Ведение кассовых операций. Учет и расчеты по авансовым отчетам в государственных учреждениях

Тема: «Ведение кассовых операций. Учет и расчеты по авансовым отчетам  в государственных учреждениях»

Введение

Государственные учреждения хранят свои денежные средства на счетах, открытых в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета) и расходуют их, как правило, путём безналичных расчётов. Однако на практике возникает необходимость в расчётах наличными деньгами, например при выплате заработной платы, премий, авансов на командировочные, хозяйственные и другие расходы. Таким образом, на кассира возлагается огромная ответственность за соблюдение порядка расчётов наличными деньгами.

В данной работе будет рассмотрен порядок ведения кассовых операций, учет и расчеты по авансовым отчетам в государственных учреждениях.

Тема данного реферата, безусловно, является очень актуальной, так как правила ведения кассовых операций требуют точных знаний и тщательного контроля за их выполнением.

Мною при  написании данной работы были поставлены следующие задачи:

• определение лимита остатка денежной наличности;
• изучение организации работы по ведению кассовых операций;
• рассмотрение порядка документального оформления кассовых операций;
• изучение порядка приема и выдачи денежной наличности;
• рассмотрение требований к технической укрепленности кассы;
• рассмотрение порядка проведения инвентаризации денежных средств в кассе;
• рассмотреть порядок выдачи сумм подотчетным лицам;
• рассмотреть требования к составлению авансовых отчетов;

Государственные учреждения, при оформлении и учете кассовых операций обязаны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в РФ, установленным ЦБР (п. 167 Инструкции № 157н ). В связи с введением в действие 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Приказом Минфина России от 12.10.2012 №134н был внесен целый ряд изменений и уточнений в Инструкцию №157н.

 С 1 января 2012 года вступило в силу Положение ЦБР № 373 П определяющее порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБР на территории РФ в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения.

 

1.Определение лимит остатка денежной наличности

В соответствии с п. 1.2 Положения ЦБР № 373-П для ведения кассовых операций государственное учреждение должно самостоятельно установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Порядок расчета лимита остатка наличных денег приведен в приложении к Положению ЦБР № 373-П. Причем предусмотрены два варианта: для учреждений, имеющих поступления в кассу наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, и для учреждений, у которых такие поступления отсутствуют.

Лимит остатка  наличных денег рассчитывается по формуле:

 

,

 

где:

L - лимит остатка  наличных денег в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях;

 - период времени между  днями получения по денежному  чеку в банке наличных денег,  за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат работникам, в рабочих днях.

Рассчитанная  сумма лимита остатка наличных денег  в кассе должна быть утверждена приказом или распоряжением руководителя  учреждения.

Несмотря  на то что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

–на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

–на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

В Положении ЦБР № 373-П установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), а не три, как было предусмотрено Порядком ведения кассовых операций (п. 4.6 Положения ЦБР № 373-П). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более пяти рабочих дней.

2.Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции - операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и выдаче наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ. Кассовые операции должен осуществлять кассовый или иной работник учреждения (кассир), для которого установлены соответствующие должностные права и обязанности. Работник должен ознакомиться с ними под роспись. Стоит отметить, что в Положении № 373-П не прописаны нормы об обязательности заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности, тогда как в п. 32 Порядка № 40 такие нормы были установлены. Однако это не означает, что данные нормы не действуют с 2012 года. Обязанность заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности прописана в нормативных документах высшего уровня, а именно в ст. 244 ТК РФ и Постановлении № 85.

Кассир  для ведения кассовых операций снабжается образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Ранее, Порядок ведения кассовых операций содержал требование о погашении документов, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).  Положение ЦБР № 373-П не содержит требований к содержанию указанного штампа, но государственному учреждению при выдаче денег из кассы целесообразно использовать имеющийся штамп «Оплачено», а при поступлении денег в кассу – штамп «Получено» с указанием даты (число, месяц, год). Напомним, что требование о наличии в учреждении такого штампа было установлено еще п. 112 Инструкции № 107н.

3. Порядок документального оформления кассовых документов

Кассовые документы  учреждения оформляются:

– главным бухгалтером;

– бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа учреждения.

При этом в кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы).

Исправлений в кассовые документы не допускается (п. 2.1 Положения № 373-П).

В соответствии с п. 2.5 Положения № 373-П кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства). При этом кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Стоит отметить, что в случае применения в учреждении технических средств для оформления кассовых документов должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

К основным кассовым документам относятся:

– приходный  кассовый ордер (ф. 0310001) (далее –  приходный ордер);

– расходный  кассовый ордер (ф. 0310002) (далее –  расходный ордер);

– кассовая книга (ф. 0310004).

Приходный ордер  подписывается главным бухгалтером  и кассиром. Расходный ордер подписывается  руководителем, главным бухгалтером  и кассиром.

Для учета  поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы, ведется кассовая книга 0310004.  Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному (расходному) ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.  В учреждении должен соблюдаться  предельный размер расчетов наличными. Данный предел составляет 100 000 руб. по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены.

Кассир  сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму  остатка наличных денег на конец  рабочего дня и проставляет подпись. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. 

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером и скрепляется оттиском печати учреждения.

Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный бухгалтер.

Стоит отметить, что Положение № 373-П не содержит указаний по опечатыванию кассовой книги. Напомним, что ранее в п. 23 Порядка № 40 было отмечено, что кассовая книга должна быть опечатана сургучной или мастичной печатью. Причем для опечатывания книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла, бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Кассовые документы  необходимо хранить не менее 5 лет.

4.Порядок приема наличных денег

Порядок приема наличных денег прописан в гл. 3 Положения № 373-П, согласно которой учреждение проводит прием наличных денег, в том числе от работников, по приходным ордерам.

Кассир при получении приходного ордера проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном ордере.

Кассир принимает  наличные деньги полистным, поштучным 
пересчетом таким образом, чтобы их вноситель мог наблюдать за действиями кассира. После этого кассир должен сверить сумму фактически принятых наличных денег с суммой, указанной в приходном ордере. При соответствии указанных сумм кассир подписывает приходный ордер и квитанцию к нему, а также проставляет в данной квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, и отдает ее вносителю денег в качестве подтверждения их приема.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном ордере, кассир вправе (п. 3.2 Положения № 373-П):

– предложить вносителю  наличных денег довнести недостающую  сумму;

– возвратить излишне  вносимую сумму.

Если вноситель  наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру для оформления приходного ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

5.Порядок выдачи наличных денег

В соответствии с п. 4.1 Положения № 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы проводится по расходным ордерам (ф. 0310002), а также платежным ведомостям (ф. 0301011).

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в кассовом документе, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей  наличных денег кассир проверяет  наличие в кассовых документах подписей руководителя, главного бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, а также иную информацию.

Согласно п. 4.2 Положения № 373-П при выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

При выдаче наличных денег по расходному ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, пересчитывает ее перед получателем и передает получателю наличных денег. Получатель в свою очередь обязан собственноручно указать получаемую сумму наличных денег в расходном ордере и подписать его.

Получатель  наличных денег не может предъявить кассиру претензии по сумме наличных денег, если он не пересчитал их под наблюдением кассира (п. 4.3 Положения № 373-П).

После выдачи наличных денег по расходному ордеру кассир подписывает его.

Стоит отметить, что предназначенная для выплат заработной платы и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомостях. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения № 373-П).