Деловая документация

 

На этот же бланк могут  наноситься также ограничительные  отметки для размещения реквизитов «адресат», «заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок  целесообразно в том случае, если оформление документов в организации  осуществляется с помощью пишущей  машинки. Применение компьютерной техники  делает их нанесение на бланк излишним.

 

На общем бланке размещают:

- Государственный герб  РБ;

- эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации: по  ОКРБ 004-2001 «Органы государственной  власти и управления» (ОКОГУ)  для министерств и других органов  управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические  лица и индивидуальные предприниматели»  для других организаций;

- наименование вышестоящей  организации;

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- место составления или  издания;

- ограничительные отметки  и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка  о контроле».

 

На общий бланк могут  наноситься также ограничительные  отметки для размещения реквизитов «код документа по ОКУД», «заголовок к тексту», «адресат» или «гриф  утверждения».

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Охарактеризуйте особенности составления и оформления докладных записок, справок.

 

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

 

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

 

В государственных архивах  и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

 

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

 

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

 

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении внешней  справки используются следующие  реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

При необходимости служебная  справка может заверяться печатью.

 

Поскольку внешняя справка  является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который  оформляется в соответствии с  установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок  используются следующие виды адресования:

- руководителю вышестоящего органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- конкретному должностному  лицу организации (не руководителю).

 

Внешние справки подписываются  руководителем организации (его  заместителем) или иным уполномоченным лицом.

 

Некоторые справки подписываются  двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность  указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем  организации и главным бухгалтером.

 

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

 

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

 

Так как внутренняя справка  составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа  допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите  «подпись».

 

К служебным справкам (внешним  и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного, например: «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2011 году»;

 

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

 

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке  указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам  и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны  работы. Могут указываться фамилии  конкретных должностных лиц, структурные  подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

 

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

 

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2012» или «за период с 01.01.2011 по 30.06.2011».

 

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

 

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам  проверки выполнения плановых заданий  подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

 

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, относятся к категории внешних. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

 

Текст личных справок, как  правило, не превышает 5-7 строк, поэтому заголовки к ним не составляются.

 

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

 

Для оформления личной справки  рекомендуется использовать трафаретные  бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного  документа.

 

Личные справки нередко подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

 

Личные справки могут  высылаться заявителю по почте или  выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «адресат», заканчивать текст личной справки  этой информацией не рекомендуется.

 

Датой справки является дата ее подписания.

 

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма). Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

 

При оформлении личных справок  необходимо учитывать, что формы  некоторых из них утверждены в  качестве типовых нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

В частности, постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117 утверждены типовые формы справок:

- о месте работы, службы и занимаемой должности;

- о периоде работы, службы;

- о выходе на работу, службу до истечения отпуска  по уходу за ребенком в возрасте  до 3 лет и прекращении выплаты пособия;

- о необеспеченности ребенка в текущем году путевкой за счет средств государственного социального страхования в лагерь с круглосуточным пребыванием;

- о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

- о размере получаемой  пенсии;

- о неполучении пенсии.

Постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 19.11.2007 № 148 утверждена типовая форма справки о заработке  для исчисления пенсии. Постановлением этого же министерства от 27.10.2006 № 131 утверждена типовая форма справки  о размере заработной платы (денежного  довольствия).

 

Постановлением Минюста  РБ от 12.12.2006 № 81 утверждены типовые  формы справок об удержании алиментов  и о размере выплачиваемых  алиментов.

 

Типовые формы устанавливают  состав обязательных реквизитов, применяемых  при оформлении справок (адресат, заголовок, подпись, печать и др.), а также  структуру текстов указанных  документов. Структура текстов типовых  форм справок представляет собой  соединение таблицы и связного текста в виде трафарета.

 

Все указанные виды справок относятся к категории личных, поэтому к их оформлению предъявляются требования, которые изложены выше.

 

При оформлении конкретной справки в организации на основе утвержденной типовой формы необходимо руководствоваться правилами к  оформлению документов, установленными СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкцией  по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Согласно этим правилам справка должна быть оформлена на общем бланке организации (в типовой форме обозначено словами «Реквизиты бланка»), который включает в себя в т.ч. такой реквизит, как «место составления» (в типовой форме - «место выдачи справки»). При этом слово «адресат» не печатается, а сразу указывается учреждение, его структурное подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресуется документ (при необходимости адресат может быть дополнен почтовым адресом получателя). В подписи указывается наименование должности лица, подписавшего справку (в типовой форме обозначено словом «(руководитель)»), расшифровка подписи включает в себя инициалы и фамилию этого лица.

 

При оформлении справки на общем бланке следует помнить, что  в соответствии с требованиями законодательства бланк государственной организации  должен содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и быть оформлен на двух языках.

 

Текст справки может быть набран на компьютере, при этом последовательность расположения его составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена. В случае если организация имеет угловой штамп, справка может быть оформлена и на чистом листе бумаги, на котором должна быть напечатана и постоянная, и переменная информация в соответствии с утвержденной формой. Во втором случае также может быть изготовлен трафаретный текст справки, содержащий постоянную информацию и место (в виде линий) для переменной (аналогично формам, содержащимся в приложениях к постановлению Минтруда). В последнем случае переменную информацию необходимо будет вписывать (впечатывать) в отведенное место.

 

 

 

 

 

Документом, близким к  справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

 

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

 

Как видно из определения, докладные записки создаются  для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок  в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.