Документирование предоставления отпусков и командировок

3. Отпуск не  должен начинаться раньше, чем  рабочий год, за который он  предоставляется. Поэтому необходимо  проследить, не произошло ли у  работника при этом смещение  рабочего года. Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило, также это следует учитывать.

Для графика  отпусков предусмотрена специальная  унифицированная форма №Т-7. В  графе 6 указывается конкретная календарная  дата начала отпуска, а не месяц, когда  работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично  человеком, подающим заявление[15, c. 46].

Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который  он предоставляется, даты начала и окончания  отпуска.

Виза – это  реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа[15, c. 47].

Приказ о  предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется  факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

·  график отпусков;

·  заявление  о предоставлении отпуска;

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Уточним, что  приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок  предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника, и производится расчет заработной платы.

Рассмотрим  обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска.

1. Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

2. Код формы  документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД)

3. Наименование  организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах

4. Наименование  вида документа

5. Датой приказа  является дата его подписания

6. Регистрационный  номер документа 

7. Заголовок  к тексту включает в себя  краткое содержание документа. 

8. Текст приказа

9. Подпись –  реквизит документа, представляющий  собой собственноручную подпись  полномочного должностного лица. В состав этого реквизита входят:

·  наименование должности – Вице-президент по работе с персоналом

·  личная подпись

·  расшифровки подписи

10. Виза об  ознакомлении работника с приказом  содержит:

·  слова «С приказом работник ознакомлен»

·  личную подпись  работника

·  дату ознакомления

Проставления  дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Срок хранения приказов — 75 лет.

Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника  о времени начала ежегодного оплачиваемого  отпуска. В форме уведомления  работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения  факта предоставления работнику  ежегодного оплачиваемого отпуска  и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска[17, c. 67].

При направлении  в командировку нужно оформить:

- служебное задание (форма N Т-10а);

- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме N Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Эти документы  утверждены Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 N 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем  указываются:

- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);

- место командировки (государство, город и название компании);

- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);

- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;

- основание для командирования.

В соответствии с п. 6 Положения  об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного  Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (Положение о служебных  командировках), цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

  Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма №Т-10а. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В графе "Наименование организации" должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного наименования или сразу после него.

Согласно Постановлению  Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 предусмотрены унифицированные формы №Т-9 и №Т-9а приказа о направлении работника (или работников) в командировку.

  В соответствии с п. 7 Положения о служебных командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них).

  Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник[16, c. 78]

  Командировочное удостоверение составляется по форме №Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

 На оборотной  стороне командировочного удостоверения  ставится дата, когда работник  отбыл в командировку. Дата выбытия  заверяется подписью уполномоченного  лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н утверждаются формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

 

Заключение

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год  имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных  дней. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска  без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Служебными командировками являются поездки работников по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.  
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Основным признаком служебной командировки является выполнение служебного поручения вне места постоянной работы.      Местом постоянной работы, как правило. служит место расположения (город, поселок, село и т. д.) нанимателя, с которым работник состоит в трудовых отношениях и где находится его трудовая книжка. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (п. 1 Инструкции о служебных командировках от 10 декабря 1996 г.). Если по распоряжению нанимателя работник направляется на такие филиалы, участки, находящиеся вне места постоянной работы, и по условиям сообщения и характеру работы он не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то выполнение служебного задания на таких объектах должно считаться служебной командировкой.  
         Следует отметить, что некоторые работники заключают с нанимателем трудовой договор, в котором предусматривается разъездной или подвижной характер их работы. В этом случае служебные поездки для них командировками не считаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

           1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ).

          2.  Трудовой кодекс РФ (с изменениями на 30 декабря 2006 года). Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. - М.: ПРИОР, 2007.

          3.  Письмо Минтруда РФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках»

4. Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

6. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)

          7. Государственная система документационного обеспечения управления

8. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)