Особенности протекание трудовой деятельности руководителя

4. Четко определите, на  какие вопросы вы должны дать  ответы слушателям;

5. Соберите недостающие  материалы для выступления, выберите  самое важное, пользуйтесь при  этом специальной литературой  по теме выступления, справочными  словарями, журналами и другими  источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие  моменты аргументации;

7. Попытайтесь разбить  приготовленный для выступления  материал на части;

8. Составьте тезисы речи  с включением в них ключевой  информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных выступлений необходимо потренироваться;

10. Концентрация внимания  на основных вопросах содержания  речи.

Замечено, что на современную  публику особенно благоприятно действует  импровизированная речь. Чтение “по  бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:

1. Вступлений: цитаты; пословицы  и поговорки; интересные примеры;  случаи и примеры, взятые из  личного опыта; ссылка на исторические  примеры и факты; определения.  То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя;

2. Основная часть: анализ  проблемы, о которой хотим сказать;  ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных  и второстепенных вопросов; непротиворечивость  речи; эмоциональный накал и др.

3. Заключение: изложение  основной мысли выступления в  виде тезисов; заключительные  выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы  и пути их решения; апеллирование  к слушателям (призыв к действиям,  предостережение и др.)

Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говорить. Монотонно  выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому  эмоциональная с расстановкой речь ( перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Планирование личного времени руководителя

 

«В условиях усложнения принятия управленческих решений, усилением  ответственности за принятие решений, расширением самостоятельности  всех звеньев управления очень важно  как можно эффективнее использовать своё время. Однако это достаточно трудная  задача.

 

Наука управления временем основана на умелом его планировании и привычке исполнять запланированное. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния - времени.

 

Что же повышает эффективность  труда, превращает поток хаотических  по времени операций и дел в  более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих управления временем четыре:

 

1. Планирование. Оно включает  в себя целый набор операций  и действий, а именно: различного  рода исследования, анализ результатов,  тестирование, сопоставление, консультации, наконец, разработку самого плана  и доведения его до исполнителей. Словом, план - ключ к принятию  решений.

2. Реализация плана. Стадия, на которой принимаются решения.  Все конкретные задачи разбиваются  на две категории. Первая - это  задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с  личной свободой руководителя, его  собственными действиями. Вторая - это  задачи, выполнение которых сопряжено  с привлечением других людей.  Их решение даёт общий конечный  результат. В любом случае задачи  в каждой из категорий, так  или иначе, переплетаются друг  с другом и взаимосвязаны с  планированием.

3. Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться,  как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения  оптимальных результатов. Проверка  может быть самой простой (прогнать  подготовленный текст через словарный  процессор на предмет обнаружения  ошибок). А может быть сложной,  сопряжённой с множеством дополнительных  операций, как это бывает при  финансовых проверках.

4. Взаимодействие с другими  людьми. Эта работа, так или иначепересекается со всеми остальными видами деятельности, но в любом случае является как бы следствием или итогом индивидуальной работы каждого. Люди - это основа основ деятельности руководителя. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планёрках, переговорах и пр. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени руководителя.

 

Необходимо подчеркнуть, что каждый руководитель обязан уметь  анализировать своё рабочее время, составлять планы личной работы. При  этом необходимо учитывать все планы  личной работы, уметь расположить  их в порядке важности.

 

Планируя время, руководитель отвечает на три основных вопроса:

Чего я достиг? - оценка ситуации;

Чего я хочу достичь? - постановка целей;

Как я этого добьюсь? - план действий по времени.

 

Чтобы избежать излишних затрат времени, нужно начать с составления  ежедневного временного плана, который  поможет отслеживать, на что руководитель тратит своё время. Проанализировав  временной план, можно будет определить те дела, на которые следует потратить  меньше времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной  план на весь день, а не только на рабочее  время. Составив такой список, руководитель сможет пересмотреть и по-новому спланировать очерёдность дел.

Систему планирования личного  труда руководителя можно представить  как закрытую систему, в которой  отчётливо видны взаимосвязи  между отдельными видами планов - долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих  средне- и краткосрочных, а так  же в планах текущего периода.

Для непредвиденных работ, а  также оперативного решения текущих  вопросов планируется резерв времени  в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует  учитывать правило 60 : 40 - планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел.

Таким образом, можно сказать, что планирование - это то, с чего должен начинать руководитель. Это  рациональное определение того, куда он хочет идти и как собирается достичь этого. До тех пор пока руководитель этого не сделает, он не может быть уверен в том, что его  усилие предпринято в правильном направлении.

 

Если руководитель намерен  всерьёз подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в  следующей последовательности:

- анализ бюджета времени;

- составление списка планируемых  дел

- определение времени  для выполнения этих дел;

- сопоставление необходимых  затрат времени на планируемые  дела с личным бюджетом времени  и личными возможностями;

- составление списка дел  на год;

- составление тематического  списка дел на месяц;

- составление плана действий  на неделю;

- запись текущих дел  и составление рабочих планов  на день.

Установление периодов времени, которое требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст  чувство уверенности, и представление  о наиболее предпочтительном распределении  времени и наиболее целесообразной очерёдности

Прием по личным вопросам.

Для проведения приема лучше  выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Все приемы посетителей можно  разделить на: официальные и не официальные.

Официальные приемы можно  проводить:

1. за столом для конференций,  совещаний (см. рис. № 1). Это  поставит руководителя и посетителя  в одинаковые условия, то есть  психологически собеседнику будет  легче. К такому способу лучше  всего прибегать, когда прием  посетителя официальный, но руководитель  хочет лучше наладить межличностный  контакт;

2. за рабочим столом. За  рабочим столом лучше всего  вообще не принимать посетителей,  т.к. на нем могут находиться  важные документы, которые может  увидеть посетитель и по ряду  другим причин. За ним лучше  принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за  рабочим столом, а работник находиться  спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. №1). Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы ограничить время затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения  беседы руководитель должен:

1. уметь активно слушать.  То есть в процессе рассказа  собеседника не просто слушать  молча, а показывать, что вы  следите заходом мысли. Это,  например, можно сделать путем  высказываний типа: да-да, конечно,  безусловно и других;

2. уметь понять собеседника.  Причем “понять не значит принять”. Если руководитель может правильно  понять собеседника, то это  поможет ему принять правильное  решение;

3. уметь направить разговор  в нужное русло.

4. стараться говорить  на уровне собеседника и другое.

Посещение рабочих мест.

Посещение рабочих мест (в  большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие  отношения, быть в курсе дел на предприятии. Также при посещении  рабочих мест рабочие могут высказать  руководителю свои пожелания или  возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению  руководитель должен собрать необходимый  материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе  дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с  рабочими необходимо учитывать психологические  моменты. В частности в цеха лучше  идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться  по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше  кратко записывать и после анализа  внедрять не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

 

Заключение.

В первой главе были кратко рассмотрены особенности труда  руководителя, учет затрат рабочего времени, а также как рационально спланировать мероприятия по улучшению труда.

Во второй главе были непосредственно  рассмотрены основные пути по которым возможна организация труда. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия не сложно провести, а результат будет впечатляющим.

В третьей главе описано  как организовать личное время

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если руководитель:

1. придерживается авторитарного  метода управления. Такой руководитель  привык решать все сам, забывая  при этом, что тратит напрасно  много времени;

2. не анализирует свою  работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

3. не посвящает время  самообразованию.

Главное, чтобы у руководителя было желание улучшить свой труд.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников.

1. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. - 271 с.; ил.