Виды бухгалтерских документов и их классификация. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

         Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

         Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела - карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных листов, расписка получателя.

          На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса.

          Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п.

Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка. Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: "незавершенная копия", "неподписанный приказ" и т.п. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

           Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в данном архиве.

         Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений. Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое.

           Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

          Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.

           Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

          Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя организации.

           Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие.

         Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие, под расписку.

          В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у которой они изымаются.

          Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы в организациях в большинстве случаев ведутся плохо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

      На основании рассмотренных материалов мною сделаны следующие выводы:

* бухгалтерская документация предприятий  подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов;

* для правильного формирования  и учета дел бухгалтерского  учёта на предприятии должна  составляться номенклатура дел;

* бухгалтерский учет решает  задачи по обеспечению информацией  внутренних и внешних пользователей;

* бухгалтерский учет обеспечивает  расчет и анализ показателей  деятельности организаций в целях  предоставления достоверной оценки  финансового и имущественного  положения предприятий;

* грамотно организованный бухгалтерский  учет позволяет избежать отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия, выявить внутрихозяйственные резервы.

          Классификация бухгалтерских документов имеет большое значение в системе документооборота, так как при бухгалтерском сопровождении административно-хозяйственной деятельности предприятий образуется большое количество документов различного назначения.

          Документация в бухгалтерском учёте представляет собой сложную систему взаимосвязанных действий, находящих своё отражение в регламентированной законодательством системе.

Бухгалтерская документация распространяется на все сферы предприятия, организаций всех отраслей экономики, и организационно-правовых форм. На такие как:

1. сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, строительные материалы, относящиеся к средствам в обороте;
2. персонал организаций (рабочих и служащих), руководителей (работники, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений, их заместители, главные специалисты — главный инженер, главный технолог, главный экономист и др.) и специалистов (персонал, занятый подготовкой: производства, инженерно-техническими и другими работами, — бухгалтеры, экономисты, юрисконсульты и др.);
3. готовую продукцию, её отгрузку и реализацию;
4. незавершённое производство;
5. ведение кассовых операций;
6. взаимоотношения с банком;
7. нематериальные активы и интеллектуальную собственность;
8. выплату налогов;
9. взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками;
10. др.

         Классификация бухгалтерских документов позволяет в этом разнообразии документов, при необходимости обращения к ним, найти любой документ для использования его в работе или предоставления информации внешним пользователя.

         Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Федеральный закон от 6.12.11г.  № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Приказ Минфина России от 2.07.10г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (с изменениями от 4.12.12г. №154н).

3. Положение о документах и  документообороте утв. Минфином  СССР 29.07.83г. № 105.

4. «Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в РФ», утв. приказом МФ РФ от 29.07.98г. №-34н (с изменениями от 24.12.10г. №-186н ).

5. Письмо ФНС РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81 «О подтверждении хозяйственных  операций первичными учетными документами»

6. Бортник Н.А., Бортник Н.Н. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. М., 2010г.

7. Журавлев В.Н., Первичные документы  и регистры налогового учета, М.: ИНФРА-М, 2008г.

8. Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2009 г.

9. Панкратова Н.М. Исправление ошибок  в бухгалтерском учете и отчетности //финансовые и бухгалтерские консультации, 2012- № 9, 26 с.

10. Самойлов И.В. Ошибки, выявленные  в бухгалтерском учете - порядок  исправления и внесения изменений // Консультант бухгалтера, 2011-№ 12, 52-57с.

11. Уткина С.А. Типичные ошибки  в бухгалтерском учете и отчетности:

выявление и исправление. Практическое пособие. М.: Омега - Л, 2010г.

12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство  и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2009г.

13. Балансоведение. Серия «Высшее образование». Ростов- на- дону: Феникс. 2006 - 319с.

14. Безруких П. С. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. 2005 - 307с.

15. Луговой В. А. Учет основных средств, нематериальных активов, капитальных и финансовых вложений. - М.: АКДИ “Экономика и жизнь”. 2008 - 381с.

16. Пашковская П. Я. Пашковская Д. В. Бугалтерский учет: учеб. пособ. - Минск.: Выш. Шк., 2010. - 328с.

17. Стражева Н. С., Стражев А. В. Бухгалтерский учет. Метод. Пособ. - Минск: изд. В. М. Скакун, 2010 - 454с.