Документирование управленческой деятельности

Документирование  управленческой деятельности

1.1.

Основные  понятия и определения документирования управленческой деятельности

Деятельность  любой организации невозможно представить  без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает  фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная  информация - это зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как  менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и  передачи информации во времени и  пространстве применялись различные  способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски  и др.

Запись информации на различных носителях по установленным  правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование  может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные  ленты, диски, лазерные диски, дискеты  и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации «Об  информации и защите информации»  от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы  и массивы документов) являются объектами  отношений физических, юридических  лиц, государства и защищаются законом  наряду с другими ресурсами. Законом  устанавливается правовой режим  создания, хранения и использования  информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные  документы и отдельные массивы  документов, документы и массивы  документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа  к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как  физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать  в качестве авторов документа. В  связи с этим принято различать  документ личного происхождения  и официальный документ.

Документ личного  происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Официальный документ обладает необходимым для  управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным  доказательством заключенной в  нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или  всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему  действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным  порядком оформления».

Из определения  следует, что при документировании необходимо учитывать действующие  нормы законодательства, компетенцию  автора и соблюдать действующие  на момент создания документа общегосударственные  правила его составления и  оформления.

Документы выступают  в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут  выполнять следующие функции, которые  условно можно разделить на три  блока:

1. информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
2. функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3. функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная  функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Фиксация и  передача информации во времени и  пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность  ее использования составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенным информационным потенциалом, т.е. характеризуются  определенным количеством и качеством  информации. Информационный потенциал  документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и  актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает  в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может  быть различным. Государственные стандарты  по оформлению документов также выполняют  социальную функцию, так как ориентированы  на использование определенных средств  обработки документов, указывающих  на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с  помощью документов, ориентированных  в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка  и др.). Многосторонний обмен информацией  происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего  общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.).

В настоящее  время резко возросли коммуникативные  возможности документа, так как  резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей  с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности предприятия. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение  путем составление статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее  других документов показывают стадии преобразования и использования  информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную  функцию документа лучше всего  выполняет комплекс документов, характеризующих  определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.).

Документ также  выполняет функцию исторического свидетельства. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько  функций, которые взаимосвязаны  между собой, но роль каждой из них  различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы  выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций  документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних  функций другими.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых  в управленческой деятельности видов  и разновидностей документов. Они  классифицируются:

• по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;
• по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;
• по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;
• по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;
• по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;
• по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;
• по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Так как само управление можно представить как  процесс документирования, получения  и обработки информации, в составе  управленческих документов организации  всегда существуют внутренние комплексы  форм документов, имеющие некоторую  специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует  в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных  форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как  общеотраслевые и локальные унифицированные  системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы  документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость  именно документированного решения  конкретной управленческой ситуации.