Документационное обеспечение управления

План

 

Введение……………………………………………………………………3

Основная часть

1. Делопроизводство в  Древней Руси……………………………………..5

2. Приказное делопроизводство  ХV- ХVII вв…………………………….6

3. Коллежское делопроизводство………………………………………….9

4. Министерское делопроизводство  ХIХ- начала ХХ вв………………..12

5. История управления  и делопроизводства в ХХ вв……………………14

Заключение…………………………………………………………………16

Список  использованной литературы…………………………………….18

Словарь используемых определений……………………………………..20

Приложение А ……………………………………………………………..22

Приложение Б………………………………………………………………24

 

 

 

 

Введение

 

История управленческих документов началась еще в ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения.

Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как  грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  управленческих документов, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, реляциями, ведениями.

 Для министерской системы  характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры, ведомости,  описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки.

Необходимо отметить, что  на современном этапе к документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора, доверенности, резюме. (см. Приложение)

Актуальность темы обусловлена  тем, что организационно-распорядительный документ - вид важного документа, в котором фиксируют вопросов управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования деятельности органов  власти, учреждений, предприятий, организаций,  должностных лиц. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Целью контрольной работы является изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.

Исходя из поставленной цели в работе поставлены следующие задачи:

-изучение делопроизводства  в Древней Руси;

-рассмотреть Приказное делопроизводство XV-XVII вв.;

- изучение Министерского делопроизводства XIX-начала XX вв.;

-а также, изучение истории  управления и делопроизводства  в XX в..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в  период феодальной раздробленности  государственных учреждений еще  не существовало.

Уже в V в. до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных  на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых  восстаний.

Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось  абсолютная точность формулировок и  безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском  государстве была культура написания  документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.

Самой древней формой документа  на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см).

С увеличением объемов  делопроизводства менялась графика  письменности: первоначально документы  составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с  выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании цеха специалистов по работе с информацией, представляется, выработанные традиции постепенно закладывали основу системы делопроизводства.

 

2. Приказное делопроизводство  ХV- ХVII вв.

По мере превращения Московского  княжества в великорусское государство  в нем усложнялись задачи, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя.

Происхождение приказов связано  с практикой личных поручений  князя ближайшему окружению - князьям  и боярам по разрешению отдельных  вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой.

Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов.

В этот период управление не составляло системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

Во главе отдельного приказа  стоял приказной судья, назначаемый  из думных чинов. В его ведении  состояли дьяки - от одного до трех, а  к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек.

В крупных приказах подьячие объединялись в повытья, - структурные  подразделения приказов; деление  на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники.

Документы обычно размещались  на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях  в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Гусиные  перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа – столбец, иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги.

Важные государственные  акты могли иметь особенно большие  размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Документы  хранились свернутыми в свиток или  рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в  ларях, или сундуках. Столбцовая форма  делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради  собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в  этот период управленческие документы  группируются в следующие основные виды: грамоты, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической  для каждого вида документа. [4.с.187]

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора составляли один сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление  документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и  решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе  начиналось по инициативе царя или  по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время  при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним  лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность  дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно  подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими  государствами.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются формы управленческих документов и приемы их составления.

Только с середины XVII в. принимаются меры для наведения  порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

 

3. Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном  делопроизводстве точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений побудили Правительство  искать новые формы государственного устройства.

Разрабатываются вопросы о правильном ведении регистрации документов, также подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме.

Новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. С  целью изменить старые порядки при  Сенате учреждается особая должность  экзекутора - для записи всех исходящих  указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного  рапорта об исполнении указа.

Все бумаги вносились в  реестр и передавались в столы  для производства. По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и  другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная  и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г.

Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Коллегиальной форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает".[1. Гл.2. с.110]

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию  делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, оформление решений  и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря  в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в  коллегиях рассматривались государственные  дела, затем - частные.

В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы  документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного  места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные  готовились под его надзором. Так, нотариус вел протоколы по всем делам, решавшимся в коллегии. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.