Анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления

Документы готовятся в стандартных офисных приложениях – текстовом редакторе или электронной таблице, а портал обеспечивает для них:

• контроль версий;
• сбор и согласование замечаний;
• визирование и утверждение;
• публикацию (размещение в официальных источниках либо доведение до заинтересованных лиц);
• надежное архивирование и быстрый поиск.

Кроме того, механизм категоризации автоматически анализирует документы в указанных папках и архивах и размещает их в наиболее походящих рубриках. Сотрудник получает уведомления о распоряжениях руководства, о необходимости исполнения поручений и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые он подписан [5, с. 53].

Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования документа, уполномоченному исполнителю достаточно поместить его в специальную папку, которая «сама выполнит» все необходимые по регламенту действия – уведомит визирующих и проследит за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку).

Естественно, в случаях, предусмотренных законом, подзаконными актами и/или служебными инструкциями, документы могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки и подписаны цифровой подписью для удостоверения подлинности.

Информационные ресурсы г.Ачинска включают широкий набор правовых баз данных: база данных нормативно-правовых документов Республике Мордовия «Консультант+», базы данных нормативно-правовых документов РФ («Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и Банк нормативно-правовых актов), база данных нормативно-правовых документов субъектов РФ «Консультант+».

Создана мощная информационно-справочная система, представляющая собой регулярно обновляемую базу данных, содержащую около 900 показателей социально-экономического состояния Республики Мордовия, областей Центрального Федерального округа и Российской Федерации в целом.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

 

 

 

 

 

3 Основные направления совершенствования  управления документооборотом

3.1 Перспективы внедрения автоматизированных  систем

документооборота в органах местного самоуправления

 

Основное содержание работы большинства органов государственной власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.

В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1. длительные процедуры передачи документов внутри организации;
2. возможность утери информации о местонахождении документов;
3. отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;
4. высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;
5. высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации.

Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

1. повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);
2. переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов [11, с. 24].

Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.

При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.

Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.

1. Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
2. Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
3. Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

Поэтому Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления:

1. автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;
2. электронный документооборот и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.

Не вызывает сомнения необходимость перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности работы органа государственной власти или местного самоуправления.

Для претворения этого решения в жизнь Microsoft совместно с партнерами предлагает тесно интегрированный комплекс программных средств [19, с. 61]:

1. операционные системы Microsoft Windows® и Microsoft Windows Server;
2. система управления базами данных (СУБД) Microsoft SQL Server™;
3. система автоматизированного делопроизводства и документооборота;
4. система автоматизации архивного дела;
5. сервер обмена сообщениями Microsoft Exchange Server;
6. программный пакет Microsoft Office®.

Предлагаемое решение основывается на электронном контроле за операциями, производимыми с бумажными документами, а также за использованием электронных копий документов в тех случаях, когда не требуется заверять их подлинность.

В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.

В качестве примера в последующих разделах будет рассмотрена система «Дело» компании «Электронные офисные системы».

Данная система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:

1. Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.
2. Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.
3. Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
4. Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.