Анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления

Основа предлагаемого решения – система автоматизации делопроизводства и документооборота – является современным масштабируемым решением.

Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной высокопроизводительной СУБД.

Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

1. входящие;
2. исходящие (внутренние);
3. письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д.

Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, уполномоченный на то государственный служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности – распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа.

При большом потоке входящих документов делопроизводитель может направить документ в специализированный участок сканирования. Там документ будет отсканирован высокопроизводительными техническими средствами потокового сканирования и образ автоматически присоединится к уже введенной РК.

После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо данного органа власти, которое должно рассмотреть поступивший документ. При наличии возможности делопроизводитель может подготовить и проект резолюции. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу.

Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом, несмотря на то что резолюция вносится от имени уполномоченного должностного лица, система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа.

После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции.

Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

При необходимости исходящий документ можно опубликовать в электронном виде на общедоступном портале органа власти. Подробнее о публикации документов рассказано в разделе «Обеспечение доступа к публичной информации».

После того как исходящий документ зарегистрирован, его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто утвердил, кому документ направлен) могут быть отправлены адресуемому органу власти по электронной почте. Если система автоматизированного делопроизводства установлена и там, то поступивший позже оригинальный документ регистрируется как входящий уже в автоматизированном режиме – многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются по умолчанию на основе данных, полученных вместе с его электронной копией. Таким образом, резко сокращается время прохождения документа на уровне исходящий–входящий, и сотрудники организации-адресата получают возможность ознакомиться с содержанием документа задолго до доставки бумажного экземпляра.

Однако работа с исходящими или внутренними документами не ограничивается их рассылкой. После доведения документа до сведения определенных должностных лиц, предприятий или граждан документ передается на хранение в архив.

С точки зрения нормативов архивное дело выходит за рамки документооборота. Однако архивное хранение документа является достаточно сложным и трудоемким процессом. Поэтому автоматизация архивного дела так же важна для повышения эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

В рассматриваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного дела, разработанная партнером компании Microsoft – компанией «Электронные офисные системы», предназначена для ведения и учета архивных документов органов власти и местного самоуправления. Более подробно она рассматривается в разделе «Архивное хранение».

Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом – от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и органа власти в целом.

Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:

1. Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.
2. Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций).

Отдельный аспект контроля – протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.

Подготовка документов

Система автоматизации процесса подготовки текстов проектов документов предоставляет средства, позволяющие более рационально организовать процесс работы непосредственных исполнителей. Независимо от способа организации работы – в одиночку или в сотрудничестве с другими государственными служащими, – совокупность подсистем, входящих в систему автоматизации процесса подготовки документов помогает повысить производительность труда исполнителей.

Благодаря успешному переходу к использованию самых современных технологий в области электронной почты, электронного документооборота и коммуникаций, которые не уступают технологиям корпоративного и частного сектора, государственные организации повышают эффективность своей работы за счет (а) возрастания точности, полноты, достоверности и оперативности накапливаемой информации; (б) предоставления широких возможностей для осуществления контроля за исполнением решений; (в) обеспечения прозрачности исполнения решений и (г) снижения накладных расходов. Это в конечном итоге повышает качество жизни граждан и способствует социально-экономическому прогрессу страны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы и предложения

 

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.

Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.

На пути разработки таких систем имеются объективные трудности, однако в настоящее время уже ни для кого не секрет, что будущее документооборота в органах местного самоуправления – это его автоматизация.

 

Список использованных источников

 

1. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. – 1998. - №16. - с. 80-81.
2. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. - с. 42-44.
3. Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. – 1998. - № 3. – с. 4-15.
4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 13-16.
5. Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота //Делопроизводство. – 1998. - № 2. - с.52-55.
6. Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с.38-40.
7. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям // Секретарское дело. – 2001. - № 2. – с. 6-16.
8. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. - с. 29-34.
9. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997. – 114 с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – 89 с.
11. Государственная система документационного обеспечения управления / Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1999. Проект.
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М.: Главархив, 1991. – 218 с.
13. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. – 2003. - № 1. – с. 25-30.
14. Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 9-12.
15. Зубков Д. и др. Об одном подходе к автоматизации документооборота //  Открытые системы. – 1997. -  № 4. - с. 45-48.
16. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1998. - № 1. - с. 82-87.
17. Кислуха В.А. Значение и применение экспертных систем в службах управления персоналом // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 22-24.
18. Красилов Н. и др. Об одной модели документооборота // Открытые системы. – 1997. -  № 1. -  с. 23-28.
19. Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63.
20. Кузнецов С.Л. Новые программные средства автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 1999. - № 1. - с. 60-63.
21. Кузнецов С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 31-34.
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. – 287 с.