Автоматизация делопроизводства и учреждений

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

(УГУЭС)

 

 

 

 

    Кафедра: «ИУС»

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: Электронный документооборот

 

Тема: Автоматизация делопроизводства и учреждений

 

 

 

 

 

 

                                                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа-2013

 

Содержание:

 

Введение                                                                                                                 3

Глава I. Аспекты внедрения автоматизированных

систем документооборота и делопроизводства                                        6

1.1 Проблема информированности                                                           6                             

1.2 Проблема кадров                                                                                    7

Глава II. Автоматизация делопроизводства и учреждений                     8

Глава III Научные основы автоматизации производства                       13

 

Заключение                                                                                                            15

Литература                                                                                                             16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут определены следующими положениями. Организация  и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях  и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на   естественном   языке   (рукописные,   машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы,), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты флешки, диски и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию  ведения делопроизводства.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом  учреждении: от офиса небольшого предприятия  до федерального ведомства или крупной  корпорации.

Деятельность любого предприятия  регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения  тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа  во многом зависит от следующего.

Во-первых, от того, насколько  ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация  работ, при которой документ незамедлительно  передавался бы исполнителю (или  от исполнителя к исполнителю), а  для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа  в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается  на сотрудника, который непосредственно  в исполнении документа участия  не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Когда речь заходит об автоматизации  документооборота, то часто в эту  сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения  к решаемой проблеме - текстовые  редакторы, программы распознавания  символов, системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и  за ее пределами. Электронный документооборот  охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен  информацией по компьютерным сетям. В данном обзоре рассматриваются  программные продукты, попадающие под  эти определения.

Концептуальные различия российского и зарубежного документооборота приводят к тому, что прямое использование  популярных западных продуктов, таких, как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это понимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. Поэтому нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем этой статьи. Интереснее сравнивать концепции, положенные в их основу разработчиками.

Существует два основных направления развития и внедрения  систем документооборота на российском рынке: традиционно российское и  западное.

За последние более  чем 100 лет в России сложилась  определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях  и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных  и отчетных форм и журналов. Для  обеспечения единого порядка  обработки документов предусматривается  создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в  реальном масштабе времени, поскольку  требует как централизованного  сведения оперативной информации, так  и ведения огромного количества различных журналов и картотек.

Программные продукты этого  направления сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь сопровождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако такая  система должна быть способна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления - своеобразные "мостики" постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

Более подробно об этих технологиях  и собственно системах автоматизации  делопроизводства и конечно их внедрении, я и расскажу в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Аспекты внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства

 

1. Проблема информированности

 

Чтобы руководство организации  пришло к выводу о необходимости  внедрения автоматизированной системы  делопроизводства (АСД), оно должно как минимум знать о существовании  таких систем, для чего они предназначены  и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководство организации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем.

Дефицит информации о АСД  приводит к тому, что они ассоциируются  с разновидностью АСУ ТП, АСУП и  т.п. У многих еще на памяти печальный  опыт неграмотного подхода к внедрению  таких систем в 80-х годах, что привело  к ошибочному суждению о АСД как  о дорогостоящей игрушке, не привносящей  ничего нового и хорошего в деятельность предприятия. Польза от внедрения автоматизированных систем делопроизводства не всегда очевидна, так как очень тяжело оценить  экономический эффект от улучшения  управляемости организации. По данным, представленным Ernst & Young и Nortan Nolan Institute, у предприятий, внедривших системы электронного документооборота, улучшаются показатели: производительность труда в офисе увеличивается на 25-50%; время обработки документа сокращается на 75%; расходы на оплату площади хранения документов уменьшаются на 80%.

Эти оценки делались для  западного рынка, и в России эти  цифры могут быть иными. В частности, выигрыш от сокращения площади хранения документов может быть значительно  меньшим, так как в нашей стране по-прежнему юридическую силу имеют  только бумажные документы или их микрокопии (микропленки и микрофиши). В то же время уменьшение времени обработки документов и точное соблюдение регламента обработки документа во многих сферах являются критическими показателями, которые могут принести большой экономический эффект от внедрения АСД.

Эффективность от внедрения  подобных систем в значительной степени  зависит от того, как успешно руководство  организации справится с решением организационных проблем при  внедрении АСД.

 

 

 

 

2. Проблема кадров

 

Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов  на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу?

Но, как правило, если на предприятии  пришли к мысли о необходимости  внедрения АСД, то интенсивность  труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников  с отрывом от производства практически  невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным  и привести лишь к повышенной раздражительности  работников предприятия.

В свое время при внедрении  САПР (по крайне мере, в электронной  промышленности) считалось, что дешевле  уволить старых конструкторов и  набрать молодых сотрудников (выпускников  университета), чем переучивать «старую  гвардию».

К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее  звено руководства организаций.

Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным  путем, предполагает: обучение администраторов  системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала  исполнителя в организации-заказчике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II. Автоматизация делопроизводства

 

Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить  для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что  документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается  документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о  документообороте без связи с  делопроизводством.

Существуют две тенденции. В первом случае документооборот  рассматривается как составная  часть делопроизводства. Автоматизация  делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.

Вторая тенденция - это  использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для  контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они  хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации  процессов различного масштаба. Они  бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, - это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.