Деловая документация

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.

Докладная записка может  быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные  записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном  листе бумаги.

Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых  частей:

- в первой части излагаются  причины, факты или события,  послужившие поводом для ее  написания; 

- во второй части анализируется  сложившаяся ситуация и приводятся  возможные варианты решения; 

- в третьей части содержатся  выводы и предложения о конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо предпринять.   Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

[1, c.169]

   Таким образом, организационно-распорядительные документы - это документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. В их составе различаются: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К ним относятся: уставы, положения, инструкции, правила, штатные  расписания, приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, а также  докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения и  т.д.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие  явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами. В конкретной организации порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами. Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г. При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию. [2, c. 75]

 

 

 

 

 

 

2. Документация  по личному составу.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы  по личному составу, характеризующие  правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности. Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.[4, c.25]

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела. Документацию  по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

1. Документация, связанная с комплектованием персонала организации;
2. Документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
3. Документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
4. Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

 К документам по личному составу относятся:

• Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые контракты;
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• Трудовые книжки;
• Личные дела;
• Личные карточки формы Т-2;

Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

 • место работы (наименование  предприятия, куда принимается  работник, его адрес);

 • конкретную работу  в соответствии с квалификацией  по определенной профессии или  должности, которую должен выполнять  работник;

 • дату начала работы  и ее окончания, если заключается  срочный трудовой контракт;

 • оплату труда; 

 • обязанности предприятия  по обеспечению охраны труда. 

 Контрактная форма  найма, организации и оплаты  труда распространяется на следующие  категории работников:

 • на постоянных  работников;

 • на временных  работников;

 • работающих на основном месте работы;

 • работающих по совместительству.

 В контракте определяются  обязанности работника в соответствии  с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается  ссылка на соответствующую должностную  инструкцию, разработанную и утвержденную  руководством предприятия. 

 Трудовой контракт  может заключаться на неопределенный  срок, на определенный срок не  более 5 лет, на время выполнения  определенной работы. Контракт составляется  в двух экземплярах, подписывается  руководителем и работником, заверяется  печатью. Один экземпляр контракта  хранится на предприятии, второй  у работника. 

Приказ по личному  составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

 Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

 Приказ о приеме  на работу оформляется также  на бланке типовой межотраслевой.  Бланк размером А5 имеет лицевую  и оборотную стороны. Приказ  составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем  предприятия. 

 Приказ о прекращении  трудового договора составляется также на бланке.

 В графе «основание»  указываются документы, послужившие  причиной увольнения (заявление,  докладная или объяснительная  записка) или статья Трудового  кодекса Республики Беларусь, соответствующая  причине увольнения.

 Все приказы визируются  юристом и другим должностным  лицом, в обязанности которого  входит работа с персоналом  предприятия. 

 Все приказы по личному  составу объявляются работнику  под расписку. Отметка об ознакомлении  с приказом проставляется самими  работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

 Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

 На титульном листе  трудовой книжки указываются  фамилия, имя, отчество работника  полностью без сокращений, а также  указывается дата рождения, которая  содержит число, месяц и год. 

 Сведения об образовании  и специальности или профессии  указываются на основании соответствующих  документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное  высшее).

 На титульном листе  обязательно ставится подпись  лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она  была заведена.

 Все записи на последующих  страницах трудовой книжки производятся  в точном соответствии с приказом  о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой  книжке необходимо ознакомить  ее владельца. При увольнении  трудовая книжка выдается работнику  в день увольнения. Невостребованные  трудовые книжки хранятся до  востребования в сейфах не  менее 50 лет. 

 Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

 В состав личного  дела должны входить следующие  документы: 

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она  содержит сведения о порядковых  номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный  листок по учету кадров. Личный  листок по учету кадров содержит  биографические сведения о работнике,  его образовании, выполняемой  работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он  заполняется от руки работником  при поступлении на работу. Анкета  отличается от личного листка  тем, что подписывается не только  самим лицом, поступающим на  работу, но и сотрудником ответственным  за персонал предприятия. 

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях  поступающие на работу, как правило,  предоставляют резюме.

4. Копии документов об  образовании. Можно снимать только  с подлинников данных документов.

5. Копии документов об  утверждении в должности. Помещаются  в личные дела руководителей  фирмы. (Копия протокола заседания  Совета директоров или учредителей  фирмы).

6. Характеристики или  рекомендательные письма. Подшиваются  в личное дело работника, в  том случае, если они предоставлялись  при приеме на работу или  при утверждении в должности. 

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав  документов личного дела или  храниться отдельно.

8. Дополнение к личному  листу по учету кадров. Это  документ, предназначенный для фиксирования  изменений в трудовой и личной  жизни сотрудника, произошедших  после заполнения им личного  листа по учету кадров (или  анкеты).

9. Справки и другие  документы, относящиеся к данному  работнику (списки изобретений,  научных трудов и пр.)

 Личное дело заводят  после издания приказа о приеме  работника. Они хранятся инспектором  по персоналу или секретарем-референтом  в сейфе и выдаются во временное  пользование лишь определенным  должностным лицам. Изменения  в личные дела вносятся только  лицами, ответственными за их  ведение. Личные дела уволенных  работников должны передаваться  на архивное хранение и хранится 75 лет. [5, c. 149]