Особенности протекание трудовой деятельности руководителя

2.3. Рациональная планировка  и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть  эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной  работы руководителя необходимо  иметь :

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один  телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для  связи внутри организации), а другой  для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для  выхода за пределы организации)  по возможности должен быть  таким, что на звонок по нему  должен отвечать сначала секретарь,  а если необходимо переключать  звонок на руководителя. Это позволит  меньше отвлекать руководителя.

3.3. Компьютер. В настоящее  время без компьютера нельзя  представить нормальной работы  руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Очень необходимая  вещь, позволяющая руководителю  незабывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление  кабинета. Цветовые тона должны  быть не резкими, мягкими. Цвета  лучше выбирать из светлых  тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют  снижению утомляемости, но и увеличивают  объем кабинета. Важно также, чтобы  все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны  для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические  условия труда. Основные нормативы  приведены в таблице № 1.

Следует отметить, что для  снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

На рисунке № 1 показан  один из возможных вариантов организации  рабочего места руководителя. Отметим  некоторые особенности.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место  руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят  журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность  стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует  покрывать стол стеклом, так как  его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний  должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена  для неофициальных приемов и  отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно  также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

Работа с документами  и корреспонденцией.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится  на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы  и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит с  входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное  подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей  корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости  от предназначения.

3. Отбор документов, которые  адресованы руководителю или  находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее  рациональным и приемлемым является  сортировка, позволяющая руководителю  сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранит документы в  кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

Ведение телефонных разговоров.

Телефон — важное средство эффективности управленческого  труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании  им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных  телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который  регулярно должен проверяться, обновляться  и дополняться. В личном справочнике  кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно  указать его должность или  дело, с которым он связан.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь  люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к  разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Рациональная структура  телефонного разговора, которая  включает четыре обязательных элемента, и варианты общения абонентов  представлены в табл. 2.

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который  перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает  на руководителя, если звонки предназначены  для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

Проведение совещаний, конференций.

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь  повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и  принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной  формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

1. Четко и однозначно  определить тему совещания и  ее цель;

2. Можно ли за одно  совещание решить несколько вопросов;

3. Тщательно разработать  повестку дня, выбрать наиболее  целесообразную последовательность  вопросов;

4. Заранее познакомить  участников с теми фактами,  которые могут обсуждаться в  ходе дискуссии;

5. Как можно раньше  послать приглашение участникам;

6. Выбрать помещение для  заседаний (кабинет руководителя  или специальная комната) с  хорошей вентиляцией и нормальной  температурой;

7. Участникам совещания  выработать возможные решения  по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой  беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен  при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

Составление графика работы.

Руководитель располагает  определенным фондом рабочего времени  в течение дня. Продолжительность  рабочего дня руководителя, как уже  отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий  день. Для этого лучше всего  подходят графики работы. В таких  графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием  посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется  резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально  спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как  выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования  рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше  узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших  задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Подготовка и проведение выступлений.

Руководитель должен владеть  деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли  слушателей, склонить их к своей  точке зрения. Хорошо выступить это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации призванные помочь оратору.

1. Прежде всего важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;

2. В соответствии с  этим определите цель своей  речи: чего вы хотите достичь  своим высказыванием?;

3. Спросите себя, что вы  уже знаете о предмете изложения.  Изложите на бумаге в форме  тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь,  что уже на этом этапе у  вас есть материал для выступления  и вам есть что сказать;