Документирование предоставления отпусков и командировок

Введение

Ежегодные отпуска  относятся к категории мер  сохранения здоровья. Во время отпуска  люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса  на работе. Отдыхать человеку хочется  всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели. Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. В то же время специалистами кадровых служб не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов.

В настоящее  время Унифицированные формы  документов, необходимые для направления  работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

Немаловажное  замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут  быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица —  от 30 000 до 50 000 рублей.

Работодателю  необходимо учитывать, что отсутствие первичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.

Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические основы  документального оформления отпуска и служебных командировок

1.1 Сущность  или понятие отпуска и служебных командировок

 

Отпуск –  это свободное от работы время  в течение установленного законом  количества дней. В трудовом законодательстве различаются следующие виды отпусков: ежегодные (основные и дополнительные), льготные (дополнительные отпуска женщинам, имеющим детей, участникам Великой Отечественной войны), специальные (учебные, по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по семейным обстоятельствам и др.).

   Видом времени отдыха являются ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются для отдыха за труд в течение определенного времени с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

   Для отдыха предоставляются и некоторые  льготные отпуска без сохранения заработной платы. Но они, как и специальные отпуска, регулируются специальными правилами.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [1, c. 358]. Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых  сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или  носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками.

 

1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок

 

  В соответствии  со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставлять работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

   Предоставление  отпуска за первый год работы по истечении 6 месяцев означает, что  отпуск предоставляется в первом году всем работникам авансом, так как  и в первом году, право на полный отпуск возникает после работы в  течение периода, равного 12 месяцам после поступления на работу за минусом времени ежегодного отпуска.

До  истечения 6 месяцев  непрерывной работы в  данной организации  оплачиваемый отпуск по заявлению работника  должен быть предоставлен:

- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

    Отпуск  за второй и последующие года работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

    При составлении графиков отпусков следует  учитывать возможности разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ) и замены части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).

       Отпуск  должен предоставляться в установленный срок (т. е. по графику). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две  недели до его начала (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Оплата производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

    Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен также в случае:

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ);

- в других случаях, предусмотренных законами и (или) локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

      Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого  отпуска в течение 2 лет подряд, а также не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 и 4 ст. 124 ТК РФ).

       Замена  части отпуска денежной компенсацией происходит по инициативе работника. Как следует из содержания ч . 1 ст. 126 ТК РФ, работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника.

       Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

           При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

 

 

Глава 2 Анализ документального оформления отпуска и служебных командировок в ООО «Компании ЭНКОМ-СЕРВИС»

 

2.1. Характеристика организации  ООО «Компания ЭНКОМ - СЕРВИС»

 

Общество с  ограниченной ответственностью «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС», именуемое в дальнейшем «Общество», учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее Федеральный закон) и другими нормативными актами, не противоречащими Гражданскому кодексу Российской Федерации.

Оно считается  созданным как юридическое лицо с момента его государственной  регистрации c 15 сентября 2003 года.

Общество имеет  круглую печать со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак и  другие средства визуальной идентификации.

Деятельность  Общества осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом Общества.

ООО «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС» несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Место нахождения Общества: Российская Федерация, г. Оренбург.

Почтовый адрес  Общества: 460014, Российская Федерация, 460002 г. Улан-Удэ, улица Бабушкина, дом 5 кв. 47.

            Фирменное наименование Общества:

Полное –  Общество с ограниченной ответственностью «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС».

Сокращённое –  ООО «Компания ЭНКОМ -СЕРВИС».

Основными видами деятельности Общества являются:

Розничная и  оптовая торговля.

Общество осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочная деятельность с открытием магазинов  и торговых точек любого типа.

Коммуникационные  работы.

Проектно-изыскательская, проектно-конструкторская и проектно-сметная  деятельность.

Автотранспортная деятельность по перевозке пассажиров и грузов, экспедиционному обслуживанию, погрузочно-разгрузочным и такелажным работам, услуги по хранению грузов.

Юридические услуги.

Столярные работы.

Приобретение, реализация и хранение товарных нефтепродуктов (ГСМ), в том числе через торговую сеть АЗС.

Строительство, аренда, содержание и эксплуатация нефтебаз и передвижных и стационарных станций. Осуществление заправки ГСМ.

Бытовые услуги.

Внешнеэкономическая деятельность.

Благотворительная деятельность.

Размер уставного капитала Общества равен 10000 (десять тысяч) рублей.

Ликвидация  общества производится по решению общего собрания Участников, либо по решению  суда, в случаях и по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ.

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности документального оформления отпусков и служебных командировок в ООО «Компании ЭНКОМ-СЕРВИС»

 

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит  из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ:

·  график отпусков

·  приказ о  предоставлении отпуска

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении  документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться  главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

Одним из важнейших  документов по предоставлению отпуска  является график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный  акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам  организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1) установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

2) информирование  сотрудников о планируемом времени  предоставления им ежегодных  оплачиваемых отпусков[15, c. 45].

Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

При составлении  документа так же важно помнить:

1. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

2. В случае  перенесения отпуска с согласия  работника на следующий рабочий  год отпуск должен быть использован  не позднее 12 месяцев после  окончания того рабочего года, за который он предоставляется  (статья 124 ТК РФ).