Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией

1.3.6 ПРОЦЕДУРА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Процедура предупреждающих действий во многом сходна с процедурой корректирующих действий. Часто эти две процедуры объединяют в одну процедуру. Процедура предупреждающих действий содержит правила работы по устранению причин потенциальных (возможных) несоответствий. Данная процедура является более сложной по сравнению с процедурой корректирующих действий, т.к. требует применения методов выявления и управления возможными событиями. К таким методам относятся методы управления рисками, поэтому в процедуру управления предупреждающими действиями часто включают элементы риск-менеджмента.

Первым этапом разработки данной процедуры является этап определения источников информации о потенциальных несоответствиях. Источники информации сходны с источниками информации по корректирующим действиям – это результаты анализа рисков, результаты анализа потребностей и ожиданий потребителей, результаты анализа работы организации, измерение удовлетворенности потребителей, измерения процессов, данные прошлого опыта, результаты самооценки.

Предупреждающие действия, как и корректирующие, могут затрагивать различные уровни улучшений в организации – долгосрочные улучшения, среднесрочные и оперативные. Поэтому, следующим этапом будет являться определение правил соотнесения потенциальных несоответствий с уровнями улучшений в работе организации.

Порядок действий по проведению предупреждающих действий в общем виде, также не сильно отличается от порядка действий по проведению корректирующих действий:

– проведение анализа потенциальных несоответствий;

– определение причин потенциальных несоответствий;

– оценка необходимости принятия мер для предотвращения потенциальных несоответствий;

– определение и осуществление необходимых мероприятий;

– регистрация результатов предпринятых действий;

– анализ результативности и эффективности предпринятых действий.

Существенное отличие от процедуры корректирующих действий возникает в деталях выполнения указанного выше общего порядка действий. Все эти действия будут определяться выбранными методами управления рисками.

1.3.7 КАРТЫ ПРОЦЕССОВ

Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие процессы нет. Но требования разделов 4.1 и 7.1 этого стандарта говорят о том, чтобы организация определила все свои процессы и обеспечила необходимое управление процессами. Выполнить эти требования без документирования невозможно. Одним из вариантов документирования процессов является создание карты процессов (блок-схем или алгоритмов процессов).

Основное назначение карты процесса – это представлять технологию выполнения процесса. За счет создания карты процесса осуществляется его документирование, в результате у организации появляется возможность управлять этим процессом, вносить в него изменения, оценивать результативность и эффективность процесса.

В ходе создания системы качества, карты процессов разрабатываются на все процессы, входящие в область действия системы качества.

В совокупности весь набор карт процессов содержит технологию работы и управления, как системой качества, так и организацией в целом.

Карта процесса должна представлять процесс с той полнотой, которая необходима для получения устойчивых и приемлемых результатов процесса. Нет необходимости в карте процесса указывать все детали, которые квалифицированные сотрудники обязаны знать сами. Как правило, карта процесса представляет поток работ, который переходит от подразделения к подразделению. Поэтому, еще одно назначение карты процесса – это решить «проблемы стыков» между подразделениями, задействованными в процессе. Результаты работы одного подразделения (или организационной единицы) должны быть полностью востребованы последующим подразделением, и этих результатов должно быть достаточно для выполнения работы. Т.е. «выходы» из одного подразделения должны полностью соответствовать «входам» другого. Для обеспечения такой «стыковки» и разрабатываются карты процессов.

Для того чтобы карта процесса выполняла свое назначение, существуют обязательные элементы, которые должны указываться в карте. К числу таких элементов относятся:

— операции процесса;

— ресурсы процесса (материальные, технические, людские, информационные и пр.);

— особые условия выполнения процесса (если они есть);

— компетентность и квалификация персонала;

— документы, устанавливающие требования к продукту процесса и их изменение при переходе от операции к операции;

 

— способы мониторинга процесса;

— методы проведения проверок, контроля и испытаний продукта процесса;

— отчетность, создаваемая по ходу процесса.

В том случае, если создается новый процесс, все эти элементы могут изменяться по ходу «опытной эксплуатации» процесса. Для того, чтобы можно было оценивать улучшения в таких процессах необходимо в карте процесса предусмотреть методы проверки эффективности процесса.

1.3.8 ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ

Стандарт ИСО 9000:2005 определяет записи по качеству как особый вид документации системы качества. Особенность этого вида документации заключается только в том, что эти документы подтверждают факт выполнения какого-либо действия и меняют свой статус в момент регистрации этого факта. Например, пустая форма, предназначенная для регистрации результатов контроля, является обычным документом системы качества. Как только в эту форму внесены результаты контроля (форма заполнена), эта форма становится записями по качеству.

В стандарте ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) определен минимальный состав записей по качеству, который должен существовать в организации. При необходимости этот состав записей по качеству может быть расширен самой организацией.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документация СМК - это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода информации, она обеспечивает выполнение функций СМК.

 Разработка документации  СМК – трудоемкий процесс, на  который уходит очень большое  количество времени.

 Эффективность системы  менеджмента качества во многом  зависит от того, насколько хорошо  документирована такая система.

 Документирование системы  качества, выполненное в систематической  и последовательной манере, придает  системе качества официальный  статус, и должно:

 • предъявлять перечень  четких требований к персоналу;

 • облегчать согласованность  действий в области качества  и обеспечивать единое понимание  требований внутри организации;

 • распространяться  без затруднений, чтобы любой  сотрудник, которому потребуется  документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой  документации;

 • одновременно доводить  до сведения заинтересованных  сотрудников перечень инструкций;

 • способствовать эффективным изменениям руководства (Система качества не может быть жесткой; изменения должны вноситься в нее без затруднений. Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно сообщалось заинтересованным сотрудникам).

 • обеспечивать преемственность  и постоянство в случае смены  сотрудников и уменьшать продолжительность  обучения;

 • облегчать мониторинг  и проведение проверок системы.

 Важно, чтобы документация  системы качества отражала реальную  работу компании. Бюрократически  составленные процедуры и рабочие  инструкции и т.п., вызовут лишь  нежелание их использовать, так  как могут быть оторваны от  ежедневной реальности.

 Создание документированной  системы качества не должно  становиться «бумаготворчеством», следовательно, следует избегать  создания лишних документов. Система  качества должна быть тщательно  спланирована, а ее документация  эффективно разработана, и быть  простой, ясной и легко управляемой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
4. Аудит качества: краткий курс лекций. В.В Шушерин. г. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://www.kpms.ru/Procedury.htm

http://www.iso9001.su/documentation/management