Делопроизводство по личному составу

Раз в год проводится проверка наличия  и состояния личных дел, о чем  составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное  пользование осуществляется по контрольной  карточке, которая ставится на место  выданного дела. В контрольной  карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

При возвращении дела в контрольной  карточке указывается дата его возвращения  и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся  специальные шкафы. Дела располагаются  по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников  в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем  делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному  хранению на каждого уволенного может  быть оформлено самостоятельное  дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они распологаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

 

5. Прием на работу

 

Приём на работу в фирму  обычно сопровождается созданием следующих  документов: заявления; анкеты; трудового  договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего  пишется от руки, но фирма может  иметь заранее разработанную  и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт  как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые  – справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую  специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие  на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

Поступающий на работу подписывает  заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.

По желанию поступающий  может предъявить характеристику или  рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении  вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор имеет  типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Различаются основные и  дополнительные условия трудового  договора.

К основным условиям трудового  договора относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда.

В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:

• на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
• на определенный срок не более пяти лет;
• на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор  заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий её выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

 

6. Перемещение

 

Перемещение, перевод (назначение на другую должность) фиксируется в  следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

• составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа;
• подписание приказа и его регистрация;
• ознакомление с приказом работника, о чем делается пометка на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
• на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;
• изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод  требует внесения соответствующих  изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

 

7. Увольнение

 

Увольнение работника  отражается в документах: заявлении  или служебной записке или  приказе об увольнении.

На основании личного  заявления или служебной записки  составляется проект приказа.

Приказ подписывается  и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа  помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

На основании приказа  делается соответствующая запись в  личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после  помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для  передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении  трудовой деятельности с указанием  даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается  в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

 

8. Трудовая книжка

 

Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить  администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В соответствии с «Инструкцией»  в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного сроке, при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны строго соответствовать тексту приказа по личному составу.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой  ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется её титульный  лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование – среднее, среднее специальное и высшее указывается на основании документов/аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном  среднем или незаконченном высшем образовании также производится на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность  указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный  лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

В тех случаях, когда  в трудовой книжке заполнены все  страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

О выданном вкладыше на титульном  листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана наклеить вкладыш книжки (вкладыша) под расписку в учетной карточке Т-2, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости  администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении работника  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация обязана  выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику  выплачивается средний заработок  за все время вынужденного прогула.