Учёт движения основных средств

   Для оформления приобретения  основных средств в организации  должна быть создана комиссия. В ее состав входят представители       технических служб и бухгалтерии,  а также материально - ответственные  лица, принимающие и сдающие объект.

   Прием объектов в эксплуатацию  оформляется актом (накладной) приема-передачи - типовая форма ОС -1(приложение 1). Акт составляется на каждый объект. Если поступившие объекты имеют одинаковые технические характеристики и стоимость, то разрешается составлять один акт на все такие объекты. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой  -  в отдел капитального строительства или в другую аналогичную службу.

На основании  акта, утвержденного руководителем  организации, в бухгалтерии делают записи в инвентарную карточку учета основных средств  - типовая форма ОС-6(приложение 2).

   Кроме актов при записи в  карточку используются данные, содержащиеся  в технической документации. Информация  в карточке должна быть краткой,  в ней должны быть отражены  основные индивидуальные особенности  объекта. 

   Вне зависимости от вида объекта  в настоящее время используется  единая форма инвентарной карточки. Инвентарная карточка  открывается  на каждый объект основных  средств. Если объект включает  обособленные приспособления и  принадлежности, составляющие с  ним одно целое, то в карточке  объекта приводится перечень его частей.

На основные средства, принятые в аренду,  в  бухгалтерии  предприятия - арендатора инвентарные карточки не открываются. Такие объекты принимаются на забалансовый учет на основании копии инвентарной карточки арендодателя. Эти карточки хранятся в картотеке арендатора обособленно.

   Техническая документация, относящаяся  к данному объекту, после открытия на него инвентарной карточки, или записи в инвентарную книгу в бухгалтерии не храниться, а передается под расписку в соответствующую службу организации (главному механику, отделу капитального строительства).

Выбытие объекта основных средств может иметь место в следующих случаях:

• продажи;
• списания в случае морального и физического износа;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
• передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций;
• передачи дочернему обществу  от головной организации;
• недостачи и порчи, выявленных при инвентаризации активов и обязательств;
• частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции;
• в иных случаях.

Принятое  комиссией решение о списании объекта ОС оформляется актами на списание основных средств. Актом по форме № ОС – 4(приложение 3) оформляется списание одного объекта ОС, а актом по форме № ОС – 4б – одновременное списание нескольких объектов. Акты на списание оформляются в 2х экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем организации. В случае ликвидации объекта ОС собирается комиссия и составляется акт на списание ОС.

2.3. Синтетический и аналитический учет движения основных   средств

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах: 01 «Основные средства» (активный); 08 «Вложения во внеоборотные активы» (активный); 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (активный); 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (активно-пассивный); 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (активно-пассивный); 68 «Расчеты по налогам и сборам» (активно-пассивный); 75 «Расчеты с учредителями»; 91 «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный) и другие.

Организация аналитического учета объектов основных средств по местам эксплуатации зависит от количества объектов и их суммарной стоимости. При сравнительно небольшом количестве объектов аналитический учет   по каждому месту эксплуатации может быть организован при помощи дубликатов    инвентарных   карточек. В  этом  случае карточки выписываются в двух экземплярах, из которых второй экземпляр передается по месту нахождения объекта. При перемещении объекта этот экземпляр вместе с накладной на перемещение передается по новому месту нахождения. При наличии большого количества объектов основных средств учет их по месту эксплуатации может быть организован при помощи инвентарного списка или инвентарной книги, содержащих сведения о номере и дате выписки инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном его наименовании, первоначальной стоимости, а также о перемещении и выбытии объекта.

   Данные о наличии и движении  основных средств приводятся  в формах бухгалтерской и налоговой  отчетности. В балансе организации  приводятся  данные об остаточной  стоимости объектов на каждую  отчетную дату. В составе годовой   отчетности организаций, предусмотрена  форма 5 «Приложение к балансу предприятия», в которой показывается наличие и движение основных средств в разрезе их видов и  величина затрат на незавершенное строительство.

Синтетический учет поступления  ОС. Здания и сооружения, строительство которых завершено, приобретенное оборудование, не требующее монтажа, завершенные работы по достройке, дооборудованию и реконструкции объектов, увеличивающих их первоначальную стоимость, зачисляются в ОС по дебету 01 «Основные средства» с кредита 08 «Вложения во внеоборотные активы»  по соответствующим субсчетам в сумме фактических производственных затрат, включая затраты на доставку. При этом для отражения поступления каждого ОС используется утвержденный руководителем акт приемки – передачи типовой формы( № ОС- 1), на основе которого составляется инвентарная карточка объекта и иные документы, подтверждающие их государственную регистрацию в установленных законодательством случаях. Общим актом может оформляться только одновременное поступление однотипных объектов с одинаковой стоимостью.

Для учета  стоимости НДС при осуществлении  вложений во внеоборотные активы используется счет 19 «НДС», субсчет 1 «НДС по приобретенным  ценностям», на котором учитываются уплаченные организацией суммы налога, выделенные в расчетных документах по строительству и приобретению ОС, земельные участки, объекты природопользования. На сумму уплаченного налога по приобретенным объектам дебетуется счет 19-1 и кредитуются счета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») или счета денежных средств (50 «Касса», 51 « Расчетные счета» и другие).

Синтетический учет выбытия  основных средств. При выбытии ОС вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Кроме того, по дебету счета 91 отражаются все расходы, связанные с выбытием ОС, по кредиту все поступления, связанные с выбытием ОС (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и другие).

Таким образом, на счете 91 формируется финансовый результат от выбытия ОС. Ежемесячно этот финансовый результат списывается со счета 91 на счет 99 «Прибыли и убытки».

При продаже  ОС их продажную стоимость отражают по дебету счета 62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91. Одновременно остаточную стоимость списывают  с кредита счета 01 в дебет счета 91, а сумму амортизации по проданным  средствам в дебет счета 02 и  кредит счета 01. В дебет счета 91 списывают  также НДС по ОС (с кредита счета 68 «Расчеты по налогам и сборам») и расходы по продаже ОС с кредита счета 23 «Вспомогательные производства» и другие.

При безвозмездной  передаче ОС их остаточную стоимость  списывают с кредита счета 01 в  дебет счета 91, а сумму амортизации  – с кредита счета 01 в дебет  счета 02. Расходы по демонтажу, упаковке, транспортировке по безвозмездно предаваемым объектам отражают по дебету счета 91 с кредита соответствующих расчетных счетов и других счетов. Финансовый результат т безвозмездной передачи ОС списывают со счета 91 на счет 99.

ОС, переданные в счет вклада в уставный капитал  других организаций и в счет вклада в общее имущество по договору простого товарищества, списывают по остаточной стоимости в дебет счета 58 «Финансовые вложения» с кредита счета 01, а сумму амортизации по переданным ОС -  с кредита счета 01 в дебет счета 02. Дополнительные расходы, связанные с передачей ОС, списывают в дебет счета 91 с кредита соответствующих счетов.

2.4. Рекомендации по  совершенствованию учёта движения

 основных средств

В ОАО «Исилькуль – Мельинвест» организация учета движения основных средств не соответствует современным требованиям.

В учетной  политике предприятия указано, что  аналитический учёт  основных средств должен вестись в инвентарных карточках (форма ОС-6), но установлено, что аналитический учет основных средств ОАО «Исилькуль – Мельинвест» не на все объекты основных средств ведется в инвентарных карточках, считая карточки излишним, ссылаясь на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентарных списков. На основные средства, на которые заведены инвентарные карточки не всегда соблюдаются требование полноты занесения реквизитов. При проверке правильности оформления основных средств обнаружены следующие нарушения. Встречаются случаи, когда бухгалтер приходует основное средство на основании накладной и счета – фактуры, а акт приемки – передачи составляет через некоторое время. Следует отметить, что товарные документы не являются основанием для оприходования и введения в эксплуатацию основных средств. Оприходования и ввод в эксплуатацию объекта основных средств должно быть оформлено актом приема – передачи основных средств (ОС -1). Только с этого момента начинается отсчет начисления амортизации.

Недостатками  учета основных средств в ОАО «Исилькуль – Мельинвест» являются также ошибки, связанные с формированием стоимости основных средств, когда в первоначальную стоимость не включаются отдельные элементы (монтажные работы по установке, стоимость услуг по оценке и нотариальному оформлению государственной регистрации, проценты за кредит для приобретения объектов основных средств и т.п.). Исправление этих ошибок позволит правильно определить расходы, налогооблагаемую базу при расчете налога на имущество, точному определению износа основных средств.

Необходимо  усилить контроль за своевременным  и правильным оформлением документации с заполнением всех обязательных реквизитов в них. Исправления должны быть оговорены в обязательном порядке лицом, сделавшим исправления в документе. Для устранения арифметических ошибок целесообразно автоматизировать бухгалтерский учет с использованием персональных компьютеров и современного программного обеспечения.

"1С: Предприятие 8.1" является  мощной системой, предназначенной  для комплексной автоматизации  бухгалтерского учета во всех  масштабах. Эта система позволяет в каждом индивидуальном случае подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику организации. Набор компонентов может определятся индивидуально и в последствии пополняться.

Компонента "Бухгалтерский учет" предназначена для учета наличия  и движения средств предприятия. Она может использоваться как  автономно, так и совместно с  другими компонентами.

Средства работы с документами  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным  критериям: номеру, дате, сумме. Исходной информацией является операция, которая  отражает реальный хозяйственный акт.

Операции могут формироваться  автоматически на основе вводимых документов. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество проводок, например, при начислении амортизации основных средств.

 Необходимо разработать рациональную систему документооборота. Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность и перемещение объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, ввод в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

Вывод

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки составляется акт о приеме-передаче основных средств на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств. 
После оформления акт о приеме-передаче основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т. п.). Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации, сдающей основные средства, и организации, принимающей их).

Поступившее на склад оборудование для установки  оформляют актом о приеме (поступлении) оборудования. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты.