Назначение и типы запасов

за готовой продукцией, а на предприятиях отраслей, производящих инвестиционные товары, большая часть организационных усилий концентрируется на контроле за незавершенным производством /9/.

Итак, рассмотрим основные принципы системы управления запасами.

Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех ее элементов, состоит в реализации принципа обратной связи. Это классический принцип любой управляемой системы. Суть этого принципа заключается в том, что, если руководящее звено системы оказывает управляющее воздействие на рабочий элемент системы, то в системе должна существовать "обратная связь", которая дает данные о новом состоянии всей системы и оценивает результативность ее функционирования.

Главная задача проектировщика системы управления запасами как раз и заключается в том, чтобы так построить систему работы персонала и используемого программного обеспечения, чтобы была реализована "управляемость" всех элементов системы - позиций принципа обратной связи.

Несмотря на всю очевидность этого классического требования к управляемой системе, большинство товарных систем не обладают этим свойством.

На первом уровне системы размещаются модули складской программы и баз данных, в которых накапливаются сведения о движении товаров и работе с покупателями по отгрузке товаров. Здесь же выделяются знания персонала и правила работы персонала с программной средой, в том числе и бухгалтерские нормативные акты, которые определяют поведение персонала при совершении операций прихода и отгрузке товара со склада. Кроме этого, в системе первого уровня присутствуют элементы знаний персонала по выявлению закономерностей в спросе товара, определению товарных остатков. Вся эта информация необходима для того, чтобы система управления запасами в целом могла функционировать, то есть хранить и отгружать товар.

Второй уровень системы управления запасами состоит из различных моделей управления запасами. Модель описания запасов и управления запасами может быть реализована по-разному. В простейшем случае, когда все на себя принимает человек, второй уровень состоит из практических рекомендаций, которым необходимо следовать при закупках того или иного товара. Практически, модель управления "хранится" в голове руководителя.

Его опыт и его указания определяют то, что следует знать о запасах, и как их следует пополнять. Персонал выполняет техническую работу по заключению договоров и общению с поставщиками. Однако сами рекомендации и правила выработки управляющих решений есть результат конкретных исследований, проводимых с использованием математических моделей, оцененных специальным программным обеспечением и представленных руководителю как рекомендации для выработки эффективных решений. Возможен и альтернативный вариант реализации системы второго уровня. Здесь основу составляют правила и знания персонала, необходимые для анализа состояния товарных запасов и выработки правил принятия решений по формированию запасов. Значительную помощь в обработке и наглядному представлению разноплановой информации о состоянии запасов может оказать специализированное программное обеспечение, в котором воплощены разнообразные модели управления. Именно специализированное программное обеспечение позволяет быстро подготовить для персонала необходимые сведения, без анализа которых невозможно принять обоснованное решение. На втором уровне системы присутствуют навыки и приемы работы с указанным программным обеспечением для принятия решений и анализа состояния запасов. На первых двух уровнях системы наблюдается их очень тесное взаимодействие.

Взаимодействие между двумя уровнями системы также поддерживается коммуникационными правилами, в соответствии с которыми обеспечивается передача информации от одного уровня к другому. Практически это находит воплощение в виде инструкций персоналу, который должен взаимодействовать друг с другом. Информация между сотрудниками, имеющими отношение к товарным запасам, должна проходить в полном объеме, достоверно и в установленный срок /12/.

На третьем уровне находятся модель управления финансами и правила, которые позволяют контролировать финансовое состояние запасов. Здесь оценивается экономическая эффективность принимаемых правил по формированию запасов, определяются финансовые источники для их приобретения и общая финансовая стратегия управления запасами. Здесь принимаются стратегические решения по формированию запасов. Реализация методов экономического анализа предполагает использование специализированного программного обеспечения.

Итак, основу системы управления запасами составляют технологии анализа состояния запасов и внешней среды, а также правила принятия решений по формированию запасов. Сами правила могут быть реализованы в виде специализированных программных модулей и инструкций для персонала. При этом основным элементом системы является специалист, обладающий достаточным уровнем знаний для того, чтобы принимать "интеллектуальные" решения, которые подкреплены серьезным анализом текущего состояния запасов и внешней среды.

1.3 Системы контроля за состоянием запасов

Управление запасами предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием. Необходимость организации службы контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса.

Контроль за состоянием запасов и формирование заказа может осуществляться периодически, по одной из представленных систем:

Система оперативного управления - через определенный промежуток времени принимается оперативное решение: «заказывать» или «не заказывать», если заказывать, то какое количество единиц товара.

Система равномерной поставки - через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара.

              Система пополнения запаса до максимального уровня - через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой, т.е. число единиц товара, равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

На практике применяются различные методы контроля, которые могут осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся системы контроля состояния запасов.

Система с фиксированным размером заказа при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас на момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение «не заказывать». Период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не меняется. Например, каждый понедельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и дозаказывает их до заранее определенной максимальной нормы. Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса на момент проверки. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Естественно, применять эту систему можно тогда, когда есть возможность заказывать партии, различные по величине. Например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара, эта система неприемлема. Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был незначителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии не существенности транспортно - заготовительных расходов, связанных с выполнением заказа.

На практике по данной системе можно заказывать:

                  один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика;

                        товары, на которые уровень спроса относительно постоянен;

                        малоценные товары и др.

Система с фиксированным размером заказов при непрерывной проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запаса).  В момент достижения запасов порогового значения заказывается партия постоянного объема. Как только запас какого-либо товара достигает заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа).

В этой системе контроля состояния запасов размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производятся размещение заказа, в этом случае могут быть разные. Постоянными величинами в этой системе являются объем заказа, который определяется размером запаса в момент размещения заказа (пороговый уровень запаса или так называемая точка заказа) и величиной страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. После размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени. Величина запаса в точке заказа выбирается такая, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время доставки товара, запас не опустился ниже страхового. В случае непредвиденного увеличения спроса или нарушения сроков поставки начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита. При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента для торгового предприятия) необходимым условием непрерывного учета фактического уровня запаса, т.е. условием применения данной системы, является использование технологии автоматической идентификации штриховых кодов /16/.

К системам со смешенным контролем состояния запасов также относится система с двумя уровнями:

а)              система с двумя уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса) — фактический уровень товарных запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение заказывать партию, равную разности максимального товарного запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический товарный запас меньше минимального, то принимается решение «не заказывать».

б)              система с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запасов) — решение заказать партию принимается при достижении порогового запаса. Размер заказываемой партии определяется разностью максимального товарного запаса и порогового уровня, с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа.

Выбор системы контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования системы.

2 ОЦЕНКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ОАО «БУЛОЧКА»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Открытое акционерное общество «Булочка» – одна из крупнейших торгово-производственных компаний кондитерского рынка России.

ОАО «Булочка» – современная, прогрессивно развивающаяся компания. Большинство производственных площадок оснащено новейшим оборудованием, что позволяет сделать производство экологически чистым и уменьшить его зависимость от человеческого фактора.

Качество продукции - одна из самых приоритетных ценностей компании. Производственный процесс выстраивается таким образом, что качество уже заложено в продукте. Большое внимание уделяется выбору поставщиков сырья – при изготовлении продукции используются только высококачественные ингредиенты, не содержащие ГМО и другие вредные вещества.

Компания «Булочка» насчитывает более 3500 сотрудников и включает в себя три производственных площадки в Саратове, Самаре и Ульяновске. В Ульяновске подразделение компании располагается по адресу: проспект Созидателей, 117.

Экспорт кондитерских изделий от ОАО «Булочка» осуществляется в Казахстан, Азербайджан, Беларусь, Абхазию и Украину.

Продукция ОАО «Булочка» реализуется через крупнейшие торговые сети России: «МЕТРО», «Магнит»  и т.д.

Организационная структура ОАО "Булочка" сложилась под влиянием нескольких факторов:

        во-первых, это необходимость в процессе объединения слить две во многом разные структуры, при этом, не потеряв преимуществ каждой из них;

        во-вторых, это географическая разрозненность;

        в-третьих, большой ассортимент продукции под различными торговыми марками.

В итоге была создана матричная структура: во главе каждой продуктовой линейки стоит директор, он курирует все вопросы, связанные с разработкой, усовершенствованием, выпуском и продажей входящих в нее продуктов. С другой стороны, сохраняются и функциональные руководители, курирующие традиционные направления деятельности любой организации, финансы, кадры, юридические вопросы и т.д. Такая организационная структура позволяет выгодно сочетать опыт каждого руководителя в своей сфере с доскональным знанием и фокусировкой на отдельных продуктах.

2.2 Общий анализ управления запасами на предприятии

1 этап - Анализ запасов в предшествующем периоде.

Основной задачей этого анализа является выявление уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования.

На первой стадии рассматриваются показатели общей суммы запасов, - а именно: темпы ее динамики, удельный вес в объеме оборотных активов.

Удельный вес (УВ) запасов в объеме оборотных активов (по данным баланса) приведен в таблице 1.

Таблица 1 – Удельный вес запасов в объеме оборотных активов