Бланки документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………………….4

1 Бланки документов…………………………………………………………….………5

2 Распорядительные документы………………………………………….......................8

    2.1 Приказ……………………………………………………………………….……..8

    2.2 Выписка из приказа………………………………………………………….…..11

    2.3 Указание……………………………………………………………………….…13

    2.4 Распоряжение………………………………………………………………….…13

    2.5 Решение…………………………………………………………………………..14

    2.6 Постановление…………………………………………………………………...14

3 Информационно-справочные документы…………………………………………..16

    3.1 Общие положения…………………………………………………………….....16

    3.2 Письмо…………………………………………………………………………....16

    3.3 Телеграмма (телетайпограмма)…………………….…………………………...24

    3.4 Телекс…………………………………………………………………………….26

    3.5 Телефонограмма…………………………………………………………….…...26

    3.6 Телефакс (факс)………………………………………………………………….27

    3.7 Акт……………………………………………………………………………......28

    3.8 Протокол…………………………………………………………………………29

    3.9 Служебная, докладная, объяснительная записки……………….……………..32

    3.10 Справки……………………………………………………………………..…..34

Список использованных источников…………………………………………………36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.

Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И, как бы ни были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

 

Бланк документа  – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Бланк документа в электронном виде называется наблоном.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

При угловом расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др. Пример углового бланка представлен на Рисунке 1.

Открытое акционерное общество «ЧУДО»   ул. Поморская, д. 11 г. Архангельск, 163000 Тел./факс: 8(8182) 22-55-08

№

На № от

 

é  ù

 

Рисунок 1 - Пример углового бланка

 

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Пример продольного бланка представлен на Рисунке 2.

 

 

Открытое акционерное общество

«ЧУДО»

 

ПРИКАЗ

 

№  

 

г. Архангельск

 

é ù

 

Рисунок 2 - Пример продольного бланка

 

В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на: бланк организации, бланк структурного подразделения, бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

2.1 Приказ

 

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Пример приказа по основной деятельности показан на Рисунке 3.

Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия.

 

 

 

 

 

Открытое акционерное общество

«ЧУДО»

 

ПРИКАЗ

 

14.01.2014 № 10  

 

г. Архангельск

 

éО проведении аттестации ù

 

В целях улучшения подбора кадров, а также для повышения уровня деловой квалификации

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Провести  плановую аттестацию работников  в срок до 01.02.2014. Ответственный -  технолог А.В. Третьякова.

2.  Предоставить  работникам выходные дни для прохождения аттестации. Ответственный - начальник отдела кадров Е.Н. Пономарева.

3. Контроль за  выполнением настоящего приказа  возложить на главного технолога  С.В. Полушину.

 

Директор   Н.Н. Коломоец

 

Начальник отдела кадров

 Е.Н. Пономарева

14.01.2014

 

С приказом ознакомлены:

Главный технолог    С.В. Полушина

16.01.2014

 

Технолог    А.В. Третьякова

18.01.2014

 

 

Светлана Андреевна Анисимова

42-70-09

 

В дело 11-03

19.01.2014

 

Рисунок 3 - Пример приказа по основной деятельности

2.2 Выписка из приказа

 

В ряде случаев ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно исполнителя. Выписка заверяется секретарем.

Пример выписки из приказа показан на Рисунке 4.

Выписка из приказа – это копия приказа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. В практической деятельности приходится часто делать выписки из приказов.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке организации с обозначением номера и даты приказа, из которого делается выписка.

Если выписка изготавливается не на бланке, то при ее оформлении полностью воспроизводятся реквизиты бланка подлинника.

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а только та часть, которая нужна для практической работы.

В то же время в ней не должны нарушаться связанность содержания и точный смысл каждого извлечения. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения, должны оговариваться словами «так в документе».

Если текст подлинника приказа, например, состоит из 4 пунктов, то в тексте выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункта. Нумерация этих пунктов будет сохраняться, как в подлиннике. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью.