Архивные путеводители

Содержание

 

 

1. Введение

 

 

2. Понятие об архивном  путеводителе 
3. Характеристики фондов в путеводителе
4. Справочный аппарат к путеводителю
5. Обзоры документов и другие архивные справочники

 

6. Заключение

 

Введение

 

Архив - учреждение или структурное подразделение  учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей. 
 
Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.  
 
Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие.

 

Любой архив имеет  научно-справочный аппарат (НСА), т.е. систему  справочников, содержащих информацию о документах этого архива. Кроме  того, научно-справочный аппарат существует и на уровне Архивного фонда Российской Федерации (равно как и на уровне Национальных архивных фондов Украины и Республики Беларусь) – в виде межархивных справочников и других изданий.

Архивные справочники  составляются на единой методической основе, а потому позволяют быстро и эффективно находить нужную информацию.

Рассмотрим основные виды научно-справочного аппарата в  том порядке, как обычно они и  используются.

Путеводитель – это  вид архивного справочника, в  котором содержатся краткие сведения о фондах архива (или нескольких архивов).

В виде краткого справочника или подробного описания путеводители существуют ко всем федеральным и региональным архивам. Однако многие из них были изданы в советский период и могут не полностью отражать содержание фондов архива. Однако ведётся постоянное обновление путеводителей по архивам, множество прекрасных изданий было издано в последние годы.

В путеводителе всегда разделяются фонды дореволюционного периода от фондов советского и современного периода. Иногда могут также дополнительно  выделяться фонды периода Временного правительства и Белого движения.

 

Фонды путеводителя могут  описываться как отдельно, так  и по группам. Обычно описание включает в себя название фонда, крайние даты документов, содержащихся в нём, краткую  историческую справку о фондообразователе. Главная часть – это список документов с их аннотациями. Хорошо составленное описание позволяет оценить, помогут ли документы этого фонда в исследовании.

В конце путеводителя обычно находится список неаннотируемых фондов. В путеводителях, изданных в  советский период, на него необходимо обращать особое внимание, так как туда часто выносились фонды духовных консисторий, церквей и коллекции метрических книг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие архивный путеводитель

 

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о

документах  одного или нескольких архивов.

 

Видами  путеводителя являются:

- путеводитель по архивам,

- путеводитель по фондам архива (ов),

- краткий справочник по фондам архива (ов),

- тематический путеводитель по фондам архива (ов).

 

Путеводитель по архивам (архиву) -вид путеводителя по фондам

архивов, содержащий систематизированный перечень архивов  с характеристикой хранящихся в  них документов.

 Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

 

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит:

из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних  дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

 

Путеводитель  по фондам архива - вид архивного справочника,

содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных

фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном  порядке и предназначенного для  общего ознакомления с составом и  содержанием фондов архива.

 

Тематический  путеводитель по фондам архива (ов) - вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

 

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут

создаваться по фондам всех или нескольких архивов  любого региона, по

фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу 

фондов государственного архива (ов).

 

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных

справочников  на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик  фондов

(документов) и  справочного аппарата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Характеристики  фондов в путеводителе

 

 

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда -это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения —основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной с

хемы, которая  определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1.Фонды досоветского  периода.

2.Фонды советских,  современных учреждений, организаций 

предприятий.

 

Характеристики  фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

- высшие и местные органы государственного управления;

- органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

- органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им

учреждения;

- хозяйственно-экономические организации и предприятия;

- культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

- органы суда и прокуратуры;

- органы сословно-городского и земского самоуправления;

- учреждения религиозного культа; общественные организации;

- фонды личного происхождения и архивные коллекции.

 

Характеристики  фондов советского и современного периодов могут 

располагаться по такой схеме:

- высшие и местные органы государственного управления;

- органы народного и государственного контроля;

- органы управления промышленностью, сельским хозяйство и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации,

предприятия;

- органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства;

- подведомственные им учреждения и организации;

- органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

- общественные организации;

- фонды личного происхождения и архивные коллекции.

 

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов

характеристики  могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т. д.При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной

характеристике  должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой  характеристики дается типовое или  обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой

характеристики, объединяющей последовательно сменявшие  друг друга 

организации с  родственными функциями, названием  может служить 

перечисление  в хронологической последовательности этих

фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда,

заключается в  том, чтобы она отражала основное содержание документов

фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его 

документной информации. Максимально полный охват содержания

документов  фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

 

Цель характеристики фонда в целом —дать необходимую  и достаточную информацию о составе  и содержании документов фонда и  адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все

элементы характеристики фонда:

название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический  список литературы о фонде.

Каждый элемент  характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

 

Название  фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1)на историческую  эпоху деятельности фондообразователя;

2)название фондообразователя,  его функции в государственном  аппарате 

или отрасли  экономики, культуры и т. п.;

3)масштаб деятельности  фондообразователя, который содержится в

понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный»  и т.д. В то же время по названиям  фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение  фондообразователя.

 

Справочные  данные о фонды сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов

дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка которая помогает вскрыть сущность исторических и логических