Журнально-ордерная форма бухгалтерского учёта

58

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА             

1.1. Основные работы в компьютерной бухгалтерии

1.2. Характеристика автоматизированных систем

1.3. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

1.4. Критерии выбора

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ООО «ТОБОЛЬСК-НЕФТЕХИМ»

2.1.Автоматизация бухгалтерского учета с использованием

ABACUS Professional

2.2. Основные возможности программного комплекса

ABACUS Professional

2.2.1. Учет основных средств и капитальных вложений

2.2.2 Складской учет

2.2.3 Учет денежных средств и расчетов

2.2.4 Учет  расчетов с подотчетными лицами

2.2.5. Составление отчетности

3. Проблемы внедрения системы ABACUS Professional

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Современное предприятие - большое и сложное образование, у которого много разных «органов» и частей. Организм этот может только нарождаться, появляться на свет или находиться в отроческом периоде, быть в «расцвете сил», наконец, уже дряхлеть, «отживать свой век» (но при этом, кстати, так и не успев набраться мудрости).     

В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-opганизационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порождёнными деятельностью предприятия. [21, c.17-24]

Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, при обретающая в условиях переход ной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров — обеспечивает регистрацию, xpанение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильнос­ти и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием — ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы» с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уп­латы налогов, а с другой - фор­мально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью систе­мы информационного обеспече­ния всей деятельности предпри­ятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутин­ных операций, связанных с мно­гократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных до­кументов и переносом данных из одних документов в другие. Не­смотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской де­ятельности, не так-то легко по­дучить решение, удобное для не­искушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изме­нение требований, предъявляе­мых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Безусловно, компьютерная про­грамма не может заменить гра­мотного бухгалтера, но она поз­волит сэкономить его время и силы за счет автоматизации ру­тинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и от­четности, оценить текущее фи­нансовое положение предприя­тия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные сис­темы бухгалтерского учета спо­собны помочь подготовить и со­хранить в электронном виде первичные и отчетные докумен­ты, а также бланки часто повторя­ющихся форм (платежные пору­чения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформиро­ванными реквизитами предпри­ятия. [20, c.3-10]

Непременными структуры, управляющей информационными потоками являются инструментарий в виде современной системы автоматизации (КИС) и управленческие кадры (менеджмент), которые могут эффективно её использовать. Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует актив­ных действий, преобразований, движения — иначе не выжить.

Главное — определить в сформулировать цели пре­образований, правильно вы­брать направление и понять, каким средствами готово по­жертвовать предприятие для их достижения.

Целью, например, может быть повышение эффективности биз­неса, улучшение деятельности всего предприятия или его неко­торых направлений. Необходи­мо оценить, что даёт в данном случае внедрение и использова­ние ИС. При этом ее полезность может не обязательно измерять­ся в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. [16, c.5-6]

Вышесказанное и определило актуальность настоящего исследования.

Цель исследования: изучить автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете.

Объект исследования: ООО «Тобольск-Нефтехим».

Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:

1. проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;

2. выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;

3. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «Тобольск-Нефтехим».

Методы исследования:

1.                              Анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета;

2.                              Сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете;

3.                              Индукция – переход от изучения единичных факторов к общим выводам.

Структура ВКР:

Работа состоит из двух глав. В первой главе – теоретической – на основе изучения научной, учебной и периодической литературы отечественных авторов, таких как Брага В.В., Глицкий А.Б., Коцюбинский А.О., Шуремов Е.Л., Вартанян А., Королев Ю.Ю. и многих других рассматриваются автоматизированные бухгалтерские системы, специфика бухгалтерского учета с их применением, их достоинства и недостатки.

Во второй главе – практической – анализируется применение программного комплекса ABACUS на исследуемом предприятии ООО «Тобольск-Нефтехим».

1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1. Основные работы в компьютерной бухгалтерии

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [13, c.12]

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением  первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [12, c.11-13]

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже.  Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В  идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных  с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна. [29, c.9-13]

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять  и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.