Управление в АПК

Н.Н. ЛАРАСОЦКАЯ, кандидат экономических  наук, доцент кафедры "Бухгалтерский  учет" Финансовой академии при Правительстве  Российской Федерации

 

Одним из важнейших условий  бесперебойной работы организаций  всех отраслей народного хозяйства  является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское  хозяйство, во многом зависит рациональное использование материально-производственных ресурсов, повышение производительности труда, рентабельности производства и  качество готовой продукции.

 

Основное назначение складов - хранение материально-производственных запасов (МПЗ). Кроме того, на складах  выполняются работы, связанные с  подготовкой материалов к производственному  потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и др.). Потери материалов при хранении и производстве погрузочно-разгрузочных работ оказывают влияние на увеличение себестоимости продукции, работ  и услуг, а также создают условия  для безнаказанного хищения имущества.

 

По характеру деятельности (назначению) склады промышленных организаций  могут быть материальные и внутрипроизводственные (межцеховые или внутрицеховые). На материальных складах хранятся материальные запасы, предназначенные для обеспечения  непрерывного и бесперебойного процесса. Работа этих складов строится с учетом требований производственного процесса и обеспечения его материалами. От четкой работы складов в значительной степени зависит успех работы организации, развитие производства, выполнение производственных заданий. К внутрипроизводственным складам относятся межцеховые и  внутрицеховые склады, на которых  сосредоточиваются МПЗ, а также  межоперационные заделы для текущего обслуживания рабочих мест и бесперебойного выполнения сменно-суточных заданий и графиков производства.

 

По виду и характеру  хранимых МПЗ склады организаций  делятся на универсальные и специализированные.

 

Универсальные склады приспособлены  для хранения самых различных  видов материальных ценностей. К  ним относятся центральные материальные склады, предназначенные для хранения различных материалов производственного  и хозяйственного назначения.

 

Специализированные склады предназначены для хранения определенных видов материалов. К этим складам  относятся склады черных металлов и  металлоизделий, цветных металлов и  их сплавов, лакокрасочных материалов, ГСМ, древесных и строительных материалов, электроизделий и других материалов.

 

Важным вопросом организации  складского хозяйства на предприятии  является правильное размещение их на территории этой организации. В любой  производственной организации существует технологическая связь между  отдельными складами и цехами-потребителями  материально-производственных запасов. Кроме центральных складов, в  различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие роль промежуточных  складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада.

 

Склады должны быть оборудованы  специальными устройствами для хранения материалов (стеллажами, бункерами, резервуарами), обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. К оборудованию для хранения материалов предъявляются следующие требования:

 

- для обеспечения сохранности  материальных ценностей необходимо  каждую марку, сорт и размер  того или иного материала хранить  в соответствующем стеллаже, бункере  и т.д.; в одной ячейке стеллажа, бункера нельзя хранить два  и более сортов и марок материалов, потому что это осложняет отпуск  материалов, вызывает его порчу  и пересортицу, а также усложняет  проведение инвентаризаций, что  снижает их оперативное и контрольное  значение;

 

- оборудование должно  позволять укладывать материал  с одной стороны, а отпускать  - с другой, обеспечивая при этом  бесперебойность поступления и  отпуск материалов;

 

- при организации складирования  материалов необходимо стремиться  к тому, чтобы обеспечивалась  удобная укладка и выемка материалов  из стеллажей или других приспособлений, что позволит с наименьшими  трудовыми и временными затратами  проводить выборочные инвентаризации  и внезапные проверки;

 

- важно обеспечивать максимальное  использование площади и объема  склада, стеллажа или другого  устройства для хранения;

 

- размеры ячеек и стеллажей  должны соответствовать габаритам  материалов, способам их укладки  (на полках стеллажа, поддонах) и  принятой организации и механизации  (автоматизации) внутри складских  работ.

 

В организации эффективного учета и контроля МПЗ важную роль играет оборудование мест их хранения и использования весоизмерительными приборами для качественных измерений материалов при их приемке, отпуске и проверке наличия. Количество материалов может быть определено в зависимости от принятой единицы учета путем взвешивания, замера (длины, поверхности или объема), подсчета количества штук или путем "теоретического подсчета".

 

Применяемые на складах весы делятся на следующие основные группы: автомобильные стационарные и передвижные, вагонные, крановые, платформенные (товарные) передвижные и стационарные, настольные и др.

 

Правильное хранение материалов на складе и последующее быстрое  их нахождение при отпуске предполагает их размещение по сортам, размерам и  даже партиям поступления. Для обеспечения  этого условия необходимо для  каждого сорта и размера материала  иметь определенное место хранения: стеллаж, полку, ячейку, ящик и т.д., укладывая  наиболее ходовые материалы ближе  к входу или выходу. Материалы  однородные, но поступившие на склад  в разные сроки, надо размещать рядом, но таким образом, чтобы ранее  поступившие материалы можно  было отпускать в первую очередь. Важно обеспечить отпуск материалов в порядке их поступления на склад. Для этого рекомендуется применять  гравитационные стеллажи, которые обеспечивают поточность перемещения в них  материалов.

 

Условия и техника хранения материалов зависят от их физико-химических свойств. Очень многие материалы  близки по своим физико-химическим свойствам, поэтому условия и  техника их хранения могут определяться применительно не только к отдельным  видам материалов, но и к их группам.

 

При определении условий  хранения материала следует учитывать  длительность хранения его на складе. В зависимости от продолжительности  нахождения материалов на складе различают долгосрочное и краткосрочное хранение.

 

К краткосрочному хранению можно  отнести материалы текущего запаса, а к долгосрочному хранению - материалы  специального, неснижаемого, резервного запасов.

 

В большинстве организаций  текущий запас на материальных складах  не превышает 30-45 дней.

 

Для обеспечения правильного  хранения МПЗ требуется организовать правильный учет их на складе. Основная задача учета материалов на складах  обеспечить их сохранность. Поданным учета  материалов можно выявить избыточные и неходовые материалы, а также  анализировать остатки и оборачиваемость  отдельных видов материалов.

 

Материально-производственные запасы поступают на склад организации  от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные деньги, в результате списания пришедших  в негодность основных средств. Материалы  поступают на склады организации  как от одногородних, так и иногородних  поставщиков. В первом случае доставка их на склады производится обычно автомобильным  транспортом организации или  поставщика. Во втором случае материалы  чаще поступают по железной дороге группами вагонов, одиночными вагонами, в контейнерах и мелкими отправками через грузовой двор станции. Согласно Уставу железных дорог станция назначения груза обязана уведомить грузополучателя  о прибытии груза не позднее 12 часов  следующего дня. Поданные на склад вагоны под разгрузку осматриваются  работниками транспортной группы и  склада: проверяется целостность  стен, пола, крыши и наличие пломб. Пломбы должны соответствовать данным, указанным в вагонном листе и накладной, правильно навешены и иметь ясный отпечаток.

 

Материалы, поступающие в  открытом подвижном составе, сверяются  с данными, содержащимися в накладной. Если материал перевозился навалом  или насыпью, то проверяется равномерно ли он лежит на открытом подвижном  составе и нет ли следов утери  или хищения. При наличии какого-нибудь дефекта приемщик вправе требовать  контрольного взвешивания и составления  акта. Порядок приемки материалов, прибывших в вагонах или контейнерах, зависит от того, за чьими пломбами они поступили. Если материал прибыл за пломбой станции отправления, то он принимается в присутствии  весовщика станции по количеству мест. Если материал прибыл в исправном  состоянии, а недостача веса не превышает  установленных норм естественной убыли  при перевозках, акт не составляется, а недостача веса отмечается в  железнодорожной накладной. Материал может поступать на склад и  за пломбами отправителя. При этом если вагон и пломбы исправны, необходимо требовать от станции назначения отметки на обороте накладной  о выдаче груза без проверки веса. Снятые с таких вагонов пломбы следует сохранять до момента  приемки и оприходования материала. Если при приемке выявляется расхождение  между данными поставщика и фактическим  количеством прибывшего материала, то приемный акт составляется при  участии представителя государственной  экспертизы или незаинтересованной организации, и к акту прилагаются  снятые с вагона пломбы.

 

Поступающие на склад с  материалами вагоны или автомашины должны быть оперативно приняты и  разгружены. За задержку вагонов под  выгрузкой сверх установленных  сроков с грузополучателя взыскивается штраф. Материалы, поступающие на склады организации, должны тщательно проверяться  в отношении соответствия их количества и качества, указанных в сопроводительных документах.

 

Количественная и качественная приемки связаны между собой. Проверка количества поступившего материала  должна предшествовать проверке качества. Материалы на складах организации  обычно принимает заведующий складом (кладовщик) совместно с представителями  технических служб. Материалы особо  ответственного назначения и наиболее ценные принимаются специальной  комиссией. Номенклатура таких материалов и персональный состав приемной комиссии в организации утверждаются приказом руководителя или распоряжением  главного инженера.

 

Началом приемки считают  день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов обеспечивает правильное ведение учета  и отчетности, предъявление претензий  поставщику, если поступившие материалы  ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам. Чем скорее поступивший  материал будет принят на учет, тем  меньше возможностей для его порчи  и хищений.

 

Установлены конкретные сроки  для предъявления претензии поставщику в случае недостатков, выявленных при  приемке материалов. Несоблюдение этих сроков может вызвать убытки, так  как претензия не будет удовлетворена  поставщиком.

 

Количественная приемка  материалов на складах организации  заключается в проверке соответствия поступившего материала данным, указанным  в счете-фактуре поставщика или  железнодорожной накладной, спецификации, описи, упаковочных ярлыков и  др., а также условиям договора. Отсутствие указанных документов или некоторых  из них не приостанавливает приемки, и составляется акт о фактическом наличии. В этих случаях в акте делается отметка об отсутствии документов.

 

Если при приемке материалов на складе получателя будет обнаружено несоответствие веса нетто или количества товарных единиц с данными, указанными в сопроводительных документах, получатель приостанавливает вскрытие остальных  мест и вызывает представителей поставщика. В случае неявки их в установленные  сроки заведующий складом (кладовщик) проводит дальнейшую проверку в присутствии  представителей незаинтересованной организации  и составляет акт, который подписывается  всеми присутствующими.

 

Количественную приемку  штучных и весовых материалов следует производить одновременно с их выгрузкой для сокращения объема складских работ и ускорения  процесса приемки. При приемке штучных  материалов, упакованных в ящики, подсчитывается количество мест, взвешивается каждое место и выборочно или  каждое место распаковывается для  определения в нем количества материалов. При подсчете количества мест и определении веса каждого  места следует обращать внимание на маркировку, имеющуюся на таре. Эта  маркировка содержит номер партии, количество мест в партии и вес  данного места (ящика, тюка и т. п.). Количественная приемка МПЗ должна проводиться в соответствии с  инструкцией "О порядке приема продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по количеству".

 

В необходимых случаях  осуществляется приемка материалов по качеству, которая заключается  в проверке качества поступивших  материалов и соответствия их стандартам, техническим условиям и образцам. Качество поступивших материалов устанавливается  путем внешнего осмотра, проверки размеров и лабораторных испытаний отобранных образцов. Внешнему осмотру подвергается весь принимаемый материал или только его часть в виде образцов или проб. Внешним осмотром устанавливаются правильность формы и размеров штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и размеры пороков и повреждений, видимых невооруженных глазом или могущих быть обнаруженными с помощью простейших приборов и инструментов.

 

Когда внешний осмотр вызывает сомнение в качестве принимаемого материала  или имеется несогласие поставщика с заключением приемочной комиссии склада о качестве материала, принимаемого по внешнему осмотру, то производятся лабораторные испытания. Порядок и  сроки приемки материалов по качеству определяются инструкцией "О порядке  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по качеству".

 

При недостачах материальных ценностей в пределах норм естественной убыли претензии к поставщику не предъявляются, и оприходование  их производится по фактической массе. При этом стоимость недостающих  ценностей списывается на себестоимость  заготавливаемых материалов.При  поставке материалов ненадлежащего  качества или поставке некомплектных  товаров у покупателя возникают  права, предусмотренные общими положениями  для всех видов купли-продажи (ст. 475, 480 Гражданского Кодекса РФ). Установленная  законом или договором поставки неустойка за недопоставку или просрочку  поставки взыскивается с поставщика до фактического исполнения обязательств в пределах его обязанности восполнить недопоставленное количество материалов в последующих периодах поставки, если иной порядок уплаты неустойки  не установлен законом или договором.

 

Если поставщик, получивший уведомление покупателя о недопоставках  поставленных материалов, без промедления  заменит эти материалы материалами  надлежащего качества, то покупатель не вправе требовать от поставщика совершения иных действий. Расходы  по замене материалов ненадлежащего  качества несет сам поставщик, по вине которого допущено нарушение условий  договора. Такой же порядок установлен при некомплектности поставленных других МПЗ.

 

Поставленные без согласия организации материалы, не предусмотренные  договором, или материалы, поставленные с нарушением условий договора, т. е. материалы, от приемки которых  склад отказался, хранят и учитывают  отдельно, как принятые на ответственное  хранение.