Централизация
отдельных операций по обработке
документов является наиболее
рациональной формой организации
делопроизводства, так как позволяет
снизить затраты на обработку
документов, улучшить организацию
труда работников службы делопроизводства
за счет специализации и взаимозаменяемости
отдельных работников, эффективно
использовать оргтехнику, достичь
единства организационного и
методического руководства документационным
обеспечением.
Однако полная
централизация работы с документами
возможна только в небольших
учреждениях с объемом документооборота
до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная
форма организации документационного
обслуживания представляет собой
полную противоположность централизованной
службы. Каждое структурное подразделение
одной организации создает свою
собственную службу для работы
с документами, в которой автономно
выполняется весь цикл операций
по созданию, хранению, систематизации
документов данного структурного
подразделения. Эта форма характерна
для организаций и учреждений,
аппарат которых территориально
разобщен, а также для тех, в
которых документирование деятельности
имеет специфические особенности
(например, исходя из соображений
защиты информации или самостоятельности
деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма
организации работы с документами
- самая распространенная. При этом
часть операций (чаще всего прием и обработка
поступающих и отправляемых документов,
их регистрация, контроль за сроками исполнения,
изготовление, тиражирование, архивное
хранение) сосредотачивается в центральной
службе делопроизводства, а в каждом структурном
подразделении (в департаментах, управлениях,
отделах) выпол-няются операции по созданию
(печати) документов, их систематизации,
хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной
формы является такая организация
работы с документами, при которой
одна и та же технологическая
операция (например, регистрация документов
или контроль за их исполнением) проводится
для одних массивов документов централизованно
(в канцелярии), а для других - децентрализованно
(в структурных подразделениях). Разделение
массивов документов в случае использования
традиционных (ручных) методов работы
проводится по критерию адресования -
если документ адресован руководству
организации, он регистрируется в канцелярии,
если руководству структурного подразделения,
то в этом подразделении. Чаще всего в
структурных подразделениях регистрируют
внутренние документы - по месту их создания.
Например, в бухгалтерии - бухгалтерские
документы, в отделе кадров - документы
по личному составу и т. д.
Использование
новейших компьютерных технологий,
наличие факсимильных аппаратов,
факсмодемных устройств компьютеров позволяют
организовать прием и регистрацию поступающих
документов, контроль за их исполнением,
информационно - справочную работу в структурных
подразделениях.
В создании
и организации службы делопроизводства
вопрос выбора организационной
формы - один из самых сложных.
Действующие государственные нормативно-методические
документы не регламентируют
форму работы с документами.
В каждом
конкретном случае выбор организационной
формы работы с документами
остается прерогативой самой
службы делопроизводства и руководства
учреждения. Решение этого вопроса
связано с первоначальной организацией
службы делопроизводства. В зависимости
от изменений, которые происходят
в связи с преобразованиями
самой организации (фирмы), от
модернизации технологии обработки
документов изменяется и степень
централизации и децентрализации
работы с документами.
Регламентация
выбранной формы работы с документами
закрепляется в инструкции по
делопроизводству