Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Мая 2013 в 22:33, реферат
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.
На бланках
документов могут дополнительно
воспроизводиться также утвержденные
в установленном порядке
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-2003 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа, на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.
Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.
Товарный знак,
знак обслуживания изображаются на бланке
с соблюдением требований Закона
Российской Федерации от 23 сентября
1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках
обслуживания и наименованиях мест
происхождения товаров». Товарн
Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число, каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.
Код организации,
так же, как код формы документа,
помещается на бланках документов после
реквизита 06 «Наименование организации»
(на общих бланках) или после реквизита
07 «Справочные данные об организации»
(на бланках служебных писем). Код
организации является своеобразным
подтверждением правомочности организации
- автора документа. Код необходим
также при внедрении
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами на основании «Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений» (утверждены Постановлением Правительства РФ от 19.07.2002 г. № 438, с изм. от 13.11.2002 г., 08.08.2003 г., 16.10.2003 г.).
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН присваивается организации и физическому лицу - налогоплательщику при постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения, физическому лицу по месту жительства, на основании «Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика» (утв. Приказом МНС РФ от 27.11.1998 г. № ГБ-3-12-309, с изм. от 24.12.1999 г.)
Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (
Наименования
организаций субъектов
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности после наименования организации.
Реквизит наименование организации является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый адрес указывается в последовательности, которые установлены Правилами оказания услуг почтой связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 года № 725. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса.
Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Наименование вида документа - обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма.
Дата документа (реквизит 11). Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ предполагает оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.03.2004. Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2004.03.20. Всегда необходимо указывать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов (15 марта 2004 г.).
Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит помещается справа от даты. Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т.д.
Регистрационный индекс документа - это своеобразный закодированный адрес документа, который является необходимой составной частью для построения информационно-поисковой системы по документам организации.
Регистрационный
номер документа, составленного
совместно двумя и более
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления
или издания документа (
Адресат (реквизит 15). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию, почтовый адрес.
Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа, допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита
«Адресат» может входить
Республиканский
мультимедиа центр
Генеральному директору
А.В.Осину
Б.Трехсвятительский пер., 3/12
Москва, 109028
Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат, страна, например:
A. Osin
3/12, B. Trekhsviatitelskiy per.
Moscow, 109028, Russia
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Воробьеву А.В.
ул. Ленина, д. 5, кв. 121
г. Красногорск,
Московская обл., 143400
Гриф утверждения документа (реквизит 16). Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами: утверждение должностным лицом (должностными лицами); утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом). В любом случае гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Телеарт»
личная подпись Ю.А. Мерзлов
30.03.2004
Если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, то наименование организации не указывается. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ | |
Генеральный директор | |
личная подпись |
Н.М. Мохова |
23.07.2003 |
Информация о работе Документирование управленческой деятельности