Автоматизация учета документов в информационной системе «Евфрат - документооборот»

Регистрации подлежат документы, которые  поступают или отсылаются любыми путями связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Важным принципом регистрации  документов является однократность. Документы  должные регистрировать один раз: входящие – в день поступления, исходящие  – в день отправки, внутренние – в день подписания или утверждения. Не регистрируют документ при передачи из одного структурного подразделения в другое. Срочной регистрации подлежат телеграммы.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами.

В основных положениях ГСДОУ определены и закреплены обязательный состав реквизитов, который используется при регистрации  документов. В их число входят девять обязательных реквизитов (рис. 1.1.):

• автор (корреспондент);
• наименование вида документов;
• дата, регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок;
• резолюция;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.

Рис. 1.1. Регистрационно-контрольная карточка

Регистрационная форма  отражает путь исполнения документа. Кроме  обязательных реквизитов существуют такие, которые дополняются в случае необходимости. Порядок расположения реквизитов определяется организацией.

1.3. Формы автоматизации регистрации  документов

Системы управления документацией  являются средством автоматизации  крупномасштабного формализованного³ бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Автоматизация регистрации документов – ответственная работа, требующая  внимания. Ее успешное выполнение способствует не только созданию условий для хранения использования, но и становится определяющим этапом в большой цепи документопроизводства.

Компьютерные технологии позволяют  использовать электронный вариант  карточек – базы данных.

По сути дела – это та же карточка, но только находится в памяти компьютера и может искать документ по любому из существующих признаков: автора документа, теме, его номеру и т.д.

Делопроизводственная регистрация  – это создание базы данных по документам организации.

В настоящее время существует автоматизированная система по делопроизводству «Документооборот 3.0», которая предназначается для регистрации документов. Для организаций с децентрализованной регистрацией с использованием локальной сети, система регистрации разрабатывается на базе программ – систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS⁴ (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений  
и сопровождающих резолюцией. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

1.4. Функции систем автоматизации  делопроизводства  
и документооборота

Изучая основные функции  систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность  создания документа. Документ может  создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого  учетного документа формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так  
и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется  тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации  распорядительных документов: внешних  – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.

Позволяет формировать рабочие  папки пользователя. Понятие папки  используется в системе для объединения  документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять  
и обмениваться ими с другими пользователями.

К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое  число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы  
в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами поддерживается возможностью установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д.

Работая с документом, всегда можно просмотреть всю  переписку по вопросу, ее историю, разосланные  копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Поиск документа может  осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только  
в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

 

2. ОБЗОР ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1."1С:Документооборот"

"1С:Документооборот" - решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так  
и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.

Программа "1С:Документооборот" – программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе  «1С:Предприятие 8», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Программа может применяться  на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она  одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

В программе можно  производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

Регистрация корреспонденции  осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся  
в отечественной практике.

2.2.«Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так  
и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

"ДЕЛО" - это система, реализующая смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующая все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций:

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии  
  с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow)  
  с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;
• может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях  
  с самостоятельным делопроизводством;
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства;
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Для хранения документов компания ЭОС недавно представила  отдельный продукт, интегрированный с системой «ДЕЛО», обеспечивающий функции электронного архива.

Для каждого документа  в системе "ДЕЛО" формируется  регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения  
о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так  
и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер  документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Продукт в первую очередь  интересен для организаций, которые  сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

2.3.«DIRECTUM»

DIRECTUM — система электронного  документооборота и управления  взаимодействием, нацеленная на  повышение эффективности работы  всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM⁵ (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство полностью вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования⁶, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств  
и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Опора на российские стандарты  в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и  партнерство с ведущими разработчиками  
и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM.

2.4.«БОСС-Референт»

Данная система разработана  компанией "АйТи". Относится к  категории систем, ориентированных  на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников  и на накопление знаний, и при  этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах  
и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы⁷, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования  
и распознавания, электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована  на платформе Lotus Notes⁸. Благодаря этому  
в дополнение к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика  
с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.