Документационное обеспечение управления

Содержание.

1.Документ. Нормативные документы, определяющие работу службы делопроизводства. Кто представляет службу делопроизводства в организации………………………………………………………………………3

2.Какие отметки проставляются на входящем документе во время работы с ним…………………………………………………………………………………7

3.Прием-передача  телефонограмм. Пример правильного  оформления телефонограммы…………………………………………………………………8

4.Основные  виды служебных писем, порядок  их составления и оформления. Пример  правильного оформления  письма-ответа…………………………..10

Список  литературы…………………………………………………………….15

 

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, содержащий, выражающий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком  смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.¹

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Рациональная  организация документационного  обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

     Служба  ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

     Управление  делами, как правило, создается в  министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

     секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат  коллегии, протокольное бюро;

     инспекция при руководителе;

     канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения  документов;

     отдел писем (жалоб);

     отдел совершенствования работы с документами  и внедрения технических средств;

     центральный архив.

     Канцелярия  создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских  организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.

     Общий отдел создается в органах  власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.

     Состав  конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов  и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.² 

     Работа  службы ДОУ регламентируется следующими документами:

     положением  о службе ДОУ;

     инструкцией по делопроизводству;

     должностными  инструкциями работников ДОУ.

     Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

     Положение, как известно, имеет унифицированную  структуру текста и включает в  себя следующие разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи.

     3. Функции.

     4. Права и обязанности.

     5. Руководство.

     6. Взаимоотношения.

     7. Организация работы.

     Инструкция  по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок  документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

     Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение  работника в службе ДОУ. 
 

 

При поступлении  документа на нем проставляется  первая отметка, фиксирующая факт и  время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения  является важным поисковым признаком  и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого  числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный  номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления  фиксируются автоматически.³ 

 

     Телефонограмма

     Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение  записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей  аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

     Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

     наименование  учреждений адресанта и адресата;

     реквизит  “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

     номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

     должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

     номера  телефонов;

     текст и подпись.

     Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

     Телефонограмма  должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как  для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

     Телефонограммы  пишутся подобно телеграммам  кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

     Желательно, чтобы организация имела специальные  бланки для входящих и исходящих  телефонограмм.

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнителями.  

     Пример  оформления телефонограммы.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.05.2010 №________ 12час.30мин.

(для исходящих)

Ответственному  секретарю

приемной  комиссии

В.Г. Кошкидько

Тел.27-49-22 

     Прошу обеспечить явку тестологов из числа  преподавателей ТРТУ,

задействованных в проведении единого государственного экзамена, на

инструктаж, который состоится 15.05.2002 в 17.00 в помещении  школы № 14. 

Начальник управления образования       личная подпись                                  А.П. Григорян 

Передал:       должность, фамилия, номер телефона 

Принял:       должность, фамилия, номер телефона 

12.05.2010 12час.35мин.                         (для входящих)

  

Служебные письма

      Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.⁴

      По  содержанию и назначению письма могут  быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д.

      Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. 
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. 
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. 
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. 
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных  писем

      1. Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

      2. В состав служебного письма  входят следующие реквизиты: 

адресат 
дата 
индекс документа 
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом 
заголовок к тексту 
текст 
возможно отметка о наличии приложения 
подпись 
фамилия и телефон исполнителя