Компьютерные управление затратами на предприятии

1.4. Критерии выбора политики предприятия в сфере информационных технологий. Интегрированная система управления

 

Следует отметить, что в принципе внедрение интегрированной  системы управления на предприятии, стержнем которой является система  бюджетирования, основанная на информационном обеспечении системы комплексного нормативного учета, возможно даже на «бумажных» носителях информации. Другое дело, что в практике деятельности средних и крупных предприятий то или иное использование программно-технических средств и программных продуктов просто необходимо.

Проект по разработке и внедрению ИСУ на предприятии, как правило, делится  на три фазы (схема 1):

1. Обследование  компании.

2. Проектирование.

3. Ввод в  действие.

 

Схема 1. Этапы  проекта по разработке и внедрению  ИСУ

 

Обследование компании. На первой фазе взаимодействия (обследование) проводится сбор данных и анализ деятельности компании (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей интегрированной системы управления (ИСУ), строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения (разработка заказной системы либо адаптация готового программного пакета, либо гибридная модель — часть системы разрабатывается на заказ, часть — охватывается готовым пакетом).

Проектирование. Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления компанией могут быть определены по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование бизнеса компании, определены и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий.

Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ) укрупнено описывает управленческие и информационные взаимосвязи в системе. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная  работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, т.е. на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме.

Пробное внедрение предлагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производятся согласование необходимых изменения.

Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес-процессов будущей системы управления. Технический проект информационной системы (ИС) подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес–операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

Ввод интегрированной системы  в действие. На данном этапе проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, реализация модулей сопряжения с системой управления технологическими процессами, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

С самого начала работ по настройке/реализации интегрированной  системы управления проводится обучение проектной группы заказчика, которая  впоследствии будет сопровождать создаваемую  систему.

Пробные пусконаладочные работы проводят на стендовом (обособленном) оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения

пробной пуско-наладки  от компании назначают освобожденную  группу, состоящую из перспективных  сотрудников, которые освобождаются  от текущей производственной нагрузки. Освобожденная группа в дальнейшем участвует в обучении остальных  сотрудников и распространении  настроенного пакета по всем рабочим  местам.

Пробная пуско-наладка  включает следующие этапы:

• обучение освобожденной  группы;

• техническую  настройку типовых рабочих мест;

• пробную  конвертацию данных и дополнительные работы;

• пробный  ввод в действие.

Основной  задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании.

Основные  пусконаладочные работы включают следующие  стадии:

• обучение пользователей  рабочих мест;

• доводка  технической настройки на рабочих  местах;

• промышленная конвертация данных;

• проведение опытной эксплуатации.

По результатам  опытной эксплуатации составляется акт о сдаче в промышленную эксплуатацию. На этом проект внедрения ИСУ на предприятии, как правило, считается завершенным. В дальнейшем в течение нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации ИСУ силами собственных и приглашенных специалистов до тех пор, пока интегрированная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия.

 

Заключение

 

Автоматизация управления затратами и управленческой отчетности призвана упростить и повысить эффективность этой деятельности.

Составление бюджета и автоматизация отчетности позволяет предприятию максимально эффективно использовать имеющиеся и привлекаемые ресурсы, выгодно использовать рыночные колебания, избежать неблагоприятных ситуаций.

Важно знать, какого рода автоматизация требуется  конкретной компании. Важно создать  надежную и достоверную систему  оценки исполнения разных бюджетов разных уровней.

Автоматизация управления затратами бесполезна, если на предприятии нет полноценного бюджетировании. Поэтому прежде чем отдать предпочтение какой-либо компьютерной программе, необходимо разобраться с организацией внутрифирменного финансового планирования, т.е. проработать бюджетирование как управленческую технологию. При этом всегда нужно помнить, что без компьютеризации и автоматизации бюджетирвоание не может быть полноценным.

 

Список литературы

 

1. Бухгалтерский управленческий учёт: учеб. для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / М.А. Вахрушина. – 7-е изд., стер. – Москва: Омега-Л, 2010.
2. Волкова О.Н. Управленческий учёт: учеб. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010.
3. Дойл Д. Управление затратами: стратегическое руководство. – Волтерс Клувер, 2006. – 264с.
4. Концепция контроллинга: Управленческий учет. Система отчетности. Бюджетирование. – Альпина Бизнес Букс, 2008. – 269с.
5. Основы бюджетирования и больше. Справочник по составлению бюджетов: пер. с англ. / Джай К. Шим, Д жойл Г. Сигел; под общ.ред. В.А. Плотникова. – М.: Вершина, 2009.
6. Учёт затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы: учёбно-методическое пособие / Л.В. Попова, И.А. Маслова, С.А. Алимов, М.М. Коростелькин. – М.: Дело и Сервис, 2009.
7. Хруцкий В.Г., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование. Настольная книга по постановке финансового планирования. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2008.
8. Щиборщ К.В. Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2006.