Виды бухгалтерских документов и их классификация. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Хранение бухгалтерских документов

 

         Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.12.10г. № 186H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

         Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

         Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

         Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

          Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

          Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

           Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены. в соответствии с требованиями нормативных актов.

          Принципы формирования дел бухгалтерского архива:

• первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;
• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.

         Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.

     

         Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации (положения, приказы, распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к ним.

           Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

          Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты получения.

Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы - заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

          Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах. 

           После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.

          Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК), назначаемые приказом руководителя предприятия.

        В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей предприятия.

В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия. При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.

        Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками предприятия.

       Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на основании заголовка на обложке дела.                Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.

        На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.

        Предприятие не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятие в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.

          Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой ЭК, включаются в самостоятельные акты (отметка ЭК означает обязательность просмотра документов экспертной комиссией).

          Дела этой категории в архив, как правило, не сдаются.

Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись составляется на каждую такую группу дел и отдельно - на дела, содержащие документацию по личному составу долговременного хранения. Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например, рационализаторские предложения, технические и технологические документы.

    

 

  Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства. На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства; целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. 

        Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей и итоговой записи. Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слово "то же". Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию.

        Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.

        Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.

Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.

          Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими, светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.

          Для организации хранения, учета и практического использования законченных делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в структурном подразделении для текущей справочной работы.

          Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятия, и, поэтому название предприятия одновременно является названием документального фонда.  Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.