Бюджеты и этапы

       Задача  предварительного контроля финансовых средств — обеспечить платежеспособность предприятия, проведение эффективной политики по привлечению заемных средств, размещению свободных денежных средств и оптимизации их остатка в кассе и на расчетных счетах.

• Особую сложность представляет предварительный контроль предполагаемых инвестиций.

       В ходе предварительного контроля предполагаемых инвестиций сопоставляют и анализируют  различные инвестиционные решения. Их выбор осуществляется на основе использования общей комплексной информации, позволяющей объективно оценить достоинства и недостатки каждого проекта. Только после этого они включаются в бюджет инвестиций.

       В результате предварительного контроля количественные и качественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны между собой, проверены по ограничениям и оптимизированы.

       Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной и периодической.

       Непрерывная связь позволяет повседневно  контролировать исполнение бюджетов. Особенно это актуально при осуществлении проектов по созданию нового продукта и при решении задач, связанных со значительным привлечением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Периодическая связь позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализаций.

       Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной информации.

       Контроль  через наблюдение за исполнением бюджетов осуществляется путем общения менеджера или контроллера со всеми участниками хозяйственной деятельности. Этот вид контроля позволяет выявить многие отклонения, не поддающиеся учету, более глубоко анализировать их причины и виновников. Он более оперативен, значит, более действенен и предпочтителен для текущего контроля.

       Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную с данными финансового учета, устранить субъективный фактор при анализе причин и виновников отклонений.

      Следует отметить, что эти две формы  контроля взаимно дополняют друг друга и востребованы в большей  или меньшей мере в зависимости  от складывающейся ситуации.

       В конечном итоге основная задача и  роль текущего бюджетного контроля заключается  в том, чтобы осуществить корректирующие действия на показатели исполнения бюджета  до того, когда они сформируются окончательно.

• Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по завершении деятельности, для которой определяется бюджет, либо по истечении определенного заранее периода времени.

       Организационной формой результатов текущего и последующего контроля являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят воедино информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных показателей.

1.4.Учет отклонений в бюджетировании

       Учет  в системе бюджетного контроля выполняет  функцию обратной связи. Используя  обратную связь, получают информацию, отражающую фактические значения бюджетных показателей, что позволяет своевременно выявлять отклонения между фактическими и бюджетными данными о затратах и результатах.

       Наиболее  сложным в бюджетировании является техника отражения фактических  данных и отклонений от бюджетов в разрезе центров ответственности на счетах управленческой или бюджетной бухгалтерии.

       Первый  вариант основан на отражении  отклонений в системном бухгалтерском учете на базе использования соответствующих счетов синтетического и аналитического учета и последующего списания на счета продаж или результатов, производственно-сбытовой деятельности.

       При этом отклонения учитываются по различным  категориям затрат и результатов, по использованным ресурсам, центрам ответственности, сегментам деятельности.

       Второй  вариант ориентируется на отражение отклонений в первичной документации и учетных регистрах без использования специальных счетов и субсчетов. Основой этого варианта может быть нормативный метод выявления и учета отклонений, который всегда обходился без счетов синтетического учета.

       На  практике чаще отклонения выявляют и  учитывают после определения  фактической себестоимости выпущенной продукции. В этом случае готовая  продукция в текущем учете  отражается по нормативной себестоимости, а выявленные отклонения определяют и списывают на счета отклонений после завершения производственного процесса.

       Отличие этой схемы от предыдущей состоит  в том, что отклонения выявляются на счетах производственной себестоимости  после процесса изготовления продукции  и систематизируются на отдельном счете.

1.5.Бюджетный анализ

         Управленческий учет и контроль  всегда сопровождает анализ. В  зависимости от видов бюджетного  контроля различают три вида  бюджетного анализа: перспективный,  оперативный и ретроспективный. 

       Перспективный (прогнозный, предварительный) бюджетный анализ изучает экономические явления и процессы с позиций перспективы их развития и использования при формировании бюджетов.

       Основные  цели данного анализа — всесторонне  проанализировать информацию о возможных  способах достижения обозначенной стратегии и тактики предприятия, оценить реалистичность тех или иных решений по формированию бюджетов и их соответствие внутренней логике развития бизнеса.

       Оперативный бюджетный анализ используется непосредственно при исполнении бюджетов при осуществлении хозяйственной деятельности предприятия. Цель оперативного анализа — оценка отклонений фактических показателей от намеченных бюджетом. Инструментом достижения этой цели служит комплексное, оперативное выявление и измерение причинно-следственных взаимосвязей бюджетных отклонений.

       Оперативность в анализе бюджетов означает прежде всего своевременность выявления  и исследования краткосрочных изменений  деятельности центра ответственности, которые либо могут вывести его  из заданного бюджетом направления развития, либо сигнализируют о появлении дополнительных возможностей, позволяющих перевести его на более эффективный режим функционирования. При этом всегда необходимо учитывать время, в течение которого действуют причины, порождающие отклонения от бюджета. В противном случае результаты оперативного анализа бесполезны, так как возникает новая экономическая ситуация с новыми причинно-следственными взаимосвязями и новыми экономическими последствиями.

       Ретроспективный анализ исполнения бюджетов проводится на основе итоговых результатов деятельности центров ответственности за период, установленный бюджетом. Ретроспективный анализ проводится преимущественно по документированным источникам информации на базе бухгалтерской и статистической отчетности. Это позволяет типизировать процедуры анализа. Для повышения эффективности такого анализа широко используются единые методики, включающие разнообразные по форме и содержанию математико-статистические методы. Компьютерная техника позволяет существенно сокращать сроки проведения анализа, более полно учитывать влияние выявленных факторов на результат производственно-хозяйственной деятельности, заменять приближенные или упрощенные расчеты более точными вычислениями, ставить и решать многомерные задачи.

       В основе определения целей ретроспективного бюджетного анализа лежит принцип исследования хозяйственной деятельности на основе выполнения бюджетных показателей. С помощью ретроспективного анализа должна быть дана оценка напряженности и обоснованности бюджетных показателей, установлены причины отклонений от бюджетных показателей и приведена оценка деятельности менеджеров, структурных подразделений и всего предприятия в целом.

       Традиционной  задачей ретроспективного анализа  является выявление факторов бюджетных  отклонений и количественная оценка их влияния. Важно не только выявить сам факт отклонения, но и установить его причины, исследовать прямые и косвенные связи, изучить явные и скрытые зависимости между анализируемыми показателями.

       Связь экономического анализа и бюджетирования прослеживается в основном по двум направлениям:

       Первое  направление включает стратегический и текущий анализ. Они включают анализ безубыточности, анализ с целью  обоснования ассортиментной структуры, цен и др. При этом анализе велико значение нормативов, так как в основе планирования статей затрат лежат нормы расхода материалов, электроэнергии, планово-предупредительного ремонта, трудовые и т.д. Для проведения предпланового анализа используется широкий спектр экономико-математических методов, включая методы элементарной математики, регрессионного анализа, моделирования и др.

       Второе  направление анализа связано  с необходимостью контроля за исполнением  бюджета. Если бюджетирование сочетается с нормативным учетом и учетом по центрам ответственности, то анализ дает хорошие результаты, которые можно успешно использовать для ликвидации последствий нежелательных отклонений, корректировки бюджетов, в целях мотивации.

       При организации последующего анализа  возникает проблема выбора форм, структуры  внутрипроизводственной отчетности и выбора методик проведения анализа. Отчетность должна строиться в соответствии со структурой бюджетов и составом их статей. Простейшим вариантом формы отчетности является следующая:

Таблица 1

 

       Однако  такая форма неудобна для управления, так как в ней не фиксируются  отклонения и не даются необходимые  пояснения. Более детальную информацию дает следующая форма:

       Таблица 2

 

       Анализ  выполнения бюджета может проводиться по таким традиционным направлениям, как: статьи и элементы затрат; виды деятельности; подразделения оргструктуры управления; центры финансовой ответственности - и нетрадиционным: операции; процессы; бизнес-процессы; клиенты; поставщики.

       Для проведения анализа выполнения бюджетов широко используется механизм гибких бюджетов. Гибкий бюджет - генеральный  бюджет, пересчитанный на выполнение какого либо показателя, чаще всего - объема продаж. Что может получить специалист в результате анализа жесткого бюджета? Во-первых, величину общего отклонения от бюджета в абсолютном и относительном выражении; во-вторых, информацию об отклонениях по статьям и соотношение изменений, например, объема продаж и затрат.

       Таблица 3