Управленческий учет и его место в информационной и учетной системе предприятия

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной  информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и  вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

В процессе управления необходимая  информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт  труда (результатная информация) системы  управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную  для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный процесс  управления реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и  совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде.

Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим  из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах.

Для организации и реализации информационного процесса необходим  персонал, способный выполнять его  процедуры, а также соответствующие  средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту  присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет  пониматься "экономическая информационная система".

Процедуры информационного  процесса могут выполняться в  ИС вручную и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими  работниками без использования  или с минимальным использованием технических средств обработки  информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью  технических средств, без или  при минимальном вмешательстве  человека.

Автоматизированная информационная система - это система, в которой  информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки  данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических  средств в целях получения  и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

В современном понимании  термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как  равноправные. Но следует помнить  о том, что информационные системы  могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте  существует информационная система, даже если при реализации информационного  процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения  части задач информационного  процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть  задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих  принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем мы будем говорить только об автоматизированных информационных системах, применямых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем нами будет использоваться именно этот термин.

В последнее время во множестве  публикаций, посвященных применению информационных технологий при управлении экономическими объектами, часто используются термины "корпоративные информационные системы" и "информационные системы  управления предприятиями", под которыми в них понимаются как собственно автоматизированные информационные системы  экономических объектов, так и  пакеты прикладных программ, которые  могут быть составляющими специализированного  прикладного программного обеспечения  ИСУП. Подробнее соотношение этих понятий с введенными выше определениями  раскрывается далее, при рассмотрении обеспечивающих подсистем АИС.

Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом  ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется  в результатную, пригодную для  принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной  информации в результатную автоматически  выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без  непосредственного вмешательства  человека.

Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать  в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации  первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.

В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые  современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и  без их применения практически нереализуемы.

Организационно ИСУП реализуется  через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы  управления.

Номенклатура АРМ зависит  от организационной структуры системы  управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы  задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и  составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы  на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение  комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций  между разными подразделениями  системы управления предприятием, между  сотрудниками внутри этих подразделений  и ряда других факторов.

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи  существуют между задачами внутри отдельных  комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета  затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Управленческий учет и его место в информационной и учетной системе предприятия .

2.1. Требования, предъявляемые к информационному полю предприятия.

 

Информационные системы  как и любые другие технические  средства, в обязательном порядке  обладают определенными характеристиками и отвечают определенным требованиям. Благодаря тому на каком уровне информационные системы отвечают данным требованиям  во многом определяется ее функциональные возможности и производственная эффективность. Обязательно следует  отметить, что под каждое предприятие  требуется соблюдение индивидуальных требований к информационной системе, которые являются специфичными только для этой организации.

При том, что каждое предприятие  требует индивидуального подхода, информационные системы обладают рядом  особенностей, которые свойственны  практически для всех типов предприятий. Ниже перечислены данные особенности, которые являются общими для всех предприятий.

1. Локализация ИС. В результате того, что самыми большими проектировщиками и разработчиками информационных систем являются зарубежные фирмы, информационная система в обязательном порядке обязана быть ориентирована на использование в сегменте Российских компаний. При этом стоит отметить, что важно не только поддержка и документация на русском языке, но и необходимо учитывать особенности российского законодательства и системы ведения бухгалтерских и технологических расчетов.
2. Важным элементом является надежная защита всей информации. Кроме того требуется в обязательном порядке наличие парольного разграничения пользователей и возможность создания разнообразных групп пользователей с различными правами. Желательно наличие многоуровневой системы защиты данных.
3. Для использования информационной системой всеми пользователями, в независимости от удаленности пользователя от сервера, требуется наличие в информационной системе реализации интерфейса удаленного доступа. В современном мире желательно создание web интерфейсов. Таким образом, имея данный интерфейс вы создадите возможность работы всех пользователей с единой централизованной базой данных, в не зависимости от удаления и типа компьютера за которым находится пользователь. Единственный фактор - установленный браузер.
4. Следует отметить, что информационная система в связи с постоянно меняющимися направлениями работы компании, разнообразных изменений в налогообложении или законодательстве в обязательном порядке должна обладать возможностью адаптивного изменения. Следует заметить, что на территории РФ данный фактор играет довольно существенную роль в связи с особенностями развития нашей экономики.
5. Следует обязательно предусмотреть создание единого информационного поля для работы не только для отдельного предприятия, но и для всех филиалов, дочерних фирм и др.

Выше перечисленные требования являются основными, но не следует делать упор на них. В первую очередь вы должны руководиться интересами вашей  компании. Это так же как и раскрутка сайта. Если раскрутка сайта вам нужна только для определенных запросов, то и надо выполнять ее только по определенным запросам, а не привлекать сюда словарь.

К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего:

требование о том, чтобы  она удовлетворяла пользователей  информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается  внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

- уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

- достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора,  учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

- сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

- доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

- конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной  на соответствующие уровни управления.

 

2.2. Роль учетных подсистем в информационном поле предприятия.

 

В информационном поле значительное место занимает система учета, включающая отдельные подсистемы.

Учетная система – это  вся учетная работа организации, включающая как бухгалтерский, налоговый, статистический и оперативный учет, так и более узкие ее области.

В информационном поле предприятия  функционируют три учетные подсистемы:

- финансовый

- налоговый

- управленческий