Делопроизводство в спк

Четвертым признаком коллектива можно считать наличие определенной культуры, выраженное в общих ценностях, символике, нормах и правилах поведения в коллективе, вступления или выхода из него, требованиях к физическому и моральному облику его членов. У каждого коллектива существует склонность к идеализации прошлого, представлению своей истории в наиболее выгодном свете, поддержанию традиций. Это формирует комплекс представлений о собственном превосходстве даже в какой-то узкой области, придает ему дополнительную силу, устойчивость, сплоченность, препятствует дезорганизации.

Коллектив играет огромную роль в жизни каждого человека, которую трудно переоценить. Прежде всего, в его рамках удовлетворяется естественная потребность людей в общении и деловом взаимодействии, в принадлежности к группе себе подобных; у коллектива человек в необходимых случаях обретает поддержку и защиту; в своем коллективе он в первую очередь находит признание успехов и достижений. В то же время, наряду с желанием быть в коллективе, люди хотят отличаться от других, оставаться какими они есть индивидуальностями, достойными уважения.

Воздействуя на поведение людей, коллектив во многом способствует его изменению. Здесь человек имеет возможность по-новому взглянуть на себя со стороны, оценить себя и свою роль в обществе. Коллектив изменяет человека, так как ему приходится учиться жить и работать в окружении других людей, приспосабливать к ним свои желания, стремления, интересы. Коллектив в значительной мере стимулирует творческую активность большинства людей, пробуждает в них стремление к совершенствованию,  к первенству в соревновании.

В зависимости от характера самого коллектива его влияние на личность может быть как позитивным, так и негативным. Сплоченный, но не настроенный на конструктивное поведение коллектив, может разглаживающее влиять на нее, вынуждать к антисоциальному поведению. В свою очередь, человек также пытается воздействовать на коллектив, делать его более «удобным»  для себя.

Результативность такого воздействия зависит от силы обеих сторон. Сильная личность может подчинить себе коллектив, в том числе и в результате конфликта с ним; слабая, наоборот, сама ему подчиняется и растворяется в нем, а коллектив взамен берет на себя заботу о ее благополучии.

Идеальная с управленческой точки зрения ситуация располагается где-то посредине и характеризуется доверительными партнерскими отношениями между трудовым коллективом и его участниками, не отказывающимися от собственных позиций, но уважительно относящимися к общим целям и нуждам.

Каждый коллектив имеет определенную структуру. Она может быть функциональной (на основе разделения труда и определения производственных задач каждого); политической (в соответствии с принадлежностью к тем или иным группировкам); социально-демографической (по полу, возрасту, образовании, квалификации и прочее); социально-психологической (в соответствии с симпатиями и антипатиями); поведенческой, определяемой активностью; мотивационной (в зависимости от движущих факторов поведения). По статусу коллективы можно разделить на официальные и неофициальные. Первые, например персонал организации или подразделения, оформлены юридически и действуют в рамках правового пространства. Вторые базируются на нигде не зафиксированном, а то и не объявленном желании людей сотрудничать друг с другом и реальной практике такого сотрудничества.

1.2 Принципы участия трудовых коллективов в управлении и формы осуществления ими своих полномочий

Трудовым коллективам предоставлены широкие права в планировании работы предприятий, в решении вопросов повышения эффективности хозяйственной деятельности на основе внедрения научно-технических достижений и передового опыта. Рекомендации и мнения коллективов должны обязательно учитываться при распределении и использовании фондов экономического стимулирования, осуществлении мер по улучшению условий и охраны труда и социально-культурных и жилищно-бытовых условий работников. В законах о трудовых коллективах четко определен круг полномочий трудового коллектива и указано, по каким вопросам трудовые коллективы не только вырабатывают предложения и рекомендации, но и принимают решения, обязательные для исполнения.

Определены также принципы и формы осуществления полномочий трудовых коллективов. Установлено, например, что они осуществляются непосредственно общими собраниями трудовых коллективов. Если созвать общие собрания нельзя, проводятся конференции, делегаты на которые избираются в трудовых коллективах подразделений. Решения собраний (конференций), принятые в соответствии с действующим законодательством, обязательны для членов коллектива и администрации.

Контроль за выполнением решений собрания (конференции) возложен на советы трудовых коллективов, которые обязаны систематически информировать трудовой коллектив в ходе выполнения этих решений.

Участие трудящихся в управлении предполагает широкое вовлечение их в решение основных вопросов хозяйственной деятельности. В отличие от административного общественно управление является, во-первых, добровольным, на предписанным должностными инструкциями, во-вторых, оно стимулируется на основе внутренних побуждений, моральных поощрений и единовременных вознаграждений, но не через системы оплаты труда, в-третьих, охватывает весь объем технико-экономических и социально-психологических отношений в производстве.

Чтобы регулировать процесс развития самоуправления, нужно выделить показатели, отражающие масштабы, степень и результативность участия работников в управлении.

Обобщающий показатель развития самоуправления – коэффициент участия в управлении (Купр), равный отношению числа лиц, участвующих в работе общественных органов управления (Чоу), а также вносящих рационализаторские предложения по совершенствованию процесса независимо от формы и места их подачи (Чпредл), к среднесписочному числу работающих (Чр):

Купр = (Чоу + Чпредл) / Чр

Всю совокупность показателей, характеризующих результативность участия работников в управлении, целесообразно разделить на две группы:

1) объективные показатели экономического эффекта от реализации конкретных управленческих решений (рекомендаций, предложений), принятых по инициативе трудящихся, от сокращения административного аппарата в результате передачи соответствующих функций общественным образом;

2) показатели социального эффекта, отражающие изменение качества работы и отношения к труду работников в результате их вовлечения в управление производством.

К первой группе относятся показатели экономии от выполнения и перевыполнения плана, сокращения издержек обращения, сокращение потерь рабочего времени и экономический эффект от внедрения изобретений, рацпредложений и предложений. Ко второй группе относятся такие показатели, как стабильность трудового коллектива (текучесть кадров), уровень трудовой дисциплины и творческой активности.

На участие трудящихся в управлении, его мотивы и соответственно, методы привлечения работников к управлению влияют пять групп факторов:

- материально-технические факторы (механизация и автоматизация трудоемких работ);

- организационные факторы (уровень реальной самостоятельности предприятий и их трудовых коллективов);

- экономические факторы (система хозяйствования, уровень развития экономических методов управления – полного и внутреннего хозяйственного расчета);

- социальные факторы (культурно-технический уровень работников и их отношение к труду);

- социально-демографические факторы (пол, возраст, семейное положение, особенно в регионах, где различаются уровень социальной активности мужчин и женщин).

Общественные органы управления должны формироваться на основе следующих принципов:

- четкости функционального назначении прав и обязанностей, закрепляемых в соответствующих положениях;

- устранения дублирования и координации деятельности общественных органов в едином центре организации;

- учета и рассмотрения каждого из внесенных работниками предложений, их эффективности;

- добровольности участия в общественных органах управления.

Для рациональной организации взаимосвязи административных и общественных органов управления необходимо использовать принцип органического единства административных и общественных органов управления, обусловленного общностью их интересов и функций, а также принцип разграничения компетенции, заключающийся в определении общих и специальных функций управления.

Важнейшую роль в жизни трудовых коллективов, в практической реализации предоставленных им прав играют профсоюзные организации. Профсоюзные организации активно участвуют в выработке законов по вопросам производства, труда, быта и культуры, контролируют состояние охраны труда и техники безопасности, участвуют в регулировании заработной платы рабочих и служащих, управляют государственным социальным страхованием.

Профсоюзные комитеты организаций участвуют в разработке и реализации планов их экономического и социального развития. Совместно с администрацией они утверждают сметы использования средств поощрительных фондов предприятий, решают многие другие вопросы хозяйственной деятельности. Комитеты профсоюзов контролируют выполнение администрацией законодательства о труде, правил и норм по технике безопасности и производственной санитарии. Рабочие и служащие не могут быть уволены с предприятия по инициативе администрации без согласия профсоюзного комитета. На руководящие должности предприятия работники назначаются администрацией с учетом мнения комитета профсоюза.

Профсоюзные комитеты от имени коллектива рабочих и служащих заключают с администрацией предприятий коллективные договоры, определяющие их взаимные обязательства. Точное выполнение этих обязательств способствует успешному выполнению планов, развертыванию социалистического соревнования, оздоровлению условий труда, улучшению материально-бытового обслуживания рабочих и служащих. Ежегодное заключение и проверка выполнения коллективных договоров – важный участок профсоюзной работы.

1.3 Эффективность взаимоотношений в трудовом коллективе предприятия

Работоспособный сплоченный коллектив возникает не сразу, этому предшествует длительный процесс его становления и развития, успех которого определяется рядом обстоятельств мало зависящих от того, складывается ли коллектив стихийно или формируется сознательно и целенаправленно.

Реализация тех или иных функций предполагает определенную степень внутри коллективного разделения труда, которое на деле может быть самым разнообразным. В одних коллективах оно существует только как количественное, создающее возможность полной взаимозаменяемости работников. В других – имеет место специфика отдельных видов труда, что делает взаимозаменяемость ограниченной. В третьих – имеется глубокое качественно разделение труда, делающее какую бы то ни было взаимозаменяемость работников в принципе невозможной, так что нормальное функционирование коллектива в случаях болезни или ухода одного из его членов может быть затруднено, и это нужно учитывать руководителю.

По размерам коллективы подразделяются на малые и большие, причем исходя не из числа участников, а из возможности или невозможности непосредственно поддерживать постоянные связи между членами, хотя потенциальный их круг невелик. В больших коллективах это практически невозможно, и люди мало знают друг о друге, а в малых, где число участников не превышает 20, вполне, даже без объединяющего лидера. Это придает им дополнительную гибкость, в целом более высокую результативность работы и удовлетворение от нее.

В большом коллективе каждый выполняет широкий круг обязанностей, понятнее связь индивидуальных и общих задач, легче удовлетворить свою потребность в аудитории, получить необходимый совет, но больше отдаленность исполнителя от руководства и коллег и ниже заинтересованность. Большие группы экономичнее, особенно при выполнении простых повторяющихся операций, легче могут найти выход из тупика, и в них легче решаются вопросы о преемственности.

Малые коллективы, члены которых поддерживают между собой не просто непосредственные, но еще и эмоционально окрашенные, дружеские контакты, обычно включают в себя от двух до пяти человек, объединенных общностью целей и норм поведения, личными интересами, неформальным контролем. В первичной группе людей нельзя заменять без ее разрешения.

Наиболее близкие и равноправные отношения между участниками складываются в диадах и триадах, то есть группах, состоящих из двух – трех человек. Диады легче всего разрушаются, но отношения приносят наибольшее удовлетворение их членам. В триаде рано или поздно происходит сближение между двумя и исключение третьего, который может играть роль посредника, оппортуниста или властителя.

В рамках квартетов и квинтетов могут обосабливаться пары с более тесными  взаимосвязями; возникать структуры типа «звезды» с центральным участником, диктующим остальным свою волю, либо «цепочки» с ослабленными контактами.

Увеличение размера группы влияет на поведение ее членов. Более крупные группы продуктивнее, но в них меньше согласия между участниками и меньше конформизм. В таких группах чаще наблюдается социальное неравенство и трудности в налаживании контактов, причем в большей мере это относится к группам с четным составом участников, чем с нечетным. Членов таких групп характеризует низкий моральный дух, безразличное отношение к делу, ослабленные связи, нежелание сотрудничать друг с другом. Поэтому для управления ими нужны специальные менеджеры.

Малый коллектив проще превратить в хорошо взаимодействующее целое, внедрить самоуправление. Самоуправляемые коллективы могут различаться по такому специфическому признаку, как степень коллективности принимаемых решений. Если она минимальна, то совместно определяются только основные направления деятельности, которые в дальнейшем конкретизируются в индивидуальном порядке, и каждый действует независимо друг от друга. В других случаях самостоятельно определяется также и то, кто чем будет заниматься, но текущая деятельность не координируется, и члены коллектива лишь в необходимых случаях оказывают друг другу требуемую помощь.

Во вторичных коллективах, которые формируются по функционально-целевому принципу, контакты являются предметными, опосредованными, обусловленными решением поставленных задач. Поэтому основное значение придается здесь не личным качествам, а умению выполнять те или иные функции. Если роли четко распределены, людей во вторичной группе можно безболезненно заменять. 

Особой разновидностью коллектива, характеризующейся повышенным единством, особо тесным сотрудничеством и координацией, частой совместной работой, является команда. Она создается для решения конкретных задач или выполнения отдельных функций, проектов и объединяет лиц с разнообразными знаниями и навыками, дает им возможность учиться друг у друга, обеспечивает взаимную поддержку. Команда обычно независима от основного коллектива, а иногда полностью автономна. Осуществляет давление на участников и часто конфликтна.

Команды характеризуются ясными вдохновляющими целями, эффективной структурой, особо высокой компетентностью работников, климатом сотрудничества, стремлением к хорошей работе, становящимся нормой, внешней поддержкой, всеобщим признанием и опекой руководства.