Документирование конфиденциальных сведений

Наименование Предприятия УТВЕРЖДАЮ

СОДЕРЖАНИЕ:

 ВВЕДЕНИЕ

1. Документирование конфиденциальных сведений.
1. Получение разрешения на издание конфиденциального документа.

1.2. Установление уровня грифа  конфиденциальности сведений, подлежащих  включению в будущий документ.

3. Оформление и учет носителя дли документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации.
4. Составление вариантов и черновика текста документов.
5. Издание конфиденциального документа.
2. Назначение и виды проверок конфиденциальных документов,,
2. Назначение
3. Виды проверок.

3.Правила  оформления реквизита «отметки о приложении» №21

  Используемая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Коммерческая тайна прямо связана  с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования. 

В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность - «промышленую, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др.

           Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская! деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность - это осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке».

Коммерческая деятельность может  осуществляться и при отсутствии конкурента, при монопольном положении  предприятия в той или другой сфере деятельности, однако это скорее исключение, чем правило. Правилом же является то, что конкурентная борьба - спутник коммерческой деятельности и условие выживания коммерческих предприятий. Отсюда - стремление сохранить  в секрете от конкурента (соперника) те приемы и особенности своей деятельности, которые обеспечивают преимущество над конкурентом, отсюда и стремление конкурентов выявить эти секреты, чтобы использовать их в своих интересах.

Защищаемые секреты  коммерческой деятельности получили название коммерческой тайны.

ИЗ ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА Р.Ф

     Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную шли коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Информации, составляющая коммерческую тайну, не существует сама по себе. Она  отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, передавать.

Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов».

Из этого определения следует, во-первых, что материальные объекты - это не только то, что можно увидеть  или потрогать, но и физические поля, а также мозг человека, во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т.е. буквами, цифрами  знаками, но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.

Таким образом, коммерческая тайна  является своего рода собирательным  понятием, включающим различные носители с соответствующей информацией, и защита коммерческой тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными, а процессы изготовления таких документов и организацию  работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального  делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.  

1. Документирование конфиденциальных сведений.

Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным  процессом по сравнению с аналогичной  работой но составлению открытого  документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать  условия для обеспечения сохранения втайне сведении, включаемых в документ.

Важно, что в отличии от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен  специфическими технологическими этапами  и процедурами

Выделяются основные этапы:

1. Получение разрешения на издание конфидециального документа

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну,

должна заниматься постоянно действующая  экспертная комиссия (ПДЭК).

До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение первого  руководителя фирмы на издание этого документа. В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы.

2. Установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ.
3. Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень  - грифы «Конфиденциально»,

«Конфиденциальная информация». Не следует  ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид  тайны, а характер ограничения доступа  к документу.

Второй уровень, достаточно редкий, - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль». Этот гриф присваивается документу лично  первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Использование и  хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем  с возможным привлечением руководителя службы КД.

1.3 Оформление и учет носителя  для документирования выделенного  комплекса конфиденциальной информации;

      Важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя, на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль, за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

      Носителями документированной конфиденциальной информации могут

быть:

• для традиционных текстовых документов - специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;

• для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;
• для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные лепты, диски, дискеты, карты и т.п.;
• для аудио и видео документов - маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.;
• для фотодокументов - маркированные пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

       Процедуры оформления и учета:

  первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов; о традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера, о окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации; о выдача учетного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность н целевое использование; о выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;

Этап оформления и учета носителей  конфиденциальной информации, выдача их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД, как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры.

 прием от исполнителя носителя  информации, в процессе – которого проверяется комплектность носителя, наличие оправдательных отметок в случае отсутствия элементов и документирование факта передачи носителя в службу КД;

 ежедневная проверка правильности  учета носителей и их наличия.

       При работе с сотрудниками фирмы работник службы КД педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:

• о предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением    конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
• о выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведение служебного расследования;
• о предотвращения нарушения принципа персональной ответственности за
• сохранность носителя и фиксируемой в нем информации; о обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификация части носителя.

 

1.5 Издание конфиденциального документа; На этапе изготовления конфиденциальных документов черновик документа перепечатывается и создается оформленный в соответствии с государственными стандартами оригинал (беловик) проекта документа - подлинник документа.

В процессе изготовления конфиденциального  документа должны быть решены следующие  задачи обеспечения защиты информации:

1.Предотвращение несанкционированного  изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы;

2.Обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты;

3.Обеспечение тайны информации благодаря изготовлению документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

4.Обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов за счет нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

     Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста; -итоговое внутреннее согласование   документа;

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем; -утверждение, одобрение документа.

Указанные этапы характеризуются  не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам  факт запечатления ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и  носителя от различных рисков.