Документационное обеспечение управления кадрами

К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, например: достоверность, объективность, логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах, максимальная краткость при полноте информации, ясность изложения и однозначность понимания документа, продуманность формулировок, тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.

После составления текста документа формулируется его заголовок – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: «О предоставлении…», «Об открытии…»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?» или «чего?» (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа). Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаги, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (27.09.2011), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (27 сентября 2011г.).

Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера – цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ №27 л/с). Регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т.д.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу, - подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, - членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне. Подлинность подписи ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН  согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция – это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

  После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.)

Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. [12, 4-6]

1.3 .Хранение кадровых документов.

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Всю работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем фирмы. Она состоит из председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников.

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. от 27.10.2003), который содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

В Перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет, пятьдесят лет, семьдесят пять лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее, архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия принимает решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве организации. Хранение документов, снятых с текущего учета, называют архивным. Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников организации, составляет 75 лет. После истечения срока документы подлежат уничтожению. [9, 20]

Для обоснованного распределения документов, обеспечения их поиска и учета составляется номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр передают в архив, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основании итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. [11, 412-414]

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно и децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль правильности формирования дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только  исполненные, правильно оформленные  документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного  вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временного сроков хранения;

- в дело не должны  помещаться документы, подлежащие  возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов.  [11, 411-412]

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов). Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью. Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.

Для быстрого поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.

Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют: каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют его начальник и руководитель фирмы.

Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения. Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана: полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; внеси в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли; поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе); после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные.

По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должны быть перечислены проверенные и отобранные для уничтожения документы. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом делают в акте отметку.