата за работой производственных подразделений.

При децентрализации учета  наряду с центральной бухгалтерией предприятия в отдельных подразделениях создаются свои бухгалтерии. Они  осуществляют законченный цикл учетных  работ, вплоть до составления отдельного бухгалтерского баланса, активы и пассивы  которого включаются в общий баланс предприятия. К несомненным достоинствам децентрализованной формы необходимо отнести приближение учетного персонала  к производственным подразделениям, повышение оперативности и аналитичности учета.

Предприятия может применять  и смешанную форму организации  учета, когда лишь некоторые (наиболее крупные) подразделения составляют отдельный баланс либо когда бухгалтерские  службы подразделений выполняют только часть учетных работ (приемку и проверку первичных документов, учет расчетов с работниками, группировку информации в разрезах, необходимых для руководства подразделением, и др.).

Состав и соподчиненность  отдельных бухгалтерских подразделений  и работников определяют исходя из численности персонала и объема учетно-контрольных работ, вытекающего  из масштабов хозяйственной деятельности предприятия, качества и рациональности постановки самого учета.

На небольших предприятиях функции ведения бухгалтерского учета распределяются между исполнителями, как правило, по предметному признаку: каждый исполнитель осуществляет весь комплекс работ на определенном участке  учета (учет материальных ценностей, учет производственных затрат и т.д.). Все  работники бухгалтерской службы подчиняются главному бухгалтеру.

На крупных и средних  предприятиях в составе бухгалтерской  службы предусматривается ряд подразделений (отделы, сектора). Они, как правило, выделяются так же по предметному  признаку. Внутри этих подразделений работа может распределяться между исполнителями по линейному (когда работник обслуживает целиком какое-либо производственное подразделение) или функциональному (когда работник выполняет определенную группу операций) признаку.

Например, в состав бухгалтерии  предприятия может быть расчетный, материальный, производственный, сводный  отделы и другие подразделения. Расчетный  отдел обычно занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального  страхования, Пенсионным фондом и другими  подобными органами, а также соответствующей  отчетностью. Материальный отдел отвечает за ведение учета и осуществление  контроля за наличием  и движением материальных ресурсов. Производственный отдел ведет учет затрат на производство, исчисляет себестоимость продукции. На сводный отдел возлагается обобщение данных бухгалтерского учета, составление бухгалтерской отчетности. Специальные подразделения бухгалтерии могут заниматься учетом капитальных вложений (при большом объеме капитального строительства), учетом готовой продукции и реализации, финансово-банковскими операциями, расчетами по налогам и неналоговым платежам в бюджет.

3.3. Выделение подразделений  предприятия на отбельный баланс.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ предприятие может выделять на отдельный баланс свои производства и хозяйства, а также филиалы, представительства, отделения и  другие обособленные подразделения, входящие в его состав. Активы и пассивы  отдельного баланса включаются в  бухгалтерский баланс предприятия.

Выделение того или иного  подразделения предприятия на отдельный  баланс представляет собой не что  иное, как способ бухгалтерского оформления разделения учетного труда на предприятии. Его цель – упростить и рационализировать  учетный процесс на предприятии  и работу бухгалтерской службы.

Выделение структурного подразделения  на отдельный баланс осуществляется в случае 1) территориальной удаленности  этого подразделения от остальных  подразделений предприятия и 2) относительной  обособленности производственного, коммерческого, финансово-хозяйственного процессов.

Эти факторы предопределяют и относительное обособление  учетного процесса в данном подразделении. С территориальной удаленностью связаны определенные сложности  для централизованной обработки. В  связи с обособленность деятельности подразделения возникает необходимость  использования специфических способов и приемов бухгалтерского учета, осуществления практически завершенного учетного цикла, а также формирования системы показателей, характеризующих  экономическую ситуацию в данном подразделении предприятия.

Вместе с тем выделение  на отдельный баланс ни в коем случае нельзя рассматривать в качестве полного обособления структурного подразделения от предприятия. Бухгалтерский  баланс, составляемый структурным подразделением, характеризует его имущественное  и финансовое положение лишь отчасти. По нему невозможно достоверно исчислить  финансовый результат деятельности подразделения. Точнее, результат, представляемый в отдельном балансе, следует  рассматривать лишь в качестве внутреннего  хозрасчетного результата, но никак  не конечного финансового результата деятельности, о котором идет речь в бухгалтерском и налоговом  законодательстве.

Отдельный баланс не отражает реального обеспечения долгов предприятия, перед его кредиторами выступает  не подразделение, а предприятие  как юридическое лицо, субъект  гражданских правоотношений. Руководство  подразделения не имеет права  действовать от своего имени; оно  вступает в любое правоотношения только по доверенности от руководства  предприятия.

Отдельный баланс является частью баланса предприятия. С этой точки зрения отбельный баланс –  сугубо внутренний документ, предназначенный  для завершения учетного процесса на предприятии. В этом его отличие  от самостоятельного баланса. Причем в  данном случае не имеет никакого значения тот факт, что структурное подразделение  может иметь некоторые черты, свойственные юридическому лицу.

3.4. Внутрипроизводственный  контроль.

Для обеспечения сохранности  имущества, законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных  и отчетных данных на предприятии  создается система внутрипроизводственного  контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного  расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы каждого подразделения предприятия.

При организации внутрипроизводственного  контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной  она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем. При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.

Наиболее существенными  элементами организации внутри-производственного контроля, применяемыми предприятиями с учетом конкретных особенностей их деятельности, являются следующие.

1.                 Отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функции по ведению бухгалтерского учета. Один и тот же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести бухгалтерский учет операции с этими актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость учета и создает основу для действительного внутрипроизводственного контроля.

2.                 Разделение функций по ведению бухгалтерского учета. При распределении обязанностей между работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.

3.                 Установление ответственности каждого работника предприятия. При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильностью приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, за соблюдением норм расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.

4.                 Система утверждений. Внутренними правилами и регламентами предприятия должен быть определен круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов на отпуск материальных ценностей, на расход денежных средств, на принятие к учету командировочных и представительских расходов. Особо должно быть ограничено число лиц, которым предоставлено право распоряжаться дефицитными ценностями и дорогостоящим имуществом. Может быть установлен порядок, при котором материалы, признанные дорогостоящими и дефицитными, выдаются лишь при наличии на расходных документах визы уполномоченного работника бухгалтерской службы.

5.                 Использование бланков строгой отчетности. Бланки отдельных видов первичных документов, которыми оформляются операции движения определенных ценностей, могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, за движением которых устанавливается особый контроль.

6.                 Организация хранения ценностей. Перечислим некоторые предпосылки действительного контроля за сохранностью ценностей: соответствующее оборудование складских помещений и их специализация; материалы должны быть размещены таким образом, чтобы можно было быстро их найти; необходимо оснастить места хранения соответствующими весовыми, измерительными и контрольными приборами и приспособлениями, мерной тарой; денежные средства должны храниться в специально изолированных помещениях.

7.                 Средства охраны. Вероятность хищений материальных ценностей и денежных средств, утери соответствующих документов снижается при надлежащей организации охраны, применении средств сигнализации, установление сейфов, ограничении доступа к ценностям и денежным средствам.