Внутрихозяйственный контроль

   Под механизмом  внутреннего контроля следует  понимать совокупность взаимосвязанных  центров ответственности и технику  контроля (информационно-вычислительная  техника и технология). Необходимо  подчеркнуть, что вышеописанная  входная и выходная информация  составляет основу взаимодействия  различных центров ответственности.

   Центр ответственности  (ЦО) - это исполняющая контрольные  функции и несущая в пределах  этих функций ответственность  единица либо совокупность единиц  оргструктуры организации, взаимосвязанных программами контроля. Под единицей (звеном) оргструктуры организации необходимо понимать подразделение (группу подразделений) или должностное лицо, исполняющее определенные контрольные функции. Очевидно, что ЦО может быть как отдельный бухгалтер, исполняющий контрольные функции в процессе учета определенных хозяйственных операций, так и совет директоров, осуществляющий контроль за деятельностью организации в целом. Программа внутреннего контроля - это документально оформленный план реализации определенных контрольных мероприятий, указывающий их цели, последовательность и сроки осуществления, предусматривающий исполнителей и порядок их действий.

   Работа механизма  в широком смысле заключается  в совокупной регламентированной  контрольной деятельности субъектов  внутреннего контроля (работники  или участники организации, осуществляющие  контроль) на основе используемой  методологии внутреннего контроля (цель, задачи, принципы, формы, типы, методы). Иными словами, работа  механизма контроля выражается  в реализации формально установленных  процедур контроля и в функционировании  системы бухгалтерского учета.

   Формально установленные  процедуры внутреннего контроля  должны включать:

а) формальное определение  и документальное закрепление (на основе детально разработанных должностных  инструкций) порядка деятельности (действий) и взаимоотношений определенного  круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в  процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций, а также  оценки наличия и состояния ресурсов (потенциалов) организации;

б) определение круга первичных  документов или других носителей  информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и  реализации этапов соответствующих  финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов (носителей информации) от момента  их возникновения до архивирования;

в) определение "точек  контроля" для оценки различных  аспектов реализации конкретных финансовых (хозяйственных) операций и оценки состояния (наличия) ресурсов (потенциалов) организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения  ошибок, искажений и других нежелательных  явлений особенно велик;

г) выбор типов и методов  проведения контроля.

Система бухгалтерского учета  включает учетную политику и процедуры  определения, сбора, измерения, регистрации (документирования), классификации, анализа  и передачи информации в стоимостной  оценке об имуществе, источниках его  формирования, финансовых и хозяйственных  операциях организации. Одной из задач системы бухгалтерского учета  является обеспечение контроля за наличием и движением имущества (ресурсов) и его рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Эффективность системы бухгалтерского учета определяется уровнем регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации. Этот уровень описывается следующими характеристиками:

1) наличие - отражены действительно  существующие операции;

2) полнота - отражены все  реальные операции;

3) арифметическая точность - все операции правильно подсчитаны;

4) разноска по счетам - все операции правильно разнесены  по соответствующим бухгалтерским  счетам;

5) формальная разрешенность - на каждую операцию получено либо общее, либо специальное формальное разрешение;

6) временная определенность - все операции отнесены к надлежащему  отчетному периоду;

7) представление и раскрытие  данных в отчетности все данные  правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования  относительно порядка и объема  раскрытия информации в отчетности.

   Эффективная система  бухгалтерского учета также должна  не допускать возникновения ошибок  и возможности злоупотреблений  (искажений) работников организации.

   Для наиболее точного  обозначения условий работы механизма  внутреннего контроля введем  термин "атмосфера внутреннего  контроля".

Атмосферу внутреннего контроля определяют:

- управленческая философия  и стиль работы руководителей  организации - отношение управляющих  к коммерческим рискам, адекватное  понимание ими роли внутреннего  контроля в управлении организацией, конкретные действия в плане  организации СВК и ее совершенствования,  склонность к авторитарному стилю  в управлении и т. д.;

- оргстатус отдела внутреннего аудита, т.е. положение в оргструктуре этого важного координационного центра ответственности;

- принятый организацией  курс действий (ее ориентиры), цели  и стратегии;

- виды и масштаб деятельности  организации;

- соответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации;

- регламентация взаимоотношений  между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения;

- определение и документальное  закрепление процедур контроля;

- определение и документальное  закрепление полномочий и ответственности  сотрудников;

- методы доведения установленных  правил до сотрудников;

- изучение руководителями  соответствующего уровня выявленных  в результате контроля отклонений, а также своевременность принятия  ими решений по данным отклонениям;

- налаженность системы  коммуникаций и системы информационного  обеспечения управления;

- налаженность систем  управленческого (внутреннего) учета,  бюджетирования, бизнес-планирования и подготовки финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей;

- адекватность системы  документации и документооборота  организации ее размерам и  структуре;

- рациональность кадровой  политики (механизмов управления  персоналом);

- конфликтность в коллективах;

- мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный  уровень, наклонности, личностные  качества, этические принципы, а  также физические, психические, половые  и возрастные характеристики  работников организации;

- внешние влияния - уровень  развития экономики, налоговая  политика государства, рыночные  условия и т.д.;

- соблюдение действующего  законодательства и работа с  внешними органами контроля.

   В каждой организации  на состояние атмосферы внутреннего  контроля могут оказывать влияние  также и другие факторы.

   Таким образом,  внутренний контроль организации  должен рассматриваться как система,  состоящая из элементов входа  (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об  объекте управления, полученная  в результате контроля) и совокупности  следующих взаимосвязанных звеньев:  атмосферы контроля, центров ответственности, техники контроля (информационно-вычислительная техника и технология), процедур контроля, системы бухгалтерского учета.

   Следует отметить, что СВК является основой функционирования  управленческой информационной  системы (УИС), т.е. системы обработки  и интеграции разнообразной внутренней  и внешней информации, необходимой  для принятия решений на всех  уровнях управления.

ТЕСТЫ:

1. Контрольная  функция управления это-выявление и изучение фактического составления дел, сопоставление его с поставленными целями, оценка деятельности, принятие мер по устранению выявленных нарушений.
2. Метод внутрихозяйственного контроля это-система приемов, способов, правил и рекомендаций по изучению объектов.
3. Вместе с приемами документального контроля осуществляют фактический контроль с целью проверки наличия денежных средств, материальных ценностей и основных средств в натуре.
4. Контрольный прием продукции по качеству и количеству следует проводить при осуществлении операций по приобретению материальных ценностей, правильность составления актов на введение объектов в эксплуатацию после окончания их в строительство.

 

ЗАДАЧА

 

Перед Вами, как перед  работником бухгалтерии, поставлена задача контроля за достоверностью информации, отраженной в регистрах синтетического и аналитического учета. Приведите перечень мероприятий, позволяющих бы Вам выполнить свои должностные обязанности и их периодичность.

Предположим, что в ходе контрольных мероприятий обнаружилось отсутствие первичных документов подтверждающих:

а) Факт отгрузки продукции ООО «Солитер»;

б) Факт оплаты полученных товаров  от ОАО «Селитра»;

при этом хозяйственные операции отражены на счета бухгалтерского учета (операции действительно были совершены).

Ваши действия по подтверждению  фактов хозяйственной деятельности? Какими методами контроля при этом Вы воспользуетесь?

 

РЕШЕНИЕ:

1. Служебная записка на  имя главного бухгалтера с  предложением назначить комиссию  и провести служебное расследование  причин пропажи или уничтожения  первичных документов в соответствии  со ст. 6.10 «Положения о документальном  обеспечении записей в бухгалтерском  учете» (Приказ Минфина от 24.05ю1995 г. № 88);

2. Провести частичную  инвентаризацию на складе по  номенклатуре отгруженных ООО  «Солитер» товаров;

3. Отправить запрос на  имя руководителя  ООО «Солитер»  с просьбой подтвердить факт  получения товаров и выслать  в адрес предприятия копии  первичных отгрузочных документов  и произвести сверку взаиморасчетов;

4. Подать заявку в отделение  обслуживающего банка на получение  дубликата банковской выписки  на дату перевода денежных  средств на счет поставщика (ОАО  Селитра);

5. Произвести сверку взаиморасчетов  с ОАО «Селитра» ;

6. Если оплата производилась  наличными , отправить запрос на имя руководителя ОАО «Селитра» с просьбой подтвердить факт получения денежных средств и выслать в адрес предприятия копию приходного кассового ордера;

7. Провести инвентаризацию  кассы предприятия (если оплата  производилась наличными).

Методы: служебное расследование, документарная и фактическая  тематическая проверка.

 

 

 

 

 

Список использованных источников:

Газарян А.В. Подготовка аудиторского заключения. Бухгалтерский учет № 6, 2003 г.

Гутцайт Е.М. Методологические проблемы аудита. Аудиторские ведомости, № 1, 2, 2002 г. - 80 с.

Кондраков И.П. Бухгалтерский  учёт Учебное пособие 5-е изд- М.: ИНФРА М, - 2005 - 717с.

Крикунов А.В. Аудиторская  деятельность в Российской Федерации: законодательная и нормативная  база, аттестация, лицензирование, отчетность и контроль качества. Учебное пособие для вузов / - Финансовая газета, 2003. - 272 с.

Николаева С.А., Безрученко Г.А., Галдина А.А.. Международные и российские стандарты бухгалтерского учета: Сравнительный анализ, принципы трансформации, направления реформирования - Ан-Пресс, 2001г. Часть 2: Элементы финансовой отчетности, раскрытие и представление информации

Николаева С.А., Безрученко Г.А., Галдина А.А.. Международные и российские стандарты бухгалтерского учета: Сравнительный анализ, принципы трансформации, направления реформирования - Ан-Пресс, 2001 г. Часть 4: Реформирование системы бухгалтерского учета в России.

Новодворский В.Д., Пономарева Л.В. Бухгалтерская отчетность организации. - М.: Издательство «Бухгалтерский учет». - 2004. - 368 с.

Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в  РФ. Учеб. - М.: Юристъ, 2004. - 255 с.

Соколов Я.В., Пятов М.Л. Бухгалтерский  учет для руководителя (с учетом нового Плана счетов 2001 г.)

Суйц В.П. Аудит: общий, банковский, страховой: учеб - М.: ИНФРА-М, 2005. - 671 с.