Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации

Глава 2. Номенклатура дел

 

Деятельность любой организации оформляется и сопровождается значительным количеством документов. В них фиксируется принятые и реализуемые решения, взаимосвязи с другими организациями, необходимые сведения для организации. Документы после исполнения не теряют актуальности, к ним многократно обращаются в процессе работы. В документах фиксируется сам процесс деятельности организации, все типовые процедуры документируются по образцу. Для того, чтобы работа с документами была качественно налажена, составляют справочник по документам организации. Он представляет собой перечень заголовков дел, которые подшиваются в документы.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Дело – это, по определению стандартов, комплекс документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых под одну обложку.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

 

Группировка документов в дела осуществляется по следующим  признакам: 

 

1. Номинативный предполагает группировку дала документов одного определённого вида (приказы, акты).
2. Тематический (предметно-вопросный). Объединяются документы определённой тематики (вопросы, проблемы) по выполнению строительных работ в частном предприятии.
3. Авторский (корреспондентный). В дело подшиваются документы определённого автора, организации или определённого корреспондента.
4. Географический – указ местоположения автора.
5. Хронологический – в составе заголовка дела указывается период, за которым были составлены помещённые в дело документы.
6. Экспертный – предусматривает особенности группировки документного дела, исходя из сроков их дальнейшего хранения.
7. Указание на копийность. Если в дело подшивают не документы, а их заверенные копии в заголовке дела. Срок хранения таких копий очень короткий.

 

Как правило, при оформлении дел участвуют сразу несколько  перечисленных признаков.

 

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида  документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

 

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

 

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые, реальные и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций.

 

Типовая состоит для организаций, однородных по характеру деятельности и по структуре она устанавливает единый состав дел и является нормативным, обязательным вариантом для разработки реальной номенклатуры.

 

Примерная разработана для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и организационной форме. Носит рекомендательный характер.

При наличии типовой и примерной номенклатуры упрощается процедура разработки реальной номенклатуры. Реальная номенклатура состоит из разделов соответствующих структурным подразделениям учреждения или видам деятельности.

Реальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций.

 

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество  томов дела	Сроки хранения документов дела и № статьи		Примечание
Название отдела

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Описание состава документации

 

                  

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав общества должен содержать¹:

- Полное и сокращенное  фирменное наименование общества;

- Сведения о месте  нахождения общества;

- Сведения о составе  и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;

- Сведения о размере  уставного капитала общества;

- Сведения о размере  и номинальной стоимости доли  каждого участника общества;

- Права и обязанности  участников общества;

- Сведения о порядке  и последствиях выхода участника  общества из общества;

- Сведения о порядке  перехода доли (части доли) в уставном  капитале общества к другому  лицу;

- Сведения о порядке  хранения документов общества  и о порядке предоставления  обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом "Об ООО.

Устав общества может  также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные  Законом "Об ООО", от них требуется  только, чтобы они не противоречили  действующему законодательству.

Устав обязателен для  всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества). ( См. приложение 1)

 

 

 

      3.1. Организационные документы

 

 

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом, подписанным руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Распорядительные  документы

 

Приказ (распоряжение) – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях производственных задач.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются  руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими  органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

 

Приказ (распоряжение) имеет  следующие реквизиты:

 

- эмблему (товарный  знак или знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида  документа – приказ;

- дата и номер; 

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

 

В констатирующей части  кратко излагаются цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее  изданный документ или какие-то его  положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности  визирующих, личные подписи, расшифровку  подписей и дату. Подпись состоит  из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). (См. приложение 2, 3, 4)

 

3.3. Документы  по кадровому обеспечению

 

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующее у данного работодателя. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

Согласно ст. 57.ТК  РФ трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

 

- Ф.И.О. работника и наименование работодателя;

- сведения о документах, удостоверяющих личность;

- место и дату заключения  договора.

 

 Трудовой договор  составляется в письменной форме в двух подлинных экземплярах, один из которых передаётся работнику, а второй остаётся у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

 

Трудовой  договор может быть:

-срочным;

- заключённым на неопределённый  срок.

 

При заключении трудового  договора впервые работодателем  оформляется трудовая книжка и страховое  свидетельство.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенности которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо формируются  в отдельное дело, в котором  располагаются в алфавитном порядке. (См. приложение 5).