Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Января 2014 в 20:27, контрольная работа
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что, в свою очередь, связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.
При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004.
Охарактеризовать предложенный реквизит _____________________3
Описать формуляр-образец и бланки документов ________________4
Охарактеризовать особенности составления и оформления докладных
записок, справок_____________________________________________8
Составить и оформить акт ревизии кассы ______________________15
Список использованной литературы________________________16
Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.
Следует отметить, что в
практике работы учреждений, организаций,
предприятий внешние докладные
записки встречаются
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
название вида документа;
дата;
регистрационный индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись.
Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.
Негосударственные организации, не имеющие права использовать изображение Государственного герба, могут оформлять общие бланки (но не бланки для писем!) на одном из государственных языков Республики Беларусь (белорусском или русском). Вместо изображения герба на бланке негосударственной организации может быть помещено изображение товарного знака (знака обслуживания), который в обиходе часто называется «эмблемой» организации.
Свободное место на общем бланке между указанием наименования организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа используется для написания названия вида документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА»), которое печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами).
Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу документа должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки, а ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и индекса, а также место составления.
В докладной записке обязательно должен быть указан адресат. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.
Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «О» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «О нарушении доступа в служебные помещения отдела».
Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу докладной записки под реквизитом «Место составления или издания документа». Точка в конце заголовка не ставится.
Основную смысловую нагрузку в докладной записке несет, конечно же, текст. В докладной записке он излагается от первого лица.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.
К докладной записке могут
прилагаться другие документы. Например,
докладная записка о наложении
дисциплинарного взыскания
Как было сказано выше, докладная записка подписывается составителем. Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «Подпись» в докладной записке, как и при подписании других документов, включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. В процессе регистрации на докладной записке проставляются дата и индекс.
Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может оформляться также на отдельном листе и прилагаться к докладной записке. В некоторых случаях руководитель может поручить работникам других структурных подразделений проанализировать вопрос и подготовить справку, необходимую ему для принятия решения по вопросу, поставленному в докладной записке.
Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
_ЧТУП ТД «Мир Мебели»_______
(предприятие, предприниматель)
АКТ* № ___1__
ревизии наличных денег и
"_05_"___января________ _2012_г.
находящихся ____в кассе магазина______
РАСПИСКА
К началу
проведения ревизии все
на наличные деньги сданы в бухгалтерию и все наличные деньги и
другие ценности, поступившие под мою ответственность, оприходованы,
а выбывшие - списаны в расход.
Материально ответственное лицо __продавец____________ _ В.С Гляд._
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
На основании приказа (распоряжения) от "_03_" _января_ _2012_ г.
№ __1___ проведена ревизия наличных денег и других ценностей по
состоянию на "_05__" ___января__ _2012_ г.
При ревизии установлено следующее:
1. ___четыре миллиона семьсот пятнадцать тысяч пятьсот двадцать__ рублей
(прописью)
2. ___ноль_______________________
(прописью)
Итого фактическое наличие __ четыре миллиона семьсот пятнадцать тысяч пятьсот двадцать__ рублей
По учетным данным:
1. _ четыре миллиона семьсот пятнадцать тысяч пятьсот двадцать_ рублей
(прописью)
2. _ ноль__________________________
(прописью)
Результаты ревизии: излишек _______ноль_____ рублей
недостача ____ ноль____________ рублей
Последние номера кассовых ордеров:
приходного № _0956315_ расходного № ___1___
Председатель комиссии ___ директор____ __ А.В. Корж___
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: ____ продавец____________ __ Е. В. Белошук__
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
__________________________ _________________
Подтверждаю, что наличные деньги и другие ценности,
перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.
Материально ответственное лицо ____ продавец____________ _ В.С Гляд___
__05 января 2012 г.__
(дата)
Объяснение причин излишков или недостач _______________________
______________________________
Материально ответственное лицо _____________________ _____________
Решение руководителя
предприятия, предпринимателя _
______________________________
______________________________
(должность,
подпись)
_____________________
(дата)
Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, предпринимателя.
Комиссия проверяет наличие денег и других ценностей путем полного пересчета всех денег и других ценностей, находящихся в кассе. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, предпринимателя, второй остается у материально ответственного лица.
До начала ревизии от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег и других ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
Литература: