ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
И ТЕРМИНЫ
Делопроизводство
отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию
работы с официальными документами
(часть личные - резюме, заявление, личная доверенность, расписка
- Официальные документы личного происхождения.)
В основе управленческой
деятельности любой организации
лежат процессы получения и обработки
инфо, принятия решения, доведения решения
до исполнителей, исполнения и подведения
итогов. Большая часть управленческой
информации документирована.В современных условиях, когда средства
ВТ – обязательная принадлежность рабочего
места специалиста, синонимом «делопроизводству»
принято считать «документационное обеспечение
управления» (ДОУ).
Дел-во – одна
из важнейших сторон деятельности организации. От организации дел-ва зависят:
- Эффективность управления
- Экономичность
- Оперативность обработки инфо.
Разработка
новых инфо технологий в управлении
осуществляется на основе традиционных
правил дел-ва.
Дел-во состоит
из двух компонентов:
- Документирование – записи инфо на различных носителях по установленным правилам, т.е. процесс создания и оформления док-та.
- Организация работы с док-ми (организация документооборота, хранение использование документа в текущей деятельности предприятия, подготовка и передача документов на архивное хранение)
В современном
дел-ве сочетаются работа с док-ми
на бумажном носители и документами, представленными
в электронной форме.
Эффективная организация
работы с документами обеспечивает
оптимальные условия для выполнения
всех видов работ с документами с момента их создания
или получения, до момента уничтожения
или передачи на архивное хранение. На
предприятии должен быть установлен единый
порядок составления документов и работы
с ними. Правила составления и работы с
документами конкретной организации –
система дел-ва. Эти правила фиксируются
в инструкции по дел-ву данного предприятия.
Ответственность за ведение дел-ва на
предприятии несет её руководитель. Система
дел-ва предприятия формируется под влиянием
факторов:
- Используемой нормативно-методической базы
- Сложившейся традиции работы с док-тами
- Установленных руководством правил работы с документами
- Квалификацией работников дел-венной службы предприятия
Документ –
( 18 век «способ доказательства»)
зафиксированная на материальном носителе
инфо, разделенная на реквизиты, позволяющими
её идентифицировать. Док. Обеспечивает
сбор, обработку, передачу, использование
и хранение инфо.
Док. многофункциональны. Основные
функции:
- Информационная
- Управленческая
- Организационная
- Коммуникационная
- Правовая (доказательная) – док-ты используются для доказательства или подтверждения какого-либо факта
- Научно – историческая (в архиве, музее и т.д.)
Реквизит док.
– минимальная инфо единица док-та,
его составляющая часть ( дата, номер,
подпись, наименование организации, место составления).
Система документации (СД) – совокупность взаимосвязанных
и взаимодействующих документов. В настоящее
время в нашей стране используются множество
систем документации, самый простейший
– внутриорганизационная система документации.
Более сложными – отраслевые системы
документации. Самая всеобъемлющая –
общегосударственная СД, которая включает
все виды док-ов, имеющих вхождение, обращение
внутри страны. Для упрощения работы с
большими системами их принято разделять
на подсистемы по определенным признакам.
Наиболее используемые признаки:
- функциональная принадлежность (бухгалтерские, финансовая, учебная, медицинская)
- Отношение к тому или иному уровню гос. Управления (законы на предприятии не создаются)
С момента начала
активного использования средств ВТ начали разрабатываться
унифицированные системы документации.
Унифицированные
СД – содержат описания док. относящихся
к одной предметной области и
создаваемых по единым правилам.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ
ОСНОВА (БАЗА) ДЕЛ-ВА (НМБ)
НМБ – совокупность
требований, норма, правил и рекомендаций
по составлению документов и работе с
ними, установленных правовыми актами,
стандартами, инструкциями и методическими
пособиями
НМБ регулирует:
- Правила оформления документов
- Правила работы с документами
- Обеспечение сохранности документов
- Порядок передачи док-ов на архивное хранение
- Работу службы дел-ва (функции, структуры, шататы)
- Внедрение новых инфо технологий в работе с документами
- Работы с док-ми, имеющими гриф ограничения доступа
- Юридические аспекты, связанные с работой с документами и др.
Вопросы ДОУ
регулируются:
- Законами РФ (ФЗ «Об инфо, инфо технологиях и защите инфо», ФЗ «Об электронно - цифровой подписи», ФЗ «О гос.тайне», ГК РФ, ТК РФ, УК РФ, основы зак-ва РФ об архивном фонде РФ и архивах)
- Гос. и отраслевыми стандартами (Гос.система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. Основные цели: упорядочение документооборота, сокращение кол-ва док-ов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации дел-ва в связи с появлением негосуд.форм собственности, совершенствование работы аппарата управления ГОСТ Р 51141-98 «Дел-во и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы док-ции…Требования к оформлению документов» УСОРД. Стандарт устанавливает область применения, состав реквизитов, требования к реквизитам, требования к бланкам, схему расположения реквизитов, содержит образцы основных видов бланком ОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.30-97 )
- Общероссийскими классификаторами (общегос. Классификатор предприятий и организаций, обще.рос .клас.управленческой документации ОКУД, содержит коды унифиц. Док-тов, используемых в деятельности органов власти и управления, кот. должны проставляться на документах, перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. )
- Гос и отраслевыми инструкциями по дел-ву (Типовая инструкция по дел-ву в федеральных органах исполнительной власти)
- Инструкциями по дел-ву конкретного предприятия(разделы: общие положения, порядок составления и оформления документов, порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих док-ов, порядок работы с исходящими док-ми, порядок работы с внутренними документами, контроль исполнения, составление номенклатуры дел, правила формирования дел, порядок обеспечения сохранности документов, порядок подготовки и передачи док-ов на архивное хранение)
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Классификация позволяет
выработать определенные методы работы
с каждой группой документов, закрепить
их в инструкциях, т.е. организовать
док-ты в дел-ве.
- По способу док-я
- Рукописные
- Типографские
- Кино-, фото-, аудио-, видео- документы
- Электронные
- Текстовые
- Графические (чертеж, план, эскиз, график)
- По сфере использования
- Организационно - распорядительные
- Финансово-бухгалтерские
- Научно-технические
- По труду
- Отчетно-статистические
- По месту составления
- Входящие
- Выходные
- Внутренние
- По грифу ограничения доступа
- Открытые ( не секретные)
- С грифом ограничения доступа
Грифы:
- Для служебного пользования
- Секретно
- Совершенно секретно
- Особой важности
- Конфидициально
- Коммерческая тайна (инфо для достижения коммерческих целей)
- По происхождению
- Официальные
- Личные
- По юридической значимости:
- Подлинники и оригиналы
- Копии
- Заверенные копии (содержат юр. реквизиты, придающие значимость)
- Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юр. силу)
- По форме изложения:
- индивидуальные
- типовые
- трафаретные (справки)
- По срокам хранения
- постоянного хранения
- долговременного (свыше 10 лет)
- временного
- не подлежащие архивному хранению
ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
несмотря на
то, что в настоящее время не
запрещено использование существующих
систем документации целесообразно
оформлять документы в соответствии
с требованиями унифицированной
системы документации (ГОСТ Р 6.30-2003)
Эта система
распространяется на организационно-распорядительную
документацию. В составе документов УСОРД
могут встретится следующие реквизиты:
- Государственный герб
- Герб субъекта
- Эмблема организации или товарный знак
- Код организации (ОКПО..)
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
- Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
- Код формы документа (для унифицированных форм документа)
- Наименование организации
- Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес, адрес сайта, БИК)
- Наименование вида документа (письмо – нет)
- Дата документа (22.02.2011 или 22 февраля 2011 г.)
- Регистрационный номер документа
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа (инициативные и ответные письма)
- Место составление или издание документа
- Адресат (кому, куда, начинается с обозначения улицы,)
- Гриф утверждения документа
- Резолюция (рукописная надпись на первом листе документа, в которой руководитель фиксирует решение по данному документу – в приказ, в исполнение, ознакомить начальников отделов)
- Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
- Отметка о контроле (в правом верхнем поле – К, либо штамп «на контроль»)
- Текст документа
- Отметка о наличии приложения (ниже текста, до подписи «Приложение»)
- Подпись
- Гриф согласования документа
- Визы согласования документа
- Оттиск печати
- Отметка о заверении копии (верно, наименование должности, подпись, расшифровка, дата)
- Отметка об исполнителе (ФИО, рабочий телефон)
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- Отметка о поступлении документа в организацию (документы на конкурс)
- Идентификатор электронной копии документа (имя файла, в котором содержится наш документ)
ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ
ДОКУМЕНТА
ЮЗ – свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком оформления. Отсутствие необходимых
реквизитов или не правильное их оформление
может привести к тому, что документ не
будет иметь юридической силы.
Реквизиты, обеспечивающие
ЮЗ:
- Наименование организации (8) – автора документа
- Наименование вида документа (10)
- Регистрационный номер
- Гриф утверждения документа
- текст
- гриф согласования
- подпись
- оттиск печати
- дата документа
ЯЗЫК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Разновидность
официально делового современного литературного языка, используемого
в сфере делового общения для составления
документов. ЯСД-ов факты и события
освещаются объективно, кратко и ясно.
Особенности ЯСД:
- точность и ясность (тщательный подбор слов, использованием слов и терминов традиционных для норм общелитературного языка значениях, однозначность толкования, терминология должна быть понятна специалисту, которому адресуется документ, прямой порядок слов в предложении, предложения не должны быть слишком громоздкими)
- лаконичность (предусматривает краткость и четкость изложения, отсутствия повторов, немногословность, тексты писем, СЗ не превышают одной страницы)
- убедительность (наличие достоверной инфо, наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий, логикой изложения, безупречность формулировок в юридическом отношении, обоснованностью предложений автора со ссылками на НПА и зак-ны)
- нейтральность тона изложения (изложение текста от 3-го лица, либо в безличной форме, личные местоимения заменяются существительными, отсутствие эмоциональной окраски при изложении тех или иных факторов, отсутствие личностного подхода к оценке информации в случаях, когда автор действует от имени организации)
- использование устойчивых словосочетаний (стандартных словооборотов) –употребление выражений, в которых то ли иное слово используется в служебных документах только с одним словом или с ограниченной группой слов, применение устойчивых словосочетаний дает возможность авторам оперативно составлять документы, адресатам оперативно воспринимать, для описания стандартных ситуаций создавать типовые (трафаретные) формы документов (согласно приказу, принимая во внимание, утвердить и ввести в действие, контроль возлагается, выговор объявляется, в связи со сложным положением, в целях обеспечения, считаем необходимым)
- использование общепринятых сокращений (позволяет уменьшить объем документов и ускорить восприятие информации, сокращение отдельных слов, а также словосочетания)