Делопроизводство

Если документ располагается на нескольких листах, начиная со второй страницы проставляется нумерация (на первом не ставится, по середине вверху). Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. 

 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Документы оформляются  на бланках, бланки имеют поля (мм, не менее сверху, слева, снизу – 20, справа – 10).

Реквизиты на бланках  могут располагаться двумя способами: угловым и продольным.

К основным бланкам, на которых оформляются документы, относят – общий бланк, бланк  для письма. Могут использоваться бланк конкретного вида документы, кроме письма, бланк структурного подразделения, бланк должностного лица.

В документе  на общем бланке используются следующие  реквизиты – наименование организации. вида документа, дата, номер, место издания, заголовок, текст, подпись, гриф утверждения, согласования.

Документ на бланке для письма – наименование организации, справочные данные об организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП дата, номер, ссылка на регистрационный номер  и дату документа, заголовок к  тексту, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложения.

Бланки оформляются  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

 

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Классическое  делопроизводство рассматривает работу с организационно-распорядительной документацией. С достаточной степенью условности орган.-расп. документу (ОРД) принято делить на три группы:

1. организационные (устав, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок работы, ДИ)
2. распорядительные (приказ, распоряжения, решения)
3. информационно-справочные (справки, письма, акты, телеграммы, телефонограммы, СЗ, докладные, протоколы)

Для унифицированных  систем для каждого вида документа  создается формуляр-образец (либо номера реквизитов, либо названия реквизитов)

Современное делопроизводство кроме системы ОРД рассматривает  документы, регламентирующие трудовые правоотношения: приказы по личному  составу, трудовые договоры и контракты, личные карточки, резюме, трудовая книжка.

ДОКУМЕНТЫ, регламентирующие коммерческую деятельность: договоры (поставки продукции, купли-продажи, оказания услуг – сертификация, аренды, лизинга) и документы, входящие в их состав приложениями (накладные, доверенность, график поставки продукции, доп.соглашения).

 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИИ

Работой с документами  на любом предприятии занимается структурное подразделение –  информационно документационная служба (служба ДОУ). На предприятии их называют по-разному – канцелярия, секретариат, общий отдел, отдел ДОУ.

Численность подразделения  – от 1 сотрудника до нескольких десятков, и зависит от количества документов, которые необходимо обрабатывать.

Служба ДОУ  выполняет следующие виды работ:

• прием, предварительное рассмотрение документов
• регистрация
• передача документов для рассмотрения руководству
• передача документов исполнителям
• контроль исполнения
• отправка документов
• организация оперативного хранения (текущего)
• подготовка к передачи в архив

Задачи:

• ведение делопроизводства
• постоянное совершенствование ведения делопроизводства (за счет использования средств современной оргтехники – копир, шредер, калькулятор, электронная записная книжка, электрическая точилка, органайзер; а также за счет использования средств вычислительной техники – ПК, программные средства – стандартные (офис) и специализированные).

В своей повседневной деятельности служба ДОУ руководствуется  документами, составляющими методическую базу делопроизводства.

Все вопросы  ведения делопроизводства фиксируются  в инструкции по делопроизводству предприятия.

Документооборот – движение документов в организации с момента поступления или создания до момента исполнения или отправки. К нему предъявляются требования:

• должны участвовать только необходимые документы, излишние и дублирующие должны исключаться
• документ к исполнителю должен проходить через наименьшее количество инстанций
• документы массовых категорий должны иметь единые технологии обработки и постоянные маршруты

Технологически  документооборот принято делить на части, называемые документопотоками. Различают:

• входной (входящий) – письма
• выходной (исходящий) – письма
• внутренний

Документопотоки характеризуются направленностью  и наборами операций обработки.

Операции при  обработке входящих документов:

• прием и предварительное рассмотрение
• вскрытие конвертов и распределение
• регистрация
• доставка исполнителям
• исполнение
• контроль исполнения
• организовать хранение
• оставить для справочной работы

Обработка исходящего документопотока:

• создание и оформление документа
• регистрация
• организация отправки (перенос адреса на конверт, фальцевание – складывание листа до размеров конверта, конвертирование, заклейка, проставление знаков почтовой оплаты, составление реестра на заказную и ценную, на почту)
• отправка
• хранение

Операции, выполняемые  при обработке внутреннего документопотока:

• создание и оформление документа
• регистрация
• доставка исполнителям
• исполнение
• контроль исполнения
• организовать хранение

Регистрация и контроль исполнения

Регистрация – присвоение документу номера и краткая запись данных об этом документе в регистрационной форме (журнал, регистрационно-контрольная карточка).

Заводят отдельные  журналы для внутренних, входящих и исходящих.

Графы журнальных форм:

• номер документа
• дата документа
• автор документа
• краткое содержание документа (заголовок)
• исполнитель
• дело №
• имя файла
• примечание

Регистрация должна быть однократной:

1. централизованная (в одном месте)
2. децентрализованная (объем очень большой, что не может быть обработан в один день и одном месте): «-» присвоение номера, организация контроля исполнения, поиск документа.

На контроль ставятся наиболее важные документы (типовые перечни документов, подлежащих контролю), но и может быть поставлен любой документ по решению руководителя. Различают:

• контроль содержания исполнения (сотрудники, назначенные руководителем)
• контроль за сроками исполнения (сроковый) работники службы ДОУ. Этапы:
• предварительный (Выдача исполнителям и руководителям подразделений памяток предупреждений о необходимости исполнения того или иного документа. Такие памятки должны выдаваться за 10, 5, 3 дня до срока исполнения)
• последующий (Анализ исполнительности сотрудников и выработки мероприятий, повышающих исполнительность. Этот контроль не допустим без предварительного)

Для организации  контроля за 2-3 дня до начала месяца формируется контрольная картотека. Делают копии карточек. Сортируют, раскладываются в ячейки с числами от 1 до 31. Передаются исполнителям и делаются записи.

Исследование документооборота имеет большое значение в дел-ве. Объем документооборота за год –  исходная величина для расчета численности  документационной службы. Объем документооборота – суммарное количество документов всех документопотоков (с учетом количества экземпляров).