Учёт и оформление кассовых операций

В банке-респонденте:

При отражении операций по зачислению средств через счёт «НОСТРО»: дебет счёта 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах»; кредит счёта клиента, корреспондентского счета (субсчёта), счёта по хозяйственно-финансовой деятельности кредитной организации (филиала).

При отражении операций по списанию средств через счёт «НОСТРО»: дебит счёта клиента, корреспондентского счета (субсчёта), счёта по хозяйственно-финансовой деятельности кредитной организации (филиала); кредит счёта 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах».

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3.АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ БАНКА

3.1. Основы организации аудита банков

Аудит − независимая экспертиза и анализ финансовой отчетности банка.  Согласно Федеральному закону  «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008,  аудиторская деятельность представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов  (фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской  (финансовой) отчетности,  платежно-расчетной документации,  налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также по оказанию иных аудиторских услуг.

Цель аудита:  установление реальности,  полноты и достоверности представляемой отчетности, соответствия ее действующему законодательству и требованиям,  предъявляемым к бухгалтерскому учету финансовой отчетности.

Порядок проведения аудиторских проверок регламентирует ряд законодательных актов, основным из которых является Федеральный закон «Об аудиторской деятельности»  №307-ФЗ.  Аудиторская проверка коммерческих банков согласно Закону является обязательной. Специфичная деятельность банков вызывает необходимость особого контроля со стороны государства в лице Банка России за законностью совершаемых ими операций и их финансовым положением.

Банковский аудит делится  на внешний и внутренний.

Внешний аудит осуществляется независимыми аудиторскими фирмами, его основной целью является подтверждение финансового положения банка.

Внутренний аудит −  это система мер безопасности банка с целью обеспечения защиты интересов вкладчиков,  сохранения и достижения конкретных результатов деятельности банка. 

Внутренний аудит включает совокупность планов банка, методов  и28 процедур, принимаемых внутри его для защиты активов, увеличения при- были и обеспечения четкого выполнения указаний руководства с ценными бумагами,  внутрибанковских и прочих активных и пассивных операций коммерческого банка.  

Внутренний аудит −  это неотъемлемая часть общей системы управленческого контроля,  для ведения которого в банке создается специальное подразделение − служба внутреннего контроля  (СВК).  Деятельность службы внутреннего контроля  осуществляется по специальной программе конфиденциального характера, утвержденной правлением. 

Цели создания СВК −  минимизация риска в деятельности банка и максимизация прибыльности.

Аудиторы проверяют бухгалтерскую информацию и ее достоверность,  обеспечение безопасности хранения материальных и финансовых ценностей, проводят специальные исследования по поручению правления, предоставляют информацию внешним аудиторам.

Кроме того, проверки направлены на оценку состояния учета в банке и оценку профессионального уровня сотрудников.

В случае неоднократного некачественного  аудита, сокрытия фактов нарушений банком законодательства ЦБ РФ может отозвать лицензию на проведение банковского аудита.  После этого годовые отчеты коммерческих банков с аудиторскими заключениями,  выданными фирмами,  лишенными лицензий, ЦБ РФ не принимает.

Аудиторские фирмы вправе сами выбирать приемы и методы своейработы,  за исключением планирования и документирования аудита,  составления рабочей документации аудитора, аудиторского заключения, которые осуществляются в соответствии с федеральными правилами  (стандартами) аудиторской деятельности.

В процессе проверки устанавливаются: законность и правильность

операций,  подлинность  документов,  правильность содержащихся в них

расчетов, обоснованность бухгалтерских  проводок. При этом не исключена  сплошная проверка по таким наиболее сложным и ответственным операциям, как кассовые, валютные, депозитные, процентные, комиссионные, гарантийные. В процессе работы аудитор должен обращать внимание на наличие подписей клиентов и работников банка, которые подтверждают факт проводки бухгалтерских операций. После подписания договора бухгалтером документ приобретает силу приказа и подлежит обязательному отражению на счетах клиентов и в балансе. При этом всю ответственность за законность операции и ее безопасность для банка и клиентов персонал банка берет на себя. Отсутствие такой подписи означает, что операция проведена необоснованно, и аудитор должен проверить все ее детали.

С особой тщательностью проверяются  кассовые документы. Особого внимания требуют мемориальные ордера, которыми оформляются операции по частичной оплате клиентских документов с расчетных счетов, включая частичное погашение ссуд, внутрибанковские операции по учет доходов и расходов, а также исправление ошибочных записей. Необходимо обратить внимание на то,  что после составления баланса ошибочные записи исправляются исправительными ордерами.

В ходе проверки устанавливается  система доступа к секретным сведениям и мерам безопасности. Доступ осуществляется только по определенному списку. Из всей банковской документации должны быть выделены строго и особо конфиденциальные документы. В нормативном документе банка о порядке доступа конфиденциальным сведениям должны быть определены технологии доступа к компьютерной информации.

3.2.Аудит кассовых операций

Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения коммерческим банком банковского законодательства в сфере хранения, ведения и  учёта операций с денежной наличностью.

Следует иметь в виду, что безналичные (депозитные) деньги представляют собой обязательства  коммерческих банков, а наличные деньги являются обязательствами Центрального банка и обеспечиваются его активами. Поэтому интересы Центрального банка  по поддержанию устойчивости денежного  обращения страны и интересы отдельных  коммерческих банков, заключающиеся  в получении прибыли, могут не совпадать. Некоторые банки идут на нарушение правил ведения кассовых операций, если в результате они  могут получить дополнительную прибыль.

Особенностью аудиторской  проверки операций с кассовой наличностью  является то, что она ни в коем случае не должна нарушать нормального  хода кассовых операций банка. Аудитор  в течение операционного дня  не имеет права находиться в помещении  операционной кассы, поэтому вопросы, возникающие в ходе аудиторской  проверки, приходится выяснять после  окончания операционного дня.

Наконец, ещё одним отличием аудиторской проверки от ревизии  является то, что аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности банка, но и по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы.

Нормативные положения, в  соответствии с которыми в настоящее  время проводятся кассовые операции и которыми должны руководствоваться  работники коммерческого банка, зафиксированы в Приказе от 25 марта 1997 г. № 02-101 «О введении в действие положения «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Аудиторские проверки операций банка с денежной наличностью  обычно начинаются с проверки хранения и учёта ценностей и документов в денежном хранилище (кладовой). О  времени проведения такой проверки следует договориться с руководством банка заранее. Лучше приурочить ее к утру операционного дня, когда  деньги из хранилищ передаются в расходные  кассы банка и проверку наличия  ценностей в хранилище производят сами работника банка.

Аудитору следует оценить техническую укрепленость хранилища. Хранилище должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надёжные внутренние стены и перегородки, сейфы, металлические стеллажи, забранные металлическими же решетками, должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией.

В хранилище должны храниться: денежные билеты и металлическая  монета, иностранная валюта и документы  в иностранной валюте, драгоценные  металлы, бланки строгой отчётности, ценные бумаги. Не должны храниться  в хранилище деньги и ценности, принадлежащие самим работникам банка. Все ценности и документы  в денежном хранилище группируются по соответствующим балансам и внебалансовым счетам, на которых они учитываются. Для каждого вида ценностей должны быть отведены отдельные шкафы, стеллажи и полки. Каждый шкаф, стеллаж должен быть заперт на ключ заведующим кассы. Ключи должны находиться в денежном хранилище – в шкафу заведующего кассой. Разрешается денежную наличность, подготовленную кассирами для совершения на следующий рабочий день расходных операций, хранить в тележках. В этом случае все тележки должны быть закрыты на ключ и опломбированы. Каждая тележка снабжается ярлыком с указанием даты, подписи, именного штампа кассира, готовившего деньги, и общей суммы вложенных денег.

Денежные хранилища должны быть закрыты не менее чем на три  ключа и отпечатаны печатями трех должностных лиц, ответственных  за сохранность ценностей. Один ключ должен находиться у заведующего  кассой, второй – у руководителя банка, третий – у главного бухгалтера.

При открытии хранилища аудитор  вместе с лицами, ответственными за сохранность ценностей, и в присутствии  представителя охраны должны проверить, не повреждены ли двери, замки, печати. Если повреждения имеются, то немедленно, до открытия хранилища, об этом составляется акт, подписанный должностными лицами и представителями охраны. Аудитор  акта не подписывает, но следит за правильностью  его составления.

Денежные билеты одних  купюр должны быть сформированы в  пачки по корешкам, иметь надписи  на накладках и храниться на разных полках или в разных стеллажах. Годные к употреблению денежные билеты хранятся отдельно от ветхих денежных билетов. Монета должна быть расфасована по тюбикам (отдельно каждого достоинства) и по мешкам. К ним должны быть прикреплены ярлыки с указанием  достоинства монеты и суммы вложений, а также даты упаковки.

Иностранная валюта хранится в пачках или пакетах, а монета – в мешочках, раздельно по наименованиям  валюты, а внутри каждой валюты –  по её достоинствам. Прием и выдача наличности и ценностей из хранилища  могут производиться только на основании  соответствующих распоряжений, и  каждое распоряжение оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, а по ценностям, учитываемым на внебалансовых счетах, – приходными и расходными внебалансовыми ордерами.

Для учета ценностей, помещенных в хранилище, заведующий кассой ведет  специальные книги. В этих книгах ежедневно указываются общие  суммы остатка отдельных видов  ценностей на конец каждого дня, а по счету кассы в книге  отражаются также и обороты по приходу и расходу денег за день.

Аудитор вместе с лицами, ответственными за хранение денег и  ценностей, проверяет фактическое  наличие денег. При этом, как правило, денежные билеты каждого достоинства  пересчитываются по пачкам, а монета – по мешкам. Если встречается пачка  или мешок с поврежденной упаковкой  или неправильно оформленным  ярлыком, то аудитор может пересчитать  эту пачку полистно, а мешки  поштучно. После проверки фактического наличия денег в хранилище  сверяется, соответствует ли их остаток  записям в книге учета ценностей  и данным бухгалтерского учета по счету кассы или другим счетам.

Следует обратить внимание на наличие трех подписей в книгах учета ценностей – управляющего банка, главного бухгалтера и заведующего  кассой. Если данный банк ведёт значительные операции с иностранной валютой, то остатки иностранной валюты должны учитываться в отдельной книге, и их следует сверить в процессе проверки с данными лицевых счетов по иностранной валюте.

Аудитор обязан проверить, все  ли подлежащие хранению в хранилищах ценности, книги и документы действительно  находились в хранилище и не находятся  ли в хранилище вещи и ценности, не подлежащие хранению. В скважинах  замков хранилищ, сейфов, стеллажей, тележек  не должны быть вставлены ключи. Если в процессе проверки выявится недостача  или излишек, необходимо по возможности  выяснить причину и обязательно  проверить правильность акта, который  должен быть составлен в этом случае.

Наконец, аудитор смотрит, правильно ли вывозятся деньги и  ценности из помещения хранилища. Они  должны выноситься только в помещение  кассы.

Следующим объектом аудиторской  проверки является работа операционных касс. В коммерческом банке в зависимости  от масштабов операций с денежной наличностью может иметься от одной до нескольких проходных и  расходных операционных касс. Аудитор  обязан проверить помещение и  оснащенность операционных касс. Кассовые помещения должны быть изолированы. Наличные деньги и денежные документы необходимо хранить в несгораемом шкафу. Рядом с кассой следует располагать изолированное от других отделов банка помещение для пересчета денег клиентами. В этом помещении обязан присутствовать представитель банка. Помещение для удобства обслуживания клиентов должно иметь столы для пересчета денег, желательно, чтобы имелись и машины для пересчета купюр. Аудитор должен проверить: работают ли кассиры проверяемого банка только в этом качестве или совмещают обязанности; имеются ли обязательства кассиров об индивидуальной материальной ответственности; ознакомлены ли кассиры с правилами ведения кассовых операций; имеются ли в каждой операционной кассе образцы подписей учетно-операционных работников, оформляющих кассовые документы.

Таким образом, от независимых  аудиторских организаций требуется  особое внимание к ведению в коммерческих банках кассовых операций, кассовой дисциплине, учёту и оформлению операций с  денежной наличностью. Вместе с тем  необходимо отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы.

Так, внезапные ревизии  касс являются прерогативой служб самого банка, а не внешнего аудита (если только проведение ревизии не предусмотрено  договором с банком). Не является целью внешнего аудита и определение  лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только сам  факт нарушения. Не должны аудиторы составлять или подписывать никаких актов (например, актов о сумме наличных денег и их соответствии кассовому  журналу), они готовят только аудиторское  заключение.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Порядок ведения кассовых операций применяется всеми  предприятиями  на территории Российской  Федерации,  кроме  учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи  при  Министерстве  связи Российской Федерации, а также  предприятий  и  организаций,  на  которые  не Распространяется действие Закона “О предприятиях и предпринимательской деятельности”.