Автоматизация складского учета

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся предприятий используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, в том числе и предприятий АПК, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения предприятия информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Учет в компьютерных информационных системах имеет свои особенности  и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных  данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое  количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем  будет получено прибыли. Таким образом, при применении компьютера «количество  переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным  качественное улучшение самой схемы  построения торговли.

Но со временем все меняется, и  требования к информационным системам меняется. Сегодня сотрудники компании, там, где уже введена определенная информационная система, хотят полностью  получать данные в этой системе и  в ней же строить все необходимые  отчеты.

Актуальность данной курсовой работы заключается в обоснованности требованиями повышением производительности труда  работников, возрастание требований количества и качества обслуживания клиентов.

Целью данной курсовой работы является автоматизированное ведение складского учета товарно-материальных ценностей  на предприятии АПК.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• спроектировать информационную базу по складскому учету товарно - материальных ценностей;
• изучить рынок бухгалтерских программ;
• изучить рынок компьютеров и выбрать наиболее подходящий из них;
• рассчитать экономическую эффективность внедрения автоматизированной системы обработки информации.

Глава 1. Теоретические основы экономических  
информационных систем

1. Основные понятия и сущность экономических  
   информационных систем

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя. Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировки результатов.

Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. С позиции кибернетики, однако, термин «информация» трактуется гораздо шире, ибо «кибернетика занимается изучением систем любой природы, способных воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать ее для управления и регулирования»[7]. Во всех этих системах происходят процессы передачи, хранения и переработки информации. С помощью кибернетики установлено, что управление по схеме обратных связей является одним из наиболее общих и важных принципов, объединяющих технические устройства, живые организмы и экономические системы. Информация является видом причинной связи, которая возникает в процессе управления. Благодаря ей осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую и обратно.

Отражая объективную реальность, информация фиксируется в первичных и  отчетных документах, чертежах, номенклатурах-ценниках, книгах, газетах и журналах, содержится в радио- и телепередачах, телефонных разговорах, в показаниях контрольно-измерительных приборов, счетчиков, датчиков, электронных табло, передается по телетайпам и диспетчерской связи, возникает в ходе переписки, совещаний и бесед.

Она характеризуется двумя основными  признаками - качественным и количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный дает возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.

Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Информационные системы создаются  для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов  объекта.

Экономические информационные системы предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая  рассматривается независимо от экономики  или иных  сфер использования  найденной информации.[4]

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в экономических информационных системах, системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений. 

Для экономических информационных систем соблюдаются следующие принципы их построения и функционирования.

1. Соответствие. Экономическая информационная система должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью. Критерием эффективности должен быть количественным.
2. Экономичность. Затраты на обработку информации в экономических информационных системах должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации.
3. Регламентность. Большая часть информации в экономических информационных системах поступает и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью.
4. Самоконтроль. Непрерывная работа экономических информационных систем по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки.
5. Интегральность. Однократный ввод информации в экономических информационных системах и её многократное, многоцелевое использование.
6. Адаптивность. Способность экономических информационных систем изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.[9]

1.2 Анализ складского учета

Основное назначение склада – концентрация запасов, их хранение и обеспечение  бесперебойного и ритмичного выполнения заказов потребителей.

К основным функциям склада можно отнести следующие:

• Преобразование производственного ассортимента в потребительский в соответствии со спросом – создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов.
• Складирование и хранение позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением и дает возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также и в связи с сезонным потреблением некоторых товаров.
• Унитизация и транспортировка грузов.
• Предоставление услуг. Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них:

Практически каждая организация в  процессе осуществления своей хозяйственной  деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность  ценностей в каждой организации  должны быть оборудованы склады и  кладовые.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного  производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного  производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и  отгрузки товарно - материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных  служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские  помещения подсобного назначения –  это помещения для хранения упаковочных  материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов  упаковки.

Контроль движения и сохранности  материальных ценностей в организации  осуществляется путем составления и утверждения:

• схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица
• (с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно – суммовой);
• реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;
• единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;
• порядка и сроков проведения инвентаризации материально – производственных запасов;
• рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Входная информация разделяется на условно-постоянную  и оперативно-учетную  информацию.

• Условно-постояннаяинформация включает в себя справочные данные о номенклатуре изделий, их наименовании, единицах измерения, а также справочники «Поставщики» и «Получатели».
• Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя данные об остатке товаров на складе на начало периода (оборотные ведомости), данные о поступлении товаров на склад по накладным, данные об отгрузке согласно товаро-транспортным накладным (документ об отгрузке всегда привязан к одному договору и, соответственно заказчику), данные об остатке товаров на складе на конец месяца (оборотные ведомости).
• Выходной информацией для пользователя являются два документа:
• отчет по остаткам, содержащий сведения о коде товара, его наименовании, единице измерения, количестве прихода, количестве расхода, цене за единицу и общей стоимости;
• отчет о расходе товара, содержащий сведения о коде товара, его наименовании, единице измерения, о получателе товара, количестве расхода, дате получения и номере платежного документа.

Оперативность процесса обработки  большого непрерывного потока документации – является важнейшей задачей  органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что повышает уровень контроля над деятельностью на складе и позволяет в любой момент получить реальную картинку о ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

К задачам склада, традиционно решаемым нами с использованием информационных технологий, относятся:

1. Правильное и своевременное документальное оформление всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости (ТЗР) по направлениям затрат;
2. Базовый складской учет (приход, расход, остатки и обороты);
3. Настройка специфических разрезов складского учета (по партиям, срокам годности, разбиваемые упаковки, учет в разных единицах, сложные артикулы и т.п.);
4. Учет мест хранения (стеллажи, ячейки и т.п.), элементы складской логистики;
5. Обеспечение материальной ответственности на складе (разграничение доступа, персонализация ответственности и т.п.);
6. Использование штрихкодов – от считывания чужих до маркировки своими;
7. Поддержка инвентаризаций, восстановления учета, регистрации начальных остатков, выявление отклонений и т.п.;
8. Построение складских и торговых отчетов, их анализ для оптимизации торговли или логистики;
9. Обеспечение взаимодействия склада с партнерами по принципу;
10. Учет результатов работы менеджеров по продажам или продавцов на основе складских данных.
11. Мобильность (создание новых складских точек, масштабирование учета, доступность данных из любой точки мира)