Деловая документация

 

 

 

 

Барановичский экономика  – юридический колледж

 

Контрольная работа № 

 

По  дисциплине

 

Деловая документация

 

Вариант №6

Ермолаевой  Татьяны Александровны

 

 

 

 

 

 

Шифр 20316

Курс 3

Группа 203

 

 

Место работы : д/о                               Адрес учащего:

                                                                           г. Барановичи, ул. Наконечникова

                                                                дом 27, квартира 58

 

Содержание:

1. Общая характеристика  и состав организационно - распорядительной   документации.

2. Документация  по личному составу.

3. Составить макет  докладной записки.

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  и состав организационно - распорядительной  документации.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия независимо от формы собственности, ведомственной  принадлежности, направления и специфики  деятельности создается большое  количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для  документальной фиксации ее различных  сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

1. Организационные – уставы, положения, инструкции, правила и др.;

2.Распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания;

3. справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, служебные письма и др.

 Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие  явления, в подтверждение которых  составлен документ, другие — несут  информацию о самом документе, являясь  его обязательными атрибутами.

1.1 Организационные  документы

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Все они составляют группу организационных  документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения .

К организационным документам относятся:  устав, учредительный договор, положение, структура и штатное численность, штатное расписание, правила, инструкция.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Текст устава предприятия можно разделить на шесть разделов: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

  Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения

С точки зрения срока действия организационные документы относятся  к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).

   Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства таких документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные  документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации  или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

   Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.[1, c.56]

2.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых  решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы наделяется руководство любой организации  независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и др. факторов. Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- администрация предприятий,  учреждений, организаций - приказы,  инструкции,    указания;

- кооперативные организации  - решения; 

- общественные организации  - постановления, распоряжения.

Все распорядительные документы  должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным  вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

- необходимость исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений данной организации; 

- необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной  деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и  подготовка проекта документа; согласование документа и его подписание.[1, c.152]

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

   Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. (см. приложение 1)

    Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

  Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. [1, c.159]

3.3 Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, или может быть лишь принят к сведению, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не содержат поручений и не являются обязательными к исполнению. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. К таким документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. Эта самая многочисленная группа документов, большую часть которых составляют служебные письма.[1, c 163]