Классификация базовых понятий управления проектами

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).

Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта.

В свою очередь, каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.

Применительно к очень крупным проектам, например, строительству метрополитена, освоению нефтегазового месторождения и т.п. количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено.

Выделение дополнительных этапов в крупных проектах связано не только с большой продолжительностью строительства этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций - участников проекта.

Вся деятельность по проекту протекает взаимозависимо во времени и пространстве. Однако обеспечить однозначное распределение фаз и этапов выполнения проекта в логической и временной последовательности практически невозможно. Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.

Структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты, необходима для того, чтобы проектом можно было управлять.

Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести и связывает элементы работы, которые предстоит выполнить - как между собой, так и с конечной целью проекта.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

 

2.2. Функции и подсистемы управления проектами

 

Управленческие функции включают основные, базовые виды деятельности, которые должны осуществлять управляющие работники на всех уровнях и во всех предметных областях по проекту.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.

Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и прочие. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.

Отличие подсистем от функций управления проектом заключается в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и методы. Управление подсистемой включает выполнение практически всех функций.

Подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями.

 

2.3. Методы управления проектами и организационные структуры управления проектами

Методы управления проектами позволяют:

- определить цели проекта  и провести его обоснование; выявить  структуру проекта (подцели, основные  этапы работы);

- определить необходимые  объемы и источники финансирования;

- подобрать исполнителей - в частности через процедуры  торгов и конкурсов; подготовить  и заключить контракты;

- определить сроки выполнения  проекта, составить график его  реализации, рассчитать необходимые  ресурсы;

- рассчитать смету и  бюджет проекта, планировать и  учитывать риски;

- обеспечить контроль за ходом выполнения проекта).

Методы управления проектами включают такие, как: сетевое планирование и управление, календарное планирование, логистику, стандартное планирование, структурное планирование, ресурсное планирование, имитационное моделирование на ЭВМ и другие.

Реализация проекта происходит в рамках организации, структура которой в значительной степени влияет на успех проекта. Выделяют следующие принципиальные организационные формы:

- функциональная структура, предполагающая использование существующей  функциональной иерархической структуры  организации. Менеджер проекта осуществляет  лишь общую координацию работ;

- дивизиональная форма организации управления (разновидность функциональной структуры, сформированная по региональному, продуктовому или технологическому признакам;

- проектная структура. Данный  подход предполагает, что комплекс  работ проекта разрабатывается  независимо от иерархической  структуры организации;

- матричная структура. Промежуточная  форма, объединяющая преимущества  проектной и функциональной структур  управления. Могут быть выделены  три разновидности матричной  структуры организации: слабая матрица, когда координатор проекта отвечает  за координацию задач по проекту, но имеет ограниченную власть  над ресурсами; сбалансированная  матрица, когда менеджер проекта  координирует все работы и  разделяет ответственность за  достижение цели с руководителями  функциональных подразделений; жесткая  матрица, когда менеджер проекта  обладает максимальными полномочиями, но и несет полную ответственность  за выполнение задач проекта.

Прочие организационные формы управления проектами, обусловленные условиями реализации проекта.

 

 

 

 

 

.               Управляемые параметры проекта  и результат проекта

Управляемыми параметрами проекта являются:

- объемы и виды работ  по проекту;

- стоимость, издержки, расходы  по проекту;

- временные параметры, включающие  сроки, продолжительности и резервы  выполнения работ, этапов, фаз проекта; а также взаимосвязи работ;

- ресурсы, требуемые для  осуществления проекта, в том  числе: человеческие или трудовые, финансовые ресурсы, материально-технические, разделяемые на строительные  материалы, машины, оборудование, комплектующие  изделия и детали, а также ограничения  по ресурсам;

- качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов  проекта и прочее.

Проект и процесс его реализации, осуществления являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Под результатом проекта понимают продукцию, результаты, полезный эффект проекта. В качестве результата, в зависимости от типа / цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта (результата) судят по тому, насколько он (результат) соответствует по своим затратным / доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проект имеет ряд свойств, о которых целесообразно помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

- проект возникает, существует  и развивается в определенном  окружении, называемом внешней средой;

- состав проекта не  остается неизменным в процессе  его реализации и развития: в  нем могут появляться новые  элементы (объекты) и из его состава  могут удаляться некоторые его  элементы;

- проект, как и всякая  система, может быть разделен  на элементы, при этом между  выделяемыми элементами должны  определяться и поддерживаться  определенные связи.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно "проект" и "внешнюю среду" в определенной степени условно. Причины этого заключаются в следующем:

1.                Проект не является жестким  стабильным образованием: ряд его  элементов в процессе реализации  проекта могут менять свое  местоположение, переходя в состав  проекта из внешней среды и  обратно.

2.                Ряд элементов проекта могут  использоваться как в его составе, так и вне его. Типичным примером  этому могут служить специалисты, одновременно работающие как  над реализацией конкретного  проекта, так и над решением  некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого  проекта).

В практике бизнес-планирования обычно подлежат изучению три аспекта окружения проекта:

а) политический, а именно - отношение властей к проекту,

б) территориальный, включающий изучение конкурентных предложений на рынке аналогичной продукции,

в) экологический, связанный с необходимостью обеспечения экологической безопасности проекта.