Автоматизация учета документов в информационной системе «Евфрат - документооборот»

Санкт-Петербургский колледж  управления и экономики 
«Александровский лицей»

КУРСОВАЯ РАБОТА

МДК.04.01.   Информационные технологии в ДОУ               и архивном деле     

 

Тема:  Автоматизация учета документов в информационной 

   системе  «Евфрат - документооборот»   

 

034702 «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

код и наименование специальности

 

Руководитель             Иванова Н.В.  

подпись           И.О.Фамилия

Студент   Салтанова Е. А.   Группа    203  

         Фамилия И.О.

Работа  выполнена с оценкой        

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Учет документов –  важная составляющая организации работы  
с документами.

Электронный учет – учет, данные которого могут существовать и быть использованы исключительно в электронной форме.

Учёт - установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Учёт документов на предприятии – является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение,  
к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия  
в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Понятия "регистрация", "ведение реестра", "ведение регистра", "ведение кадастра" и некоторые другие являются синонимами учёта. Использование этих терминов для описания какой-либо деятельности служит признаком того, что данная деятельность включает ведение учёта.

Данная тема является актуальной, так как в настоящее время учет документов является одной из важнейших операций в информационно-документальном обеспечении управления. С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы учета документов, имеющие ряд конкретных преимуществ перед традиционной формой учета документов. От того насколько грамотно организован процесс учета документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации учета документов – это его автоматизация.

В связи с тем, что  на сегодняшний день системы ведения  учета документов изучены в малой  степени и требуют более полного  и точного рассмотрения, представляет интерес провести исследование на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии учета документов  
и современных системах ведения учета документов, что и является целью данной работы.

Для достижения поставленной в курсовой работе цели решались следующие задачи:

1. Рассмотрение значения, общих правил, форм и функций учета (регистрации) документов и автоматизации регистрации документов.
2. Рассмотрение информационной системы «Евфрат – документооборот».
3. Анализ практического применение информационной системы «Евфрат – документооборот».

Объектом курсового исследования является автоматизация учета документов. Предметом исследования является информационная система «Евфрат – документооборот».

Курсовая работа написана при использовании методических документов, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные. Для выполнения практической части были использованы материалы полученные из Интернет. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей.

Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Использованную литературу можно разделить на две группы:

1. Справочные издания  и учебные пособия. К этой  группе можно отнести учебник  Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной  и Т.А. Быковой «Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) и учебник «Делопроизводство» под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. В данной группе литературы представлены теоретические знания о регистрации документов в целом и автоматизации регистрации документов.

2. Научные статьи. К  этой группе относятся статьи, опубликованные в таких журналах  как «Делопроизводство», «Секретарское  дело», «Секретарь – референт».  Данные статьи затрагивают главные  аспекты данной курсовой работы, помогают раскрыть основные задачи курсовой работы.

Работа содержит введение (обоснование актуальности избранной  темы, постановка целей и задачи исследования), две главы, заключение (содержащее выводы), а также список использованных источников.

В первой главе курсовой работы раскрыта сущность и даны общие правила и формы автоматизации регистрации документов.

Вторая глава представляет анализ практического применения информационной системы «Евфрат – документооборот».

 

1. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДИН  ИЗ ВИДОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Нормативно-методические основы  
автоматизации регистрации документов

Автоматизация технологий в документообороте проводится на основе действующего законодательства Российской Федерации, правовых актах по документационному обеспечению управления.

В части первой Гражданского кодекса принято положение о  работе  
с документами в электронной форме. В части четвертой, в статье 142 Гражданского кодекса закреплена возможность ведения реестровых бумаг  
в электронной форме (компьютезированный реестр).

Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях  статья 15.22 «Нарушение правил ведение  реестра владельцев ценных бумаг» устанавливает  правила нарушения ведение реестра.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим законом в организации работы с электронными документами. Статья 11 «Документирование информации» указывает на ведение единой системы делопроизводства¹ в государственных органах местного управления.

В Федеральном законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»  записаны требования к защите баз  данных по личному составу.  
В статье 19 «Меры по обеспечении безопасности персональных данных при их обработке» накладываются ограничения на системы автоматизации делопроизводства.

Следует обратить внимание на изменения, которые вносятся  
в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)» от 15.08.2006 №502 «О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Целью программы является то, что необходимо повышать качество и эффективность государственного управления на основе информационных технологий.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти применяется для регистрации документов. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается состав реквизитов регистрации.

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения): в регистрации документов применяются для использования формы единой регистрационной карточки.

В соответствии с Государственной  системой документационного обеспечения  управления составлены правила регистрации  документов.

Итогом появления законодательно-правовых актов, непосредственно касающихся вопросов использования компьютерных технологий в работе  
с документами, стало то, что на сегодняшний день использование информационных технологий в работе с документами, находит отражение  
в законодательстве, не только разрешая, но и делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе  
с документами.

1.2. Значение и общие правила  
учета (регистрации) документов

Процесс регистрации  – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

Потребовалось создание методики регистрации документов. Был  введён термин «регистрация документов». Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения². Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Этот термин дает понять, насколько важна регистрация документов в делопроизводстве, особенно  
в автоматизированной системе. Появление автоматизации координально меняет взгляд на этот процесс как на вспомогательный и ставит в ряд необходимых и очень важных.

Именно регистрация  является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации.

Задачи регистрации:

• обеспечение сохранности документов;
• контроль исполнения;
• организация информационно-поисковых массивов.

Осуществлением целей  регистрации документов служит ввод  
в информационно – справочную систему сведений о документах.

При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это необходимо для того, чтобы получить информацию о поступлении и отправке документов, проанализировать причины увеличения или снижения количества документов, получить количественные данные для подсчета объема документооборота, изучить структуру документооборота, распределение документооборота по структурным подразделениям организации и т.д.

Система, которая выбирается для регистрации документов, непосредственно  влияет на всю систему управления. По причине того, что  
в современных организациях происходит постоянный рост объемов документооборота и основная часть подлежит регистрации. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Необходимостью регистрации  документов является:

• содержание;
• авторство;
• вид;
• подлинность.

Регистрация придает  исходящим документам официальный  характер, утверждает факт составления  и отправки. Регистрация входящих документов подтверждает получение  и накладывает ответственность  на получившую организацию за использование информации.

Регистрировать необходимо все документы, которые поступают  
в организацию от:

• вышестоящих государственных органов и управления или направляемые в их адрес;
• важные внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.;
• входящие документы, требующие ответа или решения;
• исходящие документы, требующие ответа или решения.

Исключение составляют документы, которые не требуют ответа  
и исполнения: приглашения, рекламный материал, поздравительные письма. Как правило, организации утверждают перечень на документы, которые не подлежат регистрации. Он является приложением к инструкции по делопроизводству или существует как самостоятельный документ. Если он является самостоятельным документом, то подлежит утверждению руководителя.

Специализированная документация: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др., как правило, не регистрируются службой делопроизводства. Соответствующая документация регистрируется в различных отделах: бухгалтерия и т.д.

Форма организации регистрации:

• централизованная, при которой регистрация всех документов происходит в одном месте секретарем. Эта форма предназначена для небольших учреждений;
• децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарем подразделений.

Предпочтение отдается централизованной регистрации по причине  использования автоматизированной системы ДОУ.