Задание бухгалтерского учета. Функции бугалтерского учета. Виды и формы учетных регистров

          На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

            В заключение на каждом документе проставляется номер учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

             Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности.                     Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным стоимостным (суммовым) итогом.

           В течение отчетного периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них - по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

            В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

            При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

            Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

            Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;

· сумма.

           Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

           Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

            На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

            Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах.

            В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

            Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

              Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.

           Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

           По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.

4. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

          Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:

· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибок в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ; также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным.     Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 рублей ошибочно было записано 115 рублей, то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;

· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

        Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         ЗАКЛЮЧЕНИЕ

          В заключении можно сказать, что в настоящее время практически на всех предприятиях ведётся автоматизированный учёт хозяйственных операций, что приводит к облегчению труда бухгалтеров, уменьшению трудозатрат при разнесении операций по счетам, сокращению человеческого фактора при совершении ошибок в ведении учёта.

           Автоматизированный учёт ведёт к высвобождению времени для более глубокого анализа хозяйственной деятельности предприятия.

     Что либо улучшать или изменять в ведении регистров и форм бухгалтерского учёта на данном предприятии не нужно. Можно сказать лишь, что программа « Парус» неокончательно доработана для ведения регистров налогового учёта, что затрудняет формирование налоговой декларации по прибыли.

Задачи бухучета следующие:

1. формирование полной и достоверной  информации о хозяйственных процессах  и финансовых результатах деятельности  организации, необходимой для оперативного  руководства и управления, а также  для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, финансовыми и налоговыми органами, банками.

2. своевременное предупреждение  негативных явлений в производственно-финансовой  деятельности, выявление и мобилизация  внутрипроизводственных резервов  и прогнозирование результатов работы организации на текущий период и перспективу.

3. обеспечение информацией, необходимой  для контроля за наличием и  движением имущества, использованием  материальных, трудовых, финансовых  ресурсов в соответствии с  нормами, сметами, нормативами.

Функции:

1. Информационная – бухучет  является основным источником  информации, поставляемой руководителям  различного уровня предприятия. На ее основе принимаются управленческие  решения. Информация должна быть  объективной и оперативной, достоверной  и своевременной.

2. Контрольная – работники бухгалтерии  осуществляют контроль за сохранностью, наличием и движением имущества  организации, правильностью и своевременностью  расчетов с работниками организации, с бюджетом и налоговыми органами, с поставщиками по поводу расчета с ними за поставленные товароматериальные ценности.

3. Выполнение сохранности имущества  – выполнение этой функции  зависит от действующей системы  учета и определенных предпосылок:  
- Наличие специализированных складских помещений, оснащенных средствами оргтехники.  
- Использование современных средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации.  
- Совершенствование самой системы учета, применение научно обоснованных методов, выявление недостач и хищений.

Функция обратной связи – бухучета формирует и передает информацию обратной связи, то есть информацию о фактических параметрах объекта управления.

 

 

 

 

 

        Список использованных источников

1.     Гусева, Т.М. Самоучитель по бухгалтерскому учёту [Текст] / Т.М. Гусева, Т.Н. Шеина. – М.: Проспект, 2008. – 512 с.

2.     Кожинов, В.Я. Бухгалтерский учёт [Текст]: учебник / В.Я. Кожинов. – М.: Экзамен, 2006. – 815 с.

3.     Кондраков, М.П. Бухгалтерский учёт [Текст]: учебник для студентов вузов. – М.: ИНФРА-М. – М.: 2007. – 592 с.

4.     Сидорова, Е.С. План и корреспонденция счетов [Текст]: 10000 типовых проводок: практическое пособие / Е.С. Сидорова. – М.6 Омега-Л, 2008. – 548 с.