Журнально ордерная форма

     Основные  принципы журнально-ордерной формы  учета в широкой степени согласуются  с возможностями вычислительной техники, но не предусматривают их использования.

     Одним из недостатков журнально-ордерной формы учета, компенсируемым в использовании  автоматизированной формы учета, является приспособленность к ручному  труду. Автоматизированная форма учета  предусматривает ввод данных на основании  первичных документов в ЭВМ, которые в дальнейшем проходят машинную обработку. Обработанные данные предоставляются пользователю в необходимой для него форме: документы, видеограммы, регистры, отчетность [9, с. 182]. 

     В настоящее время используются такие  программы автоматизированной обработки информации как «1С: Бухгалтерия 7.7», «Галактика», «Ветразь» и др.

     Упрощенная  форма бухгалтерского учета применяется  в организациях малого бизнеса. При  использовании данной формы учета  из 62 синтетических счетов действующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируются в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1 [3, с. 415].

     Выбор организационной формы зависит  от видов деятельности организации, объема документации, количества ПЭВМ и уровня квалификации работников.

     Таким образом, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие  важнейшие принципы:

• ведение записей хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
• совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета с одновременным отражением хозяйственных операций в разрезе, необходимом для контроля, анализа и составления периодической и годовой отчетности;
• применение объединенных журналов-ордеров по экономически взаимосвязанным счетам;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета и в необходимом разрезе.

1.2.     Характеристика основного регистра – журнала-ордера 

     В процессе ведения бухгалтерского учета данные, полученные из первичных документов после их проверки и таксировки, группируются и распределяются в определенном порядке в других более обобщенных носителях информации – различных таблицах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. В практике бухгалтерского учета применяется многообразие регистров различных видов.

     При журнально-ордерной форме учета  на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. Основными регистрами учета являются журналы-ордера.

     Как видно из схемы [рис. 1], при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются три основных вида учетных регистров: журналы-ордера, ведомости (карточки), Кассовая книга и Главная книга. Важнейшим регистром при этой форме бухгалтерского учета является журнал-ордер, от которого и получила название сама форма учета.

     Журнал-ордер  – это комбинированный регистр  хронологической и систематической, а в некоторых случаях и  комбинированной записи, так как  в нем совмещается синтетический и аналитический учет [11, с. 173].

     Журналы ордера ведутся по кредиту бухгалтерских  счетов и вспомогательным к ним  ведомостям, составленным по дебету счетов. Благодаря этому становится возможным не только формировать текущую информацию в разрезе показателей, удовлетворяющих соответствующих пользователей, но и использовать эти показатели при заполнении соответствующих форм отчетности.

     Этому способствует и другой отличительный признак строения журнала-ордера. По тем из них, где наряду с записями по кредиту отдельных счетов ведется и аналитический учет, предусмотрены два раздела: один — для регистрации хозяйственных операций по кредиту счетов, а другой — для отражения показателей непосредственно аналитического учета.

     Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражаются в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета.

     Во  вспомогательных ведомостях записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом другого счета. Тем самым раскрывается причинно-следственная связь конкретной хозяйственной операции. Поэтому записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шахматному принципу, т. е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

     Чаще  всего применение таких ведомостей связано с трудностью получения  необходимых аналитических показателей  непосредственно в журналах-ордерах. В связи с этим группировка  данных первичных документов осуществляется предварительно в таких ведомостях, откуда полученные итоги переносятся в соответствующие журналы-ордера. Например, подробная информация о хозяйственных операциях, связанных с приобретением и использованием производственных запасов в денежном выражении по местам хранения за отчетный период накапливается в Ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары ф. № 46-АПК. Полученные в ней итоги затем переносятся в соответствующие журналы-ордера (№ 10-АПК) [8, с.389].

     Исключением является регистрация записей по счетам денежных средств — 50 «Касса», 51 «Расчетный счета» и 52 «Валютные счета», по которым одновременно с журналами-ордерами по кредиту этих счетов составляются ведомости по их дебету. Такая методология обусловлена целесообразностью отражения в одном месте кассовых и банковских операций — достаточно специфичных по своему содержанию, поскольку относятся к наиболее ликвидным оборотным активам предприятия, и потому требующих надлежащего контроля за их движением.

       В целях исключения дублирования записи в журналах-ордерах, в которых формируются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов денежных средств, производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за отчетный период.

       В журналах-ордерах заранее указывается  корреспонденция счетов, а в некоторых из них и номенклатура статей аналитического учета.

     Указанная выше особенность по ведению учета  денежных средств тем не менее  не отрицает общую методологию, характерную  для журнально-ордерной формы счетоводства, а именно: хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций ведется одновременно, как единый рабочий процесс. Тем самым отпадает необходимость в ведении Журнала хронологической регистрации хозяйственных оборотов. В то же время указание в журналах-ордерах типовой корреспонденции по кредиту счетов, а в ряде случаев и необходимого перечня показателей, требуемых для целей отчетности и анализа, позволяет обеспечить правильную группировку данных первичных документов.

     Журнально-ордерная форма характеризуется еще наличием такого учетного регистра как листок-расшифровка (разработочная таблица). Его назначение — расшифровывать по счетам и статьям аналитического учета суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих счетов. Записи в листок-расшифровку осуществляются по дебетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка на месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-ордерах.

     В одном журнале-ордере, как правило, объединяются несколько экономически взаимосвязанных синтетических счетов. Например, журнал-ордер № 2-АПК ведется по кредиту четырех счетов: 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

     Строение  отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета при помощи линейной записи, что способствует составлению отчетности в более сжатые сроки.

       Записи в учетных регистрах  производятся по мере принятия к учету документов либо итогами за месяц. Каждый регистр в конце месяца должен быть подписан исполнителем, на которого возложено его ведение, и главным бухгалтером.

       Итоги учетных регистров по  окончании месяца записывают  в Главную книгу, о чем в них делается соответствующая отметка.

     Таким образом, при журнально-ордерной форме  учета применяются разнообразные  регистры: журналы-ордера, ведомости, книги. Основным регистром является журнал-ордер, который ведется по дебету бухгалтерских  счетов. Журнал-ордер совмещает в себе как аналитический, так и синтетический учет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ПОРЯДОК УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ В РЕГИСТРЫ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ

2.1. Первичные документы  – основание для  записей в учетные  регистры 

     Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

     Первичные учетные документы служат средством  обоснования учетных записей. Они  также используются для руководства  и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям.

     На  основании бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных  фактов хозяйственной жизни, ведется  текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех  или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

     Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что  посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная  регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

     Носителями  юридической информации документы  считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

     Первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу [9, с. 169].

     Поскольку документы придают юридическую  силу ФХЖ. отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов документов. Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

     Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

       Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы [6, ст. 9]. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     наименование  документа (формы), код формы; дату составления;

     наименование  организации, от имени которой составлен документ;

     содержание  факта хозяйственной жизни;

     количественную  и стоимостную оценку факта хозяйственной  жизни;