Зберігання обліково-фінансових документів та експертиза їх цінностей

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

 

«Зберігання обліково-фінансових документів та експертиза їх цінностей»

 

 

 

Виконала студентка:

_________________

Перевірив викладач:

_________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Миколаїв - 2010

 

План

 

 

1. Документальне забезпечення бухобліку
2. Вимоги щодо зберігання документів на підприємстві
3. Оперативне зберігання документів
4. Створення архівного підрозділу
5. Передавання документів до архіву та їх знищення
6. Експертиза цінності документів
7. Призначення і сутність експертизи цінності документів
8. Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документальне забезпечення бухобліку

 

Первинні документи  — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи  адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи  повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після  її завершення. Господарські операції відображаються у бухгалтерському  обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах робляться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88 (далі — Положення №88).

 

Вимоги щодо зберігання документів на підприємстві

 

Первинні документи  та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси  до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися у  бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності  повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних  приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, оправляються, тобто формуються у справи. Аналогічну процедуру можна проводити після закінчення не тільки поточного місяця, а й фінансового року. При цьому на кожну справу треба скласти супровідну довідку (опис), згідно з якою відбуватиметься передача справ на зберігання до архіву.

Зберігання первинних  документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства (п. 6.7 Положення №88).

До речі, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Отже, особливу увагу  слід звернути на те, що на підприємстві первинні документи бухобліку повинні  зберігатися у спеціальних приміщеннях  або сейфах протягом трьох років, а точніше — 1095 днів, тобто для можливості вільного доступу до таких документів під час документальної перевірки податковими органами (див. також Лист ДПАУ від 17.04.2002 р. №2470/6/23-1216).

 

Оперативне  зберігання документів

 

Документи з часу створення (надходження) і до передавання їх до архівного підрозділу установи зберігають за місцем їх формування у справах.

Для підвищення оперативності  розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою. Справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Справи у тимчасове  користування стороннім установам  видають з дозволу керівника  установи. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток, вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

 

Створення архівного  підрозділу

 

Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. №3814-XII, об'єднання громадян, підприємства, установи і організації, засновані на колективній та приватній формах власності, мають право створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх діяльності, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.

Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, затверджують їх засновники.

Архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ  і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення схоронності документів і захисту законних прав та інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших зацікавлених осіб з повідомленням Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

Зазначені обмеження  не поширюються на працівників суду, правоохоронних та контрольно-ревізійних органів, які виконують службові завдання, а також на інші випадки, передбачені чинним законодавством.

 

Передавання документів до архіву та їх знищення

 

Частина бухгалтерської документації знищується після 3-х років  зберігання за умови завершення перевірки  державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення спорів, слідчих і судових справ документи зберігають до ухвалення остаточного рішення.

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153, завершені у діловодстві справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні бути здані до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна передавати до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передавання  до архівного підрозділу установи передбачає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передавання справ до архівного  підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

 

Експертиза цінності документів

 

Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (набув чинності з 1 липня 2005 року). Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже і  їх змістова складова — інформація, потреба зафіксувати яку є  основною метою їх створення, — це потенційні складові комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України).

У законодавчому тлумаченні документа віднаходимо основну ознаку для того, щоб службовий документ поточного діловодства набув статусу архівного, тобто статичного документа: «значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника» (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII; далі — Закон № 3814).

В українському законодавстві  відчуваються позитивні зрушення щодо впорядкованого комплектування архівних фондів. Статтею 6 Закону № 3814 забороняється  знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Законодавство спонукало до того, щоб зафіксувати обов’язковий документаційний процес — експертизу цінності документів для підприємств будь-якої форми власності в розділі 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила № 16).

Частиною третьою статті 6 Закону № 3814 врегульовано також порядок ініціювання експертизи цінності документів, а саме: експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів.

Законом уможливлено  вирішення в судовому порядку  спорів між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього.

Об’єднання громадян і релігійні організації, а також  підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі  власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Незалежно від того, чи створено на підприємстві, заснованому на приватній формі власності, архівний підрозділ для постійного або тимчасового зберігання документів, чи ні, базуючись на статті 32 Закону № 3814, зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

 

Призначення і  сутність експертизи цінності документів

 

Основні завдання, які  вирішують під час проведення експертизи цінності документів:

визначення складу документів підприємства, які є значущими для особи, суспільства чи держави або цінними для власника і мають бути передані до архіву підприємства, відомчого, зрештою, й державного архіву, щоб організувати їх збереження;

встановлення строків  зберігання документів, інформація яких може бути використана протягом певного часу.

Відповідно до пункту 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого  постановою Кабінету Міністрів України  «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 року № 1004 (далі — Порядок № 1004), для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

Центральна експертно-перевірна  комісія Держкомархіву (далі — ЦЕПК);

експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя (далі — експертно-перевірні комісії або ЕПК);

експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій (далі — експертні комісії або ЕК).

Діяльність експертних комісій організовують відповідно до положень про ЕК. Її створення  унормовують наказом керівника  юридичної особи. За основу можуть слугувати  Типове положення про експертну  комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року № 182 та Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України 17 грудня 2007 року № 183.

Відповідно до пункту 10 Порядку № 1004 положення про  комісії з проведення експертизи та їх склад затверджує керівник (керівний орган) підприємства з урахуванням  рекомендацій Держкомархіву. Пунктом 14 Порядку № 1004 визначено склад ЕК юридичної особи, до якої входять:

керівники служби діловодства  й архівного підрозділу,

працівники структурних  підрозділів,