Управление в АПК

 

О принятии материалов на ответственное  хранение организация (покупатель) обязана  уведомить поставщика по телеграфу  в суточный срок с момента их поступления. Поставщик обязан по телеграфу распорядиться  принятыми на ответственное хранение материалами не позднее 5 дней со дня  получения уведомления или вывезти  материалы. Организация вправе принять  материалы на ответственное хранение, если они без ее согласия поставлены досрочно, при ненадлежащем их качестве или при поступлении незаказанных материалов. В период ответственного хранения организация не вправе использовать материалы и распоряжаться ими, кроме случаев, предусмотренных  законом или иными правовыми  актами.

 

Расходы организации в  связи с принятием товара на ответственное  хранение подлежат возмещению поставщиком. За задержку сверх установленного срока  распоряжения об использовании материалов, принятых получателем на ответственное  хранение, поставщик уплачивает организации  пеню в размере 0,2% стоимости материалов за каждый день задержки, но не более 5% их стоимости. При неполучении распоряжения в течение 30 дней со дня направления уведомления поставщику организация вправе распорядиться материалами, использовав прежде всего возможности реализации материалов на месте.

 

Расходы по приемке, выгрузке и реализации принятого на ответственное  хранение груза включают стоимость  разгрузочных работ, перевозки груза  на склад организации, экспертизы, погрузочных  работ, перевозки на станцию отправления, тариф за перевозку груза по указанию поставщика и другие выплаты, произведенные  хранителем в связи с получением и реализацией не заказанного  им груза.

 

Отдельные партии материалов, находящиеся в процессе технической  приемки, лабораторного испытания, а также принятые на ответственное  хранение ввиду отказа от акцепта, должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в Журнал учета  поступающих грузов (ф. N М-1). Записи в этом журнале ведутся с подразделением на группы: "Материалы, ожидающие  приемки" и "Материалы, находящиеся  на временном ответственном хранении", а внутри этих групп - по отдельным  партиям материалов. Эти партии хранятся на складах раздельно.

 

При организации работы по проведению инвентаризации и проверок МПЗ необходимо учитывать структуру  складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут  быть самостоятельными учетными единицами  или входить в состав других учетных  единиц. В отдельных структурных  подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

 

Отнесение складов к самостоятельным  учетным единицам определяется руководителем  организации по представлению главного бухгалтера.

 

В структурных подразделениях организации, склады (кладовые) которых  не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация МПЗ на таких  складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

 

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру  используется карточка учета материалов (ф. N 17). Карточки выдаются кладовщику под  расписку. Кладовщик ежедневно делает в них записи на основе первичных  приходно-расходных документов года, который проставляется на самом  первичном документе, послужившим  основанием для записи. После каждой записи прихода (расхода) материалов заведующий складом выводит остаток материалов на конец дня.

 

В конце месяца в целях  контроля заведующий складом подсчитывает обороты за месяц по приходу и  расходу и выводит остаток  на конец месяца.

 

Остаток должен соответствовать  аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции движения материалов за текущий месяц. Выведенные остатки заведующий складом  из карточек переносит в ведомость  учета остатков материалов на складе (ф. N М-14), сальдовую книгу, которая  хранится в бухгалтерии. Разрешается  данные об остатках из карточек переносить работнику бухгалтерии организации, но в этом случае заведующий складом  своей подписью заверяет правильность перенесения данных.

 

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии  зависит от метода учета материалов, которым предусматриваются порядок  и последовательность ведения учета  материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверка показателей. При использовании в организации  количественно-суммового метода учета материалов одновременно на складе и в бухгалтерии ведутся регистры количественно-суммовой формы (карточки аналитического учета, оборотные ведомости) в разрезе номенклатурных номеров. В конце месяца проводится взаимосверка данных склада и бухгалтерии.

 

Все перечисленные документы  на поступление и расход материалов используются прежде всего для ведения  оперативного учета материалов работниками  складов. На каждый номенклатурный номер  материальных ценностей имеется  карточка количественного складского учета.

 

Верхняя часть карточки (сведения о самом материале, норма запаса, цена за единицу) заполняется бухгалтером  материальной группы. Нижняя часть  предназначена для отражения  текущего движения материала в натуральном  выражении на основе первичных документов. Карточки регистрируются и под расписку выдаются кладовщику.

 

Периодически, но не реже одного раза в десять дней, бухгалтер материальной группы принимает по реестру первичные  документы на приход и расход материалов, проверяет соответствие записей  в карточках содержанию документов и ставит в графе "Контроль" дату проверки и подпись.

 

При таком порядке ведения  карточек складского учета материалов и контроля за записями в них данные оперативного учета приобретают  бухгалтерскую достоверность и  в дальнейшем процессе учета материалов могут использоваться в качестве регистров аналитического учета  движения материалов.

 

Сама картотека на складе строится в порядке балансовых счетов, однородных групп материалов, а внутри них - по номенклатурным номерам. Записи в карточках ведут только работники  складов, которые осуществляют оперативный  учет. Остатки на 1-е число каждого  месяца переносятся из карточек в  сальдовую книгу или ведомость, таксируются по учетной цене и  подсчитываются по укрупненным группам  материалов, складам и балансовым счетам.

 

Полученные после таксировки по учетным ценам суммы остатков материалов каждой укрупненной группы сверяются с данными бухгалтерии, где движение материалов учитывается  в денежном выражении, по тем же укрупненным  группам однородных материалов. Такой  порядок ведения оперативного учета  движения материалов и его взаимосвязь  с бухгалтерскими обобщениями называется оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом, преимущество которого (особенно в условиях обработки с применением  ЭВМ) состоит в том, что оперативные  данные движения каждого вида материалов, отраженные в карточках складской  картотеки, приобретают бухгалтерскую  достоверность благодаря установленной  системе контроля за текущими запасами и остатками. Это, в свою очередь, позволяет отказаться от учета движения по каждому номенклатурному номеру в натуральных единицах измерения, объединить оперативный и аналитический  учет в единую систему и тем  самым снизить затраты времени  на ведение такого учета.

 

Однако сальдовый метод  не приобрел повсеместного распространения - встречаются и другие варианты организации аналитического учета  по видам материалов. На ряде предприятий  отсутствует контроль со стороны  бухгалтерии за отражением операций поступления и отпуска материалов в складских карточках, что вызывает необходимость в самой бухгалтерии  осуществлять параллельный учет в натуральных  единицах измерения. Для этого используют сортовую оборотную ведомость, в которой ежемесячно на основе сгруппированных по номенклатурным номерам первичных документов показывают количество и сумму остатков на начало месяца, приход, расход и остатки на конец месяца. На отдельных предприятиях, как правило небольших, в бухгалтерии ведут карточки количественно-суммового учета материалов по каждому номенклатурному номеру с последующим обобщением данных об остатках и движении в оборотной ведомости. Это намного увеличивает трудоемкость ведения сортового учета материалов за счет дублирования ряда записей, дополнительных подсчетов и т. д.

 

В установленные сроки  заведующий складом передает все  приходные документы склада в  бухгалтерию организации по реестру  формы N М-13 "Реестр приемки-сдачи  документов", выписанному в двух экземплярах. Первый экземпляр с  приложением оправдательных документов остается в бухгалтерии, второй (с  распиской бухгалтера о количестве принятых приходных и расходных  документов) - у заведующего складом. Как правило, документы передаются ежедневно, но не реже одного раза в  неделю. В организациях малого и  среднего бизнеса, где документооборот  незначителен, документы передают в  бухгалтерию подекадно или два  раза в месяц.

 

Для удобства группировки  первичных документов можно передачу приходных и расходных документов фиксировать в отдельных реестрах. Реестры на сдачу документов в  этом случае нумерует заведующий складом  нарастающим итогом с начала года: в реестрах на сдачу приходных  документов проставляет нечетные номера (01, 03, 05 и т.д.), на сдачу расходных  документов - четные (02, 04, 06 и т.д.). В  реестрах номера документов должны быть сгруппированы по субсчетам, а в  разрезе субсчетов - по источникам получения (от поставщиков, подотчетных лиц, по договорам дарения и безвозмездно, от списания основных средств и т.д.) и направлениям расхода - изготовление продукции, оказание услуг, выполнение работ, ремонт основных средств, общепроизводственные и общехозяйственные цели, реализация, безвозмездная передача и т. д.

 

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче  на склад.

 

Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке  на основании оправдательных документов. При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему следует  приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и  чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру - при покупке  у другой организации за наличный расчет, акт или справку о покупке  на рынке или у населения.

 

В акте (или справке) подробно излагается содержание хозяйственной  операции с указанием даты, места  покупки, количества и цены материальных ценностей по ордеру продавца. Акт (справку) должен утвердить руководитель организации. Форму акта (справки) разрабатывает  бухгалтерия организации самостоятельно, и она прилагается к приказу  об учетной политике. В нем должны быть отражены все необходимые реквизиты, позволяющие проконтролировать  законность и целесообразность приобретения материалов. Список лиц, которым разрешено  приобретать материальные ценности за наличные деньги, должен быть оформлен приказом (распоряжением) по организации  об учетной политике.

 

Бухгалтерия не реже одного раза в неделю проверяет правильность и полноту записей в карточках  складского учета по первичным документам, сданным заведующим складом в  бухгалтерию. Факт проверки подтверждается подписью проверяющего в карточках  складского учета.