Документационное обеспечение управления кадрами

В необходимых случаях в качестве основания для издания приказа (распоряжения) могут использоваться и иные документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск. В частности, отпуск по беременности и родам оформляется при наличии листка нетрудоспособности, отпуск в связи с рождением ребенка и по уходу за ребенком – свидетельства о рождении ребенка, учебный отпуск – справки-вызова из образовательного учреждения и т.д. Все документы предоставляются в дополнение к заявлению об отпуске.

Порядок предоставления отпусков работникам предприятия – их виды, продолжительность, размер выплачиваемых при предоставлении отпуска денежных средств и т.п. – определяется в соответствии с гл.19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

В общем случае основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска служат график отпусков и соответствующее заявление.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника вносятся необходимые дополнения. [7, 185-187]

Документирование факта направления работников предприятия в командировки производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). Под командировкой следует понимать выполнение работником служебного (делового) задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток. Порядок направления в командировку определяется в соответствии с гл. 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку, относятся: служебное задание, командировочное удостоверение, отчет о командировке, авансовый отчет, журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку. [7, 202]

Руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник, составляет и подписывает служебное задание на командировку по унифицированной форме №Т-10а. При составлении служебного задания необходимо сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать конкретные поручения по основным вопросам. Подписанная руководителем структурного подразделения форма №Т-10а утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку. [10, 84]

На основании приказа о направлении в командировку производится оформление командировочного удостоверения. Функциональное назначение этого документа заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в месте командировки (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения). Обычно оформление командировочного удостоверения производится с применением унифицированной формы №Т-10. Удостоверение действительно по предъявлении документа, удостоверяющего личность работника, направленного в командировку. [7, 210-211]

По возвращении из командировки работник заполняет краткий отчет о выполнении задания, поле для которого содержится в унифицированной форме №Т-10а. Отчет утверждается руководителем структурного подразделения, после чего унифицированная форма №Т-10а передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом о командировке. [10, 84]

Авансовый отчет составляется работником (подотчетным лицом) по возвращении из командировки, к нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, в том числе (ст.168 ТК РФ) расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные работником с разрешения (ведома) работодателя. Обычно оформление авансового отчета производится с применением унифицированной формы №АО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет»).

Сведения о работниках организации, убывающих в командировки, в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002г.) фиксируются в соответствующем журнале (книге). [7, 212-213]

Направление в командировку работника предприятия обычно производится в соответствии с планом командировок, за исключением командировок срочного (внепланового) характера. [7, 203]

Документирование факта увольнения работников (прекращения (расторжения) с работниками трудовых договоров) производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). Основанием для издания приказа (распоряжения) служат документально подтвержденные основания (обстоятельства), придающие процедуре увольнения законный характер. Такие основания (обстоятельства) предусмотрены Трудовым кодексом РФ, иными нормативно-правовыми актами; дополнительные основания для увольнения могут быть предусмотрены локальными актами организации, а также заключенными с работниками трудовыми договорами. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) об увольнении относятся: заявление об увольнении, представление о расторжении трудового договора (служебного контракта), протокол выборного профсоюзного органа.

При этом выражение выборным профсоюзным органом работников предприятия мотивированного мнения (в письменной форме) необходимо лишь в связи с намерением работодателя уволить какого-либо из работников – членов профсоюза работников данного предприятия. [7, 231]

В ряде случаев, предусмотренных ТК РФ, вместо перечисленных выше документов могут фигурировать другие, например, акты, подтверждающие факты нарушений работниками условий трудового договора, документы, подтверждающие наступление обстоятельств, в которых увольнение становится возможным независимо от воли сторон трудовых отношений и т.д. Практически во всех случаях увольнения (за исключением увольнения по инициативе работника – по основанию, предусмотренному ст. 80 ТК РФ) целесообразно заранее уведомлять работника, подлежащего увольнению, о предстоящем увольнении (такое уведомление является обязательным в случаях, предусмотренных ст.180 ТК РФ). Уведомление должно делаться в письменной форме и носить персональный характер, а факт ознакомления с ним работника – документально подтверждаться (например, росписью работника в ознакомлении с уведомлением). При отказе работника от росписи составляется соответствующий акт. [7, 234]

Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1. ТК РФ, где сказано, что прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку т произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи действующего Кодекса или иного федерального закона. (ТК РФ, глава 13, ст. 84.1)

Таким образом, документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение). Документация кадровой службы включает три основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные. [13, 257 – 258]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Как уже было сказано, максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, в настоящее время не все руководители уделяют должное внимание и не придают должной значимости данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда приходят с проверкой сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с трудовым законодательством. [17]

В ходе работы над данной курсовой работой были сделаны следующие выводы:

- работа кадровой службы  обязательно документируется; составление, оформление документов, работа с  ними и их хранение регламентированы  законодательными и нормативно-правовыми  актами, выполнение которых обязательно  для кадровой службы любой  организационной формы;

-  документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение). Документация кадровой службы включает три основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Процесс осуществления деятельности (в том числе кадровой) любой организации отражается в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия. Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенного значение. Так, согласно ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности  или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет его правильное использование, т.к. документ – это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. [15]

Таким образом, можно с уверенностью утверждать, что составление кадровой документации, организация работы с документами, их систематизация и хранение  – первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года (в ред. от 18.072011 №238-ФЗ, от 18.07.2011 №242-ФЗ, от 18.07.2011 №243-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 №3-П, Определениями Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 №213-0, от 03.11.2009 №1369-О-П).
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 51141-98. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998г. №28
3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
4. «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299, ред. от 23.12.2010)
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003.
6. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.
7. Документы кадровой службы предприятия/ М.Ю. Рогожкин. – «ГооссМедиа» - «РОСБУХ», 2008. – 281с.
8. Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе/Московская финансово-промышленная академия. М., 2004. – 211 с.
9. Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота/ Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л. «РедСо» - «Бератор-Паблишинг», 2007. – 253с.
10. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие. /Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. под ред. Ю.П. Орловского «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008. – 240 с.
11. Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю.Касьяновой (2-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2009. – 432с. 
12. О.И. Захаркина Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база// «Омега-Л», 2007г. – 118с.
13. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб.- метод. пособие. – К.: МАУП, 2002. – 832 с.
14. 14.
15. http://www.vprikaz.com/post_1176744365.html
16. 15. HR-Portal Сообщество HR-менеджеров. Статья «О документообороте в организации»/ «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, №4.
17. http://www.hr-portal.ru/article/o-dokumentooborote-v-organizatsii
18. Audit-it.ru Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит./Статья «Кадровое делопроизводство. Общие положения» http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44299.html
19. Финансовый мир/Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации http://www.fimir.ru/about/articles/176/