Документирование конфиденциальных сведений

При смене сотрудника подразделения  конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия носителей, документов и дел, находящихся на ответственном хранении сотрудника. Проверка осуществляется сдающим и принимающим сотрудниками. Результаты проверки оформляются актом приема-передачи, подписываемым этими сотрудниками и утверждаемым руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства. В случае отсутствия сменяемого сотрудника проверка проводится комиссией. На период временного отсутствия руководителя или сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства числящиеся за ними документы, носители и дела, необходимые для текущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответствия их фактического наличия учетным данным. При отсутствии передающего лица проверка проводится комиссией. Носители, документы и дела, которые не требуются для работы на период временного отсутствия лица, не передаются. Они должны храниться в опечатанных металлических шкафах (сейфах). При этом составляется акт, в котором указываются номера хранилищ и номер печати, которой они опечатаны. Принимающее лицо не несет ответственности за находящиеся в этих хранилищах документы, если оттиск печати на них не будет нарушен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проникновения в помещения, в которых хранятся носители, документы и дела, посторонних лиц со вскрытием хранилищ или нарушением оттиска печатей на них приказом руководители предприятия назначается комиссия для проверки находящихся в хранилищах документов» Результаты проверки оформляются актом.

При увольнении, переводе на другую работу, перед командировкой, отпуском исполнителя находящиеся в его спецпортфеле документы и носители передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства со списанием их в учетных формах. В случае внезапного отсутствия исполнителя (болезнь и др.) необходимые для работы документы, находящиеся в его спецпортфеле, изымаются комиссионно с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При этом составляется акт изъятия документов, в котором отражается, какие документы (с указанием учетного номера и количества листов каждого документа) изъяты. Спецпортфель с оставшимися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (с отражением в акте номеров печатей), изъятые документы списываются с исполнителя в формах учета.

При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, документов и  дел проводится комиссией, назначаемой  руководителем предприятия. Результаты проверки оформляются актом, который  приобщается к общему акту о ликвидации.

З.Отметка №21 наличии приложения.

К конфиденциальному документу  оформляется разными способами  в зависимости от того, названо приложение в тексте или нет и конфиденциальное оно или открытое.

          Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) названо в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указывается, если не названо - указывается. Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре; - есле приложение открытое - количество листов в экземпляре и количестве экземпляров. Проставление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось, каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, проставление грифа конфиденциальности необходимо потому, что приложения могут быть с разными фифами и без них, проставление номера экземпляра диктуется требованием поэкземплярного учета документов. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

      С учетом изложенного отметка о наличии приложения может быть оформлена следующим образом;

Приложение:№16 для служебного пользования, экз. №2 на 6 л

или

Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 строго конфиденциально, экз. № 1, 2 на 10л. каждый.

2. Акт о списании бракованных  изделий на 3 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все  указанные в документе адреса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается, например: в первый адрес. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера и грифа конфиденциальности, например:

 Приложение к приказу председателя правления от 14.04.2003 М7СК

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу  на каждом из них проставляется порядковый номер: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами и перед  его порядковым номером ставить  знак №.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Используемая литература:

1. Гражданский кодекс РФ ст.139
2. И.К. Корнеев «Делопроизводство». М. 2006г.

3 А.И. Алексеев «Конфиденциальное  делопроизводство. М. 2003г. 4. Журналы  «Секретарское дело» 2005-2007г