Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Марта 2013 в 08:33, курсовая работа
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Введение….……………………………………………………………2
1.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…4
1.1 Понятие документа. Виды документов, их классификация………..4
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов…….7
1.3 Основные положения по документированию управленческой деятельности………………………………………………………………..10
2.ПРОБЛЕМЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ……………………………………..14
2.1 Основные проблемы ДОУ и направления их решения……………….14
2.1.1 Необходимость закона о документацию…………………………….15
2.1.2 Необходимость государственных правовых актов…………………15
2.1.3 Необходимость стандартов…………………………………………..16
2.2 Машинопечатные документы…………………………………………..18
2.3 Автоматизация ДОУ…………………………………………………..20
2.3.1Требования к системе управления документации…………………..21
3.МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………….23
3.1 Совершенствование работы с документами………………………..23
3.2 Переход к безбумажной технологии управления……………………..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………..……………….33
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………35
Основные функции СЭД:
- Планирование и составление маршрутов движения документов;
- Контроль движения документов;
- Управление документооборотом и его регулирование.
Главное назначение всех функций в СЭД – организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно – штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.
Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.
Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.
Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования.
Можно сделать выводы, что носителем информации выступает документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
Как мы убедились еще раз, компании,
особенно с развитой иерархической
и территориально-
Нормативное регулирование вопросов
ДОУ во многом предопределяется также
необходимостью в существовании
«писаных правил» работы сотрудников
в условиях внедрения информационных
технологий. А эффективное внедрение
систем электронного документооборота
зависит от того, насколько правильно
выполняются эти правила и
требования, которые закрепляются в
соответствующих нормативных и
методических документах. При этом
важно заметить, что чем более
масштабные и многофункциональные
системы автоматизации
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.АКДИ Экономика и жизнь 5 ноября 2002 г
2.№6 2008Делопроизводство("
3.Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ
4. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007.
5. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2008. № 3.
6.Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009.
7.Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации
делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.
8.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003.
10.http://www.directum.ru/
11.http://www.bibliotekar.ru/
Информация о работе Документирование управленческой деятельности